أسئلة شائعة حول البحث في Vault

البحث في Vault

كيف تتعامل أداة Vault مع المناطق الزمنية ونظام التوقيت الصيفي؟

المناطق الزمنية

يمكنك اختيار منطقة زمنية عند البحث عن البيانات، لتستخدمها Vault في وضع حدود تواريخ نتائج البحث المراد عرضها وتصديرها.

ملاحظة مهمة: قد تؤدي عملية البحث إلى نتائج غير متوقعة في بعض المناطق الزمنية. تعرّف على مزيد من المعلومات.

وبسبب طريقة تخزين الرسائل، وطريقة الوصول إليها في خوادم Google، يُقرَّب وقت إرسال الرسائل الإلكترونية في Gmail ورسائل "مجموعات Google" إلى أقرب ساعة. وبالتالي، يتم مثلاً تضمين رسالة مُرسَلة الساعة 11:30 ليلاً يوم 31 كانون الأول (ديسمبر) في عملية البحث التي تبدأ يوم 1 كانون الثاني (يناير) في Vault. ولا يؤثر هذا التقريب على عمليات البحث في Drive.

إذا كان البحث يتضمن تواريخ، تكون حدود البحث كالتالي:

  Gmail و"مجموعات Google" Drive
تاريخ البدء 11:30:00 ليلاً 
(اليوم السابق)
12:00:00 منتصف الليل
تاريخ الانتهاء 12:29:59 بعد منتصف الليل
(اليوم التالي)
11:59:59 ليلاً

وفي حالة عدم اختيار منطقة زمنية لبحثك، يستخدم Vault المنطقة الزمنية التي تم رصدها في جهاز الكمبيوتر التابع لك.

نظام التوقيت الصيفي

قد تحتاج إلى ضبط المنطقة الزمنية لتتوافق مع تغييرات نظام التوقيت الصيفي. على سبيل المثال، إذا كنت تبحث عن ملفات تم إنشاؤها من قِبل مستخدم في نيويورك، ينبغي لك إجراء ما يلي:

  • اختر GMT-5 لجميع الملفات التي تم إنشاؤها من تاريخ 1 من كانون الأول (ديسمبر) حتى 31 من كانون الثاني (يناير) (يكون التوقيت القياسي ساري المفعول).

  • اختر GMT-4 لجميع الملفات التي تم إنشاؤها من تاريخ 1 من حزيران (يونيو) حتى 31 من تموز (يوليو) (يكون نظام التوقيت الصيفي ساري المفعول).

قد يؤدي وجود منطقة زمنية غير صحيحة إلى نتائج بحث غير صحيحة

قد تغيّر المنطقة الزمنية التي اخترتها نتائج البحث. مثلاً، إذا كنت تبحث عن رسائل من موظف في فرنسا (GMT+1)، ولكن بحثك يستخدم توقيت المحيط الهادي (GMT-8)، يكون نطاق بحثك الفعلي من الساعة 4:00 عصرًا في اليوم السابق لتاريخ البدء إلى الساعة 3:59 عصرًا من تاريخ الانتهاء.

وبناءً على احتياجات مؤسستك وأي متطلبات قانونية يجب استيفاؤها من خلال بحثك، عليك أخذ ما يلي في الاعتبار:

  • إجراء عمليات بحث متعددة إذا كانت البيانات التي تبحث عنها أنشأها مستخدمون في مناطق زمنية متعددة
  • استخدام المنطقة الزمنية التي يقع فيها المقر الرئيسي للمؤسسة إذا كان الشخص الذي يجري البحث في منطقة زمنية مختلفة
  • استخدام المنطقة الزمنية المُحدَّدة في أمر محكمة أو أي مستند قانوني آخر متعلق بالبحث
  • تحديد الوقت من السنة وما إذا كنت تحتاج إلى ضبط المنطقة الزمنية لاستيعاب التوقيت الصيفي

وهذه كانت مجرد أمثلة توضح مدى تأثير المنطقة الزمنية على نتائج البحث. ويجب أن تحدّد مؤسستك استراتيجياتها في البحث لمراعاة تأثير المنطقة الزمنية ونظام التوقيت الصيفي على نتائج البحث.

لماذا تنتج الأخطاء عن بعض عمليات البحث في Vault؟

أحيانًا ما تظهر أخطاء أثناء البحث:

  • لا يمكن لأداة Vault البحث في الحساب أثناء مزامنة بياناته. ويعتبر ذلك مشكلة مؤقتة، ويُفترض أن تتم إتاحة البيانات في خلال حوالي 10 دقائق. وإذا ظلت الحسابات غير متاحة، يمكنك  التواصل معنا للحصول على مساعدة.
  • لن تعرض Vault نتائج البحث عندما يطابق عامل تشغيل بحث حرف بدل 100 كلمة أو أكثر في حساب المستخدم. وإذا حدث ذلك، يُرجى تحسين عبارات البحث لجعل بحثك أكثر تحديدًا. وعلى سبيل المثال إذا نتج عن المصطلح subj:foo* تطابقات كثيرة، يمكنك تجربة البحث عن المصطلح subj:food* (للعثور على "food") والمصطلح subj:foot* (للعثور على "foot" و"football").
كيف تعمل ميزة "العدد"؟

استخدم ميزة "العدد" لتقييم نطاق طلب البحث قبل تنفيذه في Gmail. أدخِل عبارات البحث وانقر على العدد. بعد الانتهاء من حصر العدد، تعرض لك Vault ما يلي:

  • عدد الحسابات التي تم البحث فيها
  • طول الوقت اللازم لإكمال البحث
  • عدد الرسائل التي تُطابق طلب بحثك
  • عدد الحسابات التي تحتوي على رسائل مطابقة
    ملاحظة:  يمكن عد الرسائل مرتين. على سبيل المثال، إذا أرسل adel@solarmora.com رسالة إلى salma@solarmora.com، تحسب Vault هذه الرسالة مرتين لأنها توجد في صندوقي البريد كليهما. وعندما يُرسِل المستخدم رسالة إلى مستخدم آخر خارج النطاق، تُحتسَب هذه الرسالة مرة واحدة فقط.

يمكنك تنزيل ملف CSV يحتوي على إجمالي عدد حسابات ورسائل طلب البحث. يضم هذا الملف:

  • التاريخ والوقت
  • طلب البحث الذي نتج عنه هذا العدد
  • عدد الحسابات التي تم البحث فيها
  • عدد الحسابات التي تعذّر البحث فيها
  • عدد الحسابات التي تحتوي على رسائل مطابقة
  • عنوان البريد الإلكتروني واسم كل حساب يحتوي على نتائج مطابقة
  • عدد الرسائل المطابقة في كل حساب

البحث في Gmail و"Hangouts الكلاسيكي"


هل يمكنني استخدام Vault للبحث عن رسائل المحادثة؟

تتوفر في Vault محادثات "Hangouts الكلاسيكي" التي حدثت بعد 8 من نيسان (أبريل)، 2015 بالكامل. يمكنك الاحتفاظ بالدردشات التي تتم بداخل Hangouts، واحتجازها، والبحث فيها، وتصديرها عن طريق تفعيل السجل.

لدردشات Hangouts التي أجريت قبل هذا التاريخ:

  • يمكن البحث في الدردشات القابلة للحفظ فقط، وتصديرها، ووضعها قيد التعليق
  • لا تُطبق سياسات الاحتفاظ بالبيانات بشكل صحيح على رسائل Hangouts

يدعم Vault أيضًا Hangouts Chat بالكامل.

هل يمكن للمشرفين طلب جعل المحادثات "قابلة للحفظ" للاحتفاظ بها مع Vault؟
  • Google Hangouts: يمكن للمشرفين التحكُّم في تفعيل سجلّ المحادثات أو إيقافه. كما يمكن لأداة Vault الاحتفاظ بجميع محادثات Hangouts التي حدثت بعد 8 نيسان (أبريل)، 2015 عند تفعيل السجلّ.
  • Google Talk: تقتصر صلاحية المشرفين على طلب جعل المحادثات "غير قابلة للحفظ" بالإضافة إلى تعطيل سجلّ المحادثات.
ماذا يحدث لمستخدم Vault الذي تجاوز حد مساحة التخزين في G Suite؟

ليس هناك تأثير على Vault عند حدوث ذلك. ومع ذلك، إذا تجاوز المستخدم حد مساحة التخزين لن يعد بإمكانه إرسال رسائل إلكترونية جديدة أو تلقيها وقد يواجه تراجعًا عامًا في أداء الحساب.

هل يمكنني استعادة الرسائل المُحتَفظ بها في Vault مرة أخرى إلى Gmail؟

بالنسبة إلى البيانات المحذوفة قبل 25 يومًا، نوصيك باستخدام "وحدة تحكُّم المشرف في Google" لتتمكن من استعادة بيانات Google Drive أو Gmail للمستخدم.

كيف يمكنني استثناء المسودّات التي تم تجاهلها وحفظها تلقائيًا من عملية البحث في Vault؟

أضِف هذا المُعامِل إلى عبارات البحث-(label:^deleted AND label:drafts)

هل يمكنني البحث في وحدة تنظيمية محددة؟

نعم. عند البحث، اختَر الوحدة التنظيمية، ثم اختَر الوحدة التنظيمية التي تريد البحث فيها. لا يمكنك اختيار الوحدة التنظيمية العليا ولا يمكنك إضافة حسابات مستخدمين فرديين إلى عملية بحث مستندة إلى وحدة تنظيمية. يمكنك أيضًا اختيار نطاق زمني وعبارات بحث.

كيف يمكنني استثناء الرسائل المحجوزة في وحدة العزل؟

أضِف هذا المُعامِل إلى عبارات البحث-label:^admin_quarantine.

تعرَّف على المزيد من المعلومات حول وحدة عزل المشرف.

البحث في Google Drive

كيف تبحث أداة Google Vault عن الملفات في Google Drive؟

تبحث أداة Google Vault في Google Drive عن كل الملفات التي يملكها المستخدمون الذين حددتهم في إدخال عملية البحث أو شاركوها مباشرةً. ويشمل ذلك الملفات في مساحة Drive المشتركة التي تتم مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان عضوًا في مساحة Drive المشتركة أم لا.

تبحث أداة Google Vault أيضًا في:

  • جميع الملفات التي يملكها المستخدمون المحدَّدون في طلب البحث وشاركوها مباشرةً.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة في مؤسستك التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة الخارجية التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث. وتجدر الإشارة إلى أن خدمة Vault لا يمكنها البحث في مساحات Drive المشتركة المملوكة خارجيًا، والتي تمت مشاركتها مع المستخدمين في مؤسستك، حتى في حال كانت تتضمَّن ملفات تمت مشاركتها مباشرةً مع هؤلاء المستخدمين.
هل يمكنني البحث في مساحات Drive المشتركة؟

نعم، عند البحث عن الملفات في Drive، يصبح أمامك خياران:

  • عندما تبحث عن الملفات التي تنتمي إلى وحدات تنظيمية أو مستخدمين محدَّدين، يمكنك وضع علامة في مربع لتضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة المرتبطة في بحثك.
  • يمكنك استخدام Vault للعثور على مساحات Drive المشتركة. ثم يمكنك حينئذٍ البحث عن الملفات في مساحات Drive المشتركة.
ما هي أجزاء الملفات التي يمكن البحث عنها في Google Drive؟

يمكنك البحث عن الكلمات والعبارات التي ترد في أسماء الملفات وضمن محتويات الملفات. يفهرِّس Vault أول 100 صفحة من الملفات النصية وأول 10 صفحات من النص في ملفات PDF المصورة.

يمكنك البحث في النص ضمن أنواع الملفات التالية:

ملاحظة: لا يمكن لعملاء G Suite للجهات الحكومية البحث في محتويات الملفات. لكن يمكنهم البحث في أسماء الملفات، وخصائص الملف الأخرى.

لا يفهرس Vault الملفات الثنائية، أو الصور، أو الصوت، أو الفيديو.

ما أنواع الملفات التي يُمكنني معاينتها باستخدام أداة Google Vault لخدمة Google Drive؟

يمكنك معاينة هذه الملفات:

  • ملفات Google، مثل "المستندات" و"جداول البيانات" و"العروض التقديمية" و"الرسومات".
  • الملفات التي حمَّلها المستخدم، مثل docx. وpdf. وxslx.
قد لا يتم تضمين الملفات المرتبطة عند البحث عن الملفات في Google Drive وتصديرها

يمكن للمستخدمين ربط ملف Google  بملف Google آخر. مثلاً، يمكن لشخص يكتب في أحد "مستندات Google" إنشاء رسم بياني مرتبط بالبيانات المضمّنة في "جدول بيانات Google". وكلما يتم تحديث جدول البيانات، يتم أيضًا تحديث الرسم البياني في المستند.

عندما تبحث عن الملفات في Drive، لا تعرض خدمة Vault سوى الملفات التي تطابق معايير البحث. وفي حال كانت هذه الملفات تتضمَّن ملفات مرتبطة لا تندرج ضمن طلب البحث، لن يتم تضمين الملفات المرتبطة في نتائجك.

هل يُمكنني البحث في سِجلّ النُسخ السابقة من مستند؟

لا. يمكنك البحث في أحدث إصدار فقط من الملف. ومع ذلك، يمكنك إدخال تاريخ إصدار كجزء من بيانات البحث. وعند إدخال تاريخ إصدار، تسترد أداة Vault لقطة من محتويات الملف في التاريخ المحدّد بدءًا من الساعة 12:00 منتصف الليل بالتوقيت العالمي المنسّق (UTC). لا تتوفر سجلات الإصدارات السابقة إلا في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google" ضمن خدمة Google Drive. 

يتم عرض بعض الخصائص عن الإصدار الحالي، بغض النظر عن تاريخ الإصدار الذي يتم تحديده. ويتضمن ذلك العنوان، والمستخدمين الذين تمت مشاركة الملف معهم، وتاريخ آخر تعديل، وبيانات أخرى في ملف metadata.xml في Vault.

تتضمَّن لقطات الإصدار التعليقات، وفقًا للمعايير التالية:

  • لا يتم تضمين التعليقات المفتوحة إلا إذا كانت مؤسستك تمتلك حق تعديل المستند أو التعليق عليه. لا يتم تضمين التعليقات إذا كان لديك حق الوصول للعرض فقط.
  • يتم تضمين التعليق الفردي المفتوح (تعليق واحد بدون ردود) في حال: 1) إنشاء التعليق اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). ولا يتم تضمين التعليق في النُسخ الموجودة قبل إنشاء التعليق.
  • يتم تضمين سلسلة رسائل التعليق المفتوح (سلسلة رسائل واحدة تتضمن ردودًا) بالكامل في حال: 1) إنشاء التعليق الأول اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). على سبيل المثال، إذا كانت سلسلة رسائل التعليق تحتوي على رسالتَين تم إنشاؤهما في 1 تشرين الأول (أكتوبر) و5 تشرين الأول (أكتوبر)، سيحتوي البحث بتاريخ الإصدار 2 تشرين الأول (أكتوبر) على كلا التعليقين بالرغم من أن تعليق 5 تشرين الأول (أكتوبر) لم يكن موجودًا في ذلك الوقت.
  • يتم تضمين التعليقات المُعدَّلة بحالتها الحالية، وليس كما كانت وقت الإصدار.
  • لا يتم تضمين التعليقات التي تم حلّها أو حذفها في إصدار، حتى إذا كان التعليق مفتوحًا في وقت الإصدار.
هل يمكنني البحث في الوحدة التنظيمية العليا لمؤسستي؟

لا يمكنك البحث في الوحدة التنظيمية العليا. عليك اختيار إما وحدة تنظيمية فرعية أو مستخدمين فرديين. يمكنك البحث في Google Drive عما يصل إلى 5000 مستخدم كعدد إجمالي من المستخدمين الفرديين أو الأعضاء في وحدات تنظيمية.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟