يمكنك اختيار منطقة زمنية عند البحث عن البيانات، لتستخدمها أداة Vault في وضع حدود لتواريخ عرض النتائج وتصديرها.
ملاحظة مهمة: قد تؤدي عملية البحث إلى نتائج غير متوقعة في بعض المناطق الزمنية. تعرّف على مزيد من المعلومات.
وبسبب طريقة تخزين الرسائل، وطريقة الوصول إليها في خوادم Google، يُقرَّب وقت إرسال الرسائل الإلكترونية في Gmail ورسائل "مجموعات Google" إلى أقرب ساعة. وبالتالي، يتم مثلاً تضمين رسالة مُرسَلة الساعة 11:30 ليلاً يوم 31 كانون الأول (ديسمبر) في عملية البحث التي تبدأ يوم 1 كانون الثاني (يناير) في Vault. ولا يؤثر هذا التقريب على عمليات البحث في Drive.
إذا كان البحث يتضمن تواريخ، تكون حدود البحث كالتالي:
| Gmail و"مجموعات Google" | Drive | |
|---|---|---|
| تاريخ البدء | 11:30:00 ليلاً (اليوم السابق) |
12:00:00 منتصف الليل |
| تاريخ الانتهاء | 12:29:59 بعد منتصف الليل (اليوم التالي) |
11:59:59 ليلاً |
وفي حالة عدم اختيار منطقة زمنية لبحثك، يستخدم Vault المنطقة الزمنية التي تم رصدها في جهاز الكمبيوتر التابع لك.
نظام التوقيت الصيفي
قد تحتاج إلى ضبط المنطقة الزمنية لتتوافق مع تغييرات نظام التوقيت الصيفي. على سبيل المثال، إذا كنت تبحث عن ملفات تم إنشاؤها من قِبل مستخدم في نيويورك، ينبغي لك إجراء ما يلي:
-
اختر GMT-5 لجميع الملفات التي تم إنشاؤها من تاريخ 1 من كانون الأول (ديسمبر) حتى 31 من كانون الثاني (يناير) (يكون التوقيت القياسي ساري المفعول).
- اختر GMT-4 لجميع الملفات التي تم إنشاؤها من تاريخ 1 من حزيران (يونيو) حتى 31 من تموز (يوليو) (يكون نظام التوقيت الصيفي ساري المفعول).
قد يؤدي وجود منطقة زمنية غير صحيحة إلى نتائج بحث غير صحيحة
قد تغيّر المنطقة الزمنية التي اخترتها نتائج البحث. مثلاً، إذا كنت تبحث عن رسائل من موظف في فرنسا (GMT+1)، ولكن بحثك يستخدم توقيت المحيط الهادي (GMT-8)، يكون نطاق بحثك الفعلي من الساعة 4:00 عصرًا في اليوم السابق لتاريخ البدء إلى الساعة 3:59 عصرًا من تاريخ الانتهاء.
وبناءً على احتياجات مؤسستك وأي متطلبات قانونية يجب استيفاؤها من خلال بحثك، عليك أخذ ما يلي في الاعتبار:
- إجراء عمليات بحث متعددة إذا كانت البيانات التي تبحث عنها أنشأها مستخدمون في مناطق زمنية متعددة
- استخدام المنطقة الزمنية التي يقع فيها المقر الرئيسي للمؤسسة إذا كان الشخص الذي يجري البحث في منطقة زمنية مختلفة
- استخدام المنطقة الزمنية المُحدَّدة في أمر محكمة أو أي مستند قانوني آخر متعلق بالبحث
- تحديد الوقت من السنة وما إذا كنت تحتاج إلى ضبط المنطقة الزمنية لاستيعاب التوقيت الصيفي
وهذه كانت مجرد أمثلة توضح مدى تأثير المنطقة الزمنية على نتائج البحث. ويجب أن تحدّد مؤسستك استراتيجياتها في البحث لمراعاة تأثير المنطقة الزمنية ونظام التوقيت الصيفي على نتائج البحث.
سيتسبب البحث أحيانًا في ظهور أخطاء:
- لا يمكن لأداة Vault البحث في الحساب أثناء مزامنة بياناته. ويعتبر ذلك مشكلة مؤقتة، ويُفترض أن تتم إتاحة البيانات في خلال حوالي 10 دقائق. وإذا ظلت الحسابات غير متاحة، يمكنك التواصل معنا للحصول على مساعدة.
- لن تعرض Vault نتائج البحث عندما يطابق عامل تشغيل بحث حرف بدل 100 كلمة أو أكثر في حساب المستخدم. وإذا حدث ذلك، يُرجى تحسين عبارات البحث لجعل بحثك أكثر تحديدًا. وعلى سبيل المثال إذا نتج عن المصطلح subj:foo* تطابقات كثيرة، يمكنك تجربة البحث عن المصطلح subj:food* (للعثور على "food") والمصطلح subj:foot* (للعثور على "foot" و"football").
استخدم ميزة "العدد" لتقييم نطاق طلب البحث قبل تنفيذه في Gmail. أدخِل عبارات البحث وانقر على العدد. بعد الانتهاء من حصر العدد، تعرض لك Vault ما يلي:
- عدد الحسابات التي تم البحث فيها
- طول الوقت اللازم لإكمال البحث
- عدد الرسائل التي تُطابق طلب بحثك
- عدد الحسابات التي تحتوي على رسائل مطابقة
ملاحظة: يمكن عد الرسائل مرتين. على سبيل المثال، إذا أرسل adel@solarmora.com رسالة إلى salma@solarmora.com، تحسب Vault هذه الرسالة مرتين لأنها توجد في صندوقي البريد كليهما. وعندما يُرسِل المستخدم رسالة إلى مستخدم آخر خارج النطاق، تُحتسَب هذه الرسالة مرة واحدة فقط.
يمكنك تنزيل ملف CSV يحتوي على إجمالي عدد حسابات ورسائل طلب البحث. يضم هذا الملف:
- التاريخ والوقت
- طلب البحث الذي نتج عنه هذا العدد
- عدد الحسابات التي تم البحث فيها
- عدد الحسابات التي تعذّر البحث فيها
- عدد الحسابات التي تحتوي على رسائل مطابقة
- عنوان البريد الإلكتروني واسم كل حساب يحتوي على نتائج مطابقة
- عدد الرسائل المطابقة في كل حساب
تدعم Google Vault محادثات Hangouts الكلاسيكي التي حدثت بعد 8 من نيسان (أبريل)، 2015 بالكامل. يمكنك الاحتفاظ بالمحادثات التي تتم على Hangouts الكلاسيكي، وتجميد بياناتها، والبحث فيها، وتصديرها عن طريق تفعيل السجلّ.
بالنسبة إلى المحادثات التي تمت قبل هذا التاريخ:
- يمكن البحث في المحادثات القابلة للحفظ فقط، وتصديرها، وتجميد بياناتها
- لا تُطبق سياسات الاحتفاظ بالبيانات كما ينبغي على رسائل Hangouts الكلاسيكي
تتوافق أداة Google Vault أيضًا مع Google Chat بالكامل.
- Hangouts الكلاسيكي: يمكن للمشرفين التحكُّم في تفعيل سجلّ المحادثات أو إيقافه. كما يمكن لأداة Google Vault الاحتفاظ بجميع محادثات Hangouts الكلاسيكي التي حدثت بعد 8 نيسان (أبريل)، 2015 عند تفعيل السجلّ.
- Google Talk: تقتصر صلاحية المشرفين على طلب جعل المحادثات "غير قابلة للحفظ" بالإضافة إلى إيقاف سجلّ المحادثات.
ليس هناك تأثير على Vault عند حدوث ذلك. ومع ذلك، إذا تجاوز المستخدم حد مساحة التخزين لن يعد بإمكانه إرسال رسائل إلكترونية جديدة أو تلقيها وقد يواجه تراجعًا عامًا في أداء الحساب.
بالنسبة إلى البيانات المحذوفة قبل 25 يومًا، نوصيك باستخدام "وحدة تحكُّم المشرف في Google" لتتمكن من استعادة بيانات Google Drive أو Gmail للمستخدم.
لاستبعاد مسودات تم حفظها تلقائيًا، أضِف عامل التشغيل التالي إلى عبارات البحث: -label:^r_ad.
لاستبعاد المسودات التي تم تجاهلها، أضِف عامل التشغيل التالي إلى عبارات البحث: -(label:^deleted AND label:drafts).
نعم. عند البحث، اختَر الوحدة التنظيمية، ثم اختَر الوحدة التنظيمية التي تريد البحث فيها. لا يمكنك اختيار الوحدة التنظيمية العليا ولا يمكنك إضافة حسابات مستخدمين فرديين إلى عملية بحث مستندة إلى وحدة تنظيمية. يمكنك أيضًا اختيار نطاق زمني وعبارات بحث.
أضِف عامل التشغيل هذا إلى عبارات البحث: -label:^admin_quarantine.
تعرَّف على المزيد من المعلومات عن وحدة عزل المشرف.