אתם יכולים להגדיר אזור זמן כשאתם מחפשים נתונים. Vault ישתמש באזור הזמן הזה כדי להציג ולייצא תוצאות בטווח התאריכים הרלוונטי.
חשוב: החיפוש עשוי להפיק תוצאות בלתי צפויות בחלק מאזורי הזמן. למידע נוסף
בגלל האופן שבו הודעות מאוחסנות בשרתי Google ואופן הגישה אליהן, זמן השליחה של הודעות ב-Gmail ובקבוצות Google מעוגל לשעה הקרובה ביותר. לכן, הודעה שנשלחה למשל ב-31 בדצמבר בשעה 23:30, תופיע בתוצאות של חיפוש ב-Vault שטווח התאריכים שלו מתחיל ב-1 בינואר. הפעולה הזו של עיגול השעה לא משפיעה על חיפושים ב-Drive.
אם הגדרתם תאריכים לחיפוש, זה יהיה טווח השעות שיתחום את החיפוש:
| ב-Gmail ובקבוצות Google | ב-Drive | |
|---|---|---|
| התחלה | 23:30:00 (ביום הקודם) |
00:00:00 |
| סיום | 00:29:59 (ביום הבא) |
23:59:59 |
אם לא תגדירו אזור זמן בחיפוש, Vault ישתמש באזור הזמן שמוגדר במחשב שלכם.
שעון קיץ
יכול להיות שתצטרכו להגדיר מחדש את אזור הזמן כשתעברו לשעון קיץ. למשל, אם אתם מחפשים קבצים שנוצרו על ידי משתמש בניו יורק, תצטרכו:
-
לבחור באזור הזמן GMT-5 כדי למצוא את כל הקבצים שנוצרו החל מ-1 בדצמבר ועד 31 בינואר (כשחל שעון חורף).
- לבחור באזור הזמן GMT-4 כדי למצוא את כל הקבצים שנוצרו החל מ-1 ביוני ועד 31 ביולי (כשחל שעון קיץ).
הגדרה של אזור זמן שגוי עלולה לגרום להצגה של תוצאות חיפוש שגויות
שינוי של אזור הזמן ישנה את תוצאות החיפוש. לדוגמה, אם אתם מחפשים הודעות של עובד בצרפת (אזור זמן GMT+1), אבל בחיפוש שלכם מוגדר אזור זמן של החוף המערבי בארה"ב (GMT-8), החיפוש יוגבל לטווח הבא: משעה 16:00 ביום שלפני תאריך ההתחלה ועד לשעה 15:59 בתאריך הסיום.
בהתאם לצורכי הארגון ולכל הדרישות המשפטיות שעליכם לעמוד בהן בחיפוש, אתם יכולים:
- לבצע כמה חיפושים, אם הנתונים שאתם מחפשים נוצרו על ידי משתמשים שממוקמים באזורי זמן שונים.
- להשתמש באזור הזמן שבו ממוקמים המשרדים הראשיים של הארגון, אם האדם שמבצע את החיפוש ממוקם באזור זמן אחר.
- להשתמש באזור הזמן שהוגדר בצו בית משפט או בכל מסמך משפטי אחר שקשור לחיפוש.
- להתאים את אזור הזמן לשעון קיץ, אם התקופה בשנה רלוונטית לכך.
אלו רק דוגמאות שנועדו להמחיש איך אזור הזמן משפיע על תוצאות החיפוש. הארגון שלכם צריך לשקול את ההשפעה של אזור זמן ושעון קיץ על תוצאות החיפוש כשהוא מגדיר את אסטרטגיות החיפוש שלו.
לפעמים חיפוש מוביל להודעת שגיאה:
- Vault לא יכול לחפש בחשבון בזמן שמתבצע סנכרון של נתוני החשבון. זו בעיה זמנית, והנתונים אמורים להיות זמינים בתוך כ-10 דקות. אם החשבון עדיין לא זמין אפשר לפנות אלינו לקבלת עזרה.
- Vault לא יכול להחזיר תוצאות כשאופרטור החיפוש הוא תו כללי שמופיע ב-100 או יותר מילים בחשבון המשתמש. אם השגיאה הזו מופיעה, צריך לשפר את המונח לחיפוש כך שיהיה ספציפי יותר. לדוגמה, אם חיפוש המונח subj:foo* מפיק יותר מדי תוצאות, אפשר לדייק ולכתוב subj:food* כדי למצוא "food" או subj:foot* כדי למצוא "foot" ו-"football".
אתם יכולים להשתמש בתכונת הספירה כדי להעריך את היקף השאילתה לפני שתבצעו חיפוש ב-Gmail. כדי לעשות זאת צריך להזין את מונחי החיפוש וללחוץ על ספירה. בסיום הספירה, Vault יציג לכם את:
- מספר החשבונות שבוצע בהם החיפוש.
- כמות הזמן שנדרשה כדי להשלים את החיפוש.
- מספר ההודעות שתואמות לשאילתת החיפוש.
- מספר החשבונות שיש בהם הודעות שתואמות לשאילתת החיפוש.
הערה: הודעות יכולות להיספר פעמיים. לדוגמה, אם נשלחת הודעה מ-john@solarmora.com ל-jane@solarmora.com, Vault יספור את ההודעה הזאת פעמיים כי היא קיימת בשתי תיבות הדואר. כשמשתמש שולח הודעה למישהו מחוץ לדומיין, ההודעה הזו נספרת רק פעם אחת.
אתם יכולים להוריד קובץ CSV שכולל את מספר החשבונות וההודעות שקשורים לשאילתה שלכם. הקובץ כולל את:
- התאריך והשעה של החיפוש.
- השאילתה שעבורה התבצעה הספירה.
- מספר החשבונות שבוצע בהם החיפוש.
- מספר החשבונות שלא היה אפשר לבצע בהם חיפוש.
- מספר החשבונות שיש בהם הודעות שתואמות לשאילתת החיפוש.
- כתובת האימייל והשם של כל חשבון שיש בו התאמות לשאילתת החיפוש.
- מספר ההודעות שיש בהן התאמות לשאילתת החיפוש מכל חשבון.
ב-Vault יש תמיכה מלאה בצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts שהתרחשו אחרי 8 באפריל 2015. אתם יכולים לחפש בצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts וגם לשמור, להחזיק לצורך משפטי ולייצא אותם, כל עוד תכונת ההיסטוריה מופעלת.
לגבי צ'אטים שהתרחשו לפני התאריך הזה:
- חיפוש, יצוא והחזקה לצורך משפטי אפשריים רק בצ'אטים מתועדים.
- כללי המדיניות לשמירת נתונים לא חלים באופן מלא על הודעות בגרסה הקלאסית של Hangouts.
ב-Vault יש גם תמיכה מלאה ב-Google Chat.
- בגרסה הקלאסית של Hangouts: אדמינים יכולים להגדיר אם ההיסטוריה פועלת או מושבתת. Vault יכול לשמור את כל הצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts אם הם התרחשו אחרי 8 באפריל 2015 ותכונת ההיסטוריה הופעלה.
- ב-Google Talk: אדמינים יכולים רק להגדיר שצ'אטים לא יתועדו ולהשבית את היסטוריית הצ'אט.
חריגה כזו לא משפיעה על השימוש ב-Vault. עם זאת, משתמש שחרג ממכסת האחסון שלו לא יכול יותר לשלוח או לקבל הודעות אימייל חדשות, והוא עשוי לחוות שיבושים כלליים בחשבון שלו.
אם מדובר בנתונים שנמחקו לפני פחות מ-25 יום, אנחנו ממליצים להשתמש במסוף Google Admin כדי לשחזר נתוני Google Drive או Gmail של משתמש.
כדי לוודא שטיוטות שנשמרו אוטומטית לא ייכללו בחיפוש, צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: -label:^r_ad.
כדי לוודא שטיוטות שנמחקו לא ייכללו בחיפוש, צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: -(label:^deleted AND label:drafts).
כן. כשמחפשים, צריך לבחור באפשרות יחידה ארגונית ואז לבחור את היחידה הארגונית שבה רוצים לחפש. אי אפשר לבחור את היחידה הארגונית ברמה העליונה, ואי אפשר להוסיף חשבונות משתמש ספציפיים לחיפוש שמבוסס על יחידה ארגונית. אפשר גם להגדיר טווח תאריכים ומונחי חיפוש.
צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: -label:^admin_quarantine.
למידע נוסף על הכנסת הודעות להסגר על ידי האדמין