Часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе

Поиск в Сейфе

Как в Сейфе учитываются разные часовые пояса и летнее время?

Часовые пояса

Вы можете указать часовой пояс при поиске данных, и Сейф определит диапазон дат для показа и экспорта результатов.

Важно! Для некоторых часовых поясов результаты поиска и экспорта данных могут быть неточными. Подробнее…

Из-за особенностей хранения сообщений и доступа к ним на серверах Google время отправки почты Gmail и сообщений Групп округляется до ближайшего часа. Таким образом, сообщение, отправленное 31 декабря в 23:30, будет включено в поиск по Сейфу с 1 января.Это округление не влияет на поиск файлов на Диске.

Если ваш поисковый запрос содержит даты, поиск выполняется в следующем диапазоне:

  Gmail и Группы Диск
Начало 23:30:00 
(предыдущий день)
00:00
Конец 00:29:59
(следующий день)
23:59:59

Если часовой пояс не выбран, Сейф использует часовой пояс компьютера.

Летнее время

При переходе на летнее время часовой пояс необходимо корректировать. Например, если вы ищете файлы, созданные пользователем из Нью-Йорка:

  • Выберите GMT-5 для всех файлов, созданных с 1 декабря по 31 января (действует стандартное время).

  • Выберите GMT-4 для всех файлов, созданных с 1 июня по 31 июля (действует летнее время).

При выборе неправильного часового пояса результаты поиска будут неточными.

Выбранный часовой пояс влияет на результаты поиска. Например, если вы ищете сообщения сотрудника из Франции (GMT+1), но указали для поиска североамериканский тихоокеанский пояс (GMT-8), будет выполняться поиск файлов, созданных с 16:00 за день до указанной даты начала и до 15:59 даты окончания.

В зависимости от того, что нужно вашей организации и какие юридические требования предъявляются к поиску, вам может потребоваться:

  • Выполнить поиск по нескольким запросам, если искомые данные созданы пользователями из разных часовых поясов.
  • Указать часовой пояс, в котором расположен главный офис организации, если пользователь, который выполняет поиск, находится в другом часовом поясе.
  • Использовать часовой пояс, указанный в распоряжении суда или другом юридическом документе, с которым связан поиск.
  • Скорректировать часовой пояс в соответствии с временем года, чтобы учесть переход на летнее время.

Это лишь несколько примеров того, как часовой пояс может повлиять на результаты поиска. Вашей организации необходимо разработать собственную стратегию поиска данных, которая будет учитывать влияние часового пояса и перехода на летнее время.

Почему некоторые поисковые запросы в Сейфе возвращают ошибку?

Иногда поиск возвращает ошибку по указанным ниже причинам.

  • Сейф не может выполнять поиск в аккаунте, данные которого синхронизируются. Это временная проблема, и данные станут доступны приблизительно через 10 минут. Если аккаунт все ещё недоступен, обратитесь к нам за помощью.
  • Сейф не возвращает результаты поиска, если поисковый оператор с подстановочным знаком соответствует 100 или более словам в аккаунте пользователя. Если это произошло, уточните поисковый запрос. Например, если для запроса subj:foo* найдено слишком много совпадений, выполните поиск по запросу subj:food* (чтобы найти слово food) и subj:foot* (чтобы найти слова "foot" и "football").
Как работает функция подсчета?

С помощью функции подсчета можно оценить область действия поискового запроса перед поиском в Gmail.Введите поисковые слова и нажмите Количество. После подсчета в Сейфе будет показана следующая информация:

  • количество аккаунтов, в которых выполнялся поиск;
  • время, затраченное на поиск;
  • количество сообщений, которые соответствуют поисковому запросу;
  • количество аккаунтов, в которых есть сообщения, соответствующие поисковому запросу.
    Примечание. При подсчете сообщения могут учитываться дважды. Например, если пользователь john@solarmora.com отправляет сообщение пользователю jane@solarmora.com, Сейф учтет это сообщение дважды, так как оно существует в двух почтовых ящиках. Если пользователь отправляет сообщение получателю за пределами домена, оно учитывается один раз.

Вы можете скачать CSV-файл с общими данными по своему запросу. Файл включает следующие сведения:

  • дату и время;
  • запрос, по которому был начат подсчет;
  • количество аккаунтов, в которых выполнялся поиск;
  • количество аккаунтов, в которых не удалось выполнить поиск;
  • количество аккаунтов с сообщениями, соответствующими поисковому запросу;
  • адреса электронной почты и названия всех аккаунтов с сообщениями, соответствующими поисковому запросу;
  • количество сообщений, которые соответствуют поисковому запросу, в каждом аккаунте.

Поиск в Gmail и классической версии Hangouts


Можно ли искать сообщения чата с помощью Сейфа?

В полном объеме в Сейфе поддерживаются только чаты классической версии Hangouts, созданные после 8 апреля 2015 года. Сообщения, которые были сохранены в истории, можно искать и экспортировать. Вы также можете установить запреты на их удаление.

Для остальных сообщений действуют следующие правила:

  • поиск, экспорт и запрет на удаление доступны только для записанных сообщений;
  • правила хранения применяются к сообщениям Hangouts только частично.

В Сейфе также в полном объеме поддерживается сервис Hangouts Chat.

Могут ли администраторы требовать включить запись чата, чтобы он сохранялся в Сейфе?
Что происходит с пользователем Сейфа, у которого закончилось пространство для хранения в G Suite?

Это никак не отражается на работе Сейфа. Однако когда объем информации в аккаунте пользователя превышает допустимый, отправка и получение почты прекращаются. Кроме того, это может негативно повлиять на работу аккаунта.

Можно ли перенести сообщения, сохраненные в Сейфе, обратно в Gmail?

Чтобы восстановить данные пользователя, удаленные с Google Диска или из Gmail менее 25 дней назад, используйте консоль администратора Google.

Как исключить автоматически сохраненные и отмененные черновики из результатов поиска в Сейфе?

Добавьте к условиям поиска следующий оператор: -(label:^deleted AND label:drafts).

Можно ли выполнить поиск в Сейфе в пределах одного организационного подразделения?

Да. При поиске в папке выберите Название организации, а затем нужное подразделение. Искать данные в определенных аккаунтах нельзя, однако можно указать диапазон дат и условия поиска.

Поиск на Google Диске

Как Сейф ищет файлы на Диске?

Сейф ищет на Диске все файлы, которые принадлежат пользователям, указанным в запросе, а также файлы, к которым этим пользователям предоставлен непосредственный доступ. Если пользователю предоставлен непосредственный доступ к файлам на общих дисках (независимо от того, является ли он участником этих дисков), то эти файлы тоже включаются в результаты поиска.

Сейф также включает в результаты поиска:

  • все файлы, которые принадлежат пользователям, указанным в запросе, или к которым этим пользователям предоставлен непосредственный доступ;
  • общие диски в организации, к которым предоставлен непосредственный доступ пользователям, указанным в запросе;
  • файлы на общих дисках, к которым предоставлен непосредственный доступ пользователям, указанным в запросе;
  • файлы на внешних общих дисках, к которым предоставлен непосредственный доступ пользователям, указанным в запросе. Обратите внимание, что в Сейфе нельзя выполнить поиск внешних общих дисков, к которым предоставлен доступ пользователям вашей организации, даже если эти пользователи имеют непосредственный доступ к файлам на этих дисках.
Можно ли выполнять поиск на общих дисках?

Да. При поиске файлов на Диске можно использовать два варианта.

  • При поиске файлов, принадлежащих определенным пользователям или организационным подразделениям, включите в результаты поиска данные на общих дисках, установив соответствующий флажок.
  • Найдите нужные общие диски с помощью Сейфа, а затем выполните поиск файлов непосредственно на них.
Какие компоненты файлов на Диске доступны для поиска?

Поиск осуществляется по словам и фразам, которые встречаются в названиях и содержимом файлов. Сейф индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в графических PDF-файлах.

Текст можно искать в файлах следующих типов:

Примечание. Пользователи G Suite for Government не могут выполнять поиск по содержанию файлов. Однако они могут искать информацию по названиям и другим свойствам документов.

Сейф не индексирует видео- и аудиофайлы, изображения и двоичные файлы.

Для каких типов файлов доступен предварительный просмотр с помощью Сейфа для Диска?

Предварительный просмотр доступен для таких типов файлов:

  • Google Документы, Таблицы, Презентации и Рисунки;
  • документы, загруженные пользователями, например файлы DOCX, PDF и XSLX.
Связанные файлы могут не включаться в результаты поиска и экспорта файлов на Диске

Пользователи могут связать файл Google с другим файлом Google. Например, работая с документом Google, пользователь может создать диаграмму, связанную с данными в таблице Google. При каждом обновлении таблицы будет обновляться и диаграмма в документе.

При поиске файлов на Диске Сейф возвращает только результаты, соответствующие условиям поиска. Если в этих документах есть связанные файлы, не соответствующие запросу, они не будут включены в результаты поиска.

Можно ли выполнять поиск по истории изменений документа?

Нет. В настоящее время в результаты поиска включается только самая новая версия файла. Однако вы можете указать дату версии, чтобы посмотреть сводку для каждого файла, включающую данные об изменениях, внесенных за этот день. Управление версиями поддерживается только для Google Документов, Таблиц, Презентаций и Рисунков.
В историю версий не включаются изменения следующих сведений:

  • названия;
  • списка пользователей, которым предоставлен доступ;
  • комментариев (приводится только последняя версия нерешенных комментариев).
Можно ли с помощью Сейфа выполнять поиск файлов на Google Диске по всему домену?

Да, если в нем не более 5000 пользователей (частных лиц или членов организационных подразделений).

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?