สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace: การจัดการใบอนุญาต
ผู้ใช้ทุกคนในองค์กรจะได้รับมอบหมายใบอนุญาตเสริมโดยค่าเริ่มต้นไหมขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตั้งค่าการอนุญาตให้ใช้สิทธิหลังจากที่ซื้อใบอนุญาตเสริมของห้องนิรภัย เมื่อซื้อใบอนุญาตครั้งแรก ระบบจะไม่มอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าห้องนิรภัยให้มอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติ หรือมอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้หรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการก็ได้ โปรดดูวิธีการ
หากคุณมีห้องนิรภัยแล้วใช้การมอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว ทุกคนในองค์กรจะมีใบอนุญาตห้องนิรภัยและผู้ใช้ใหม่จะได้รับใบอนุญาตเมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้ใหม่ ตราบใดที่คุณยังมีใบอนุญาตที่ต้องการมอบหมายเหลืออยู่ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อวิธีการให้ใบอนุญาต
ก่อนจะนำใบอนุญาตห้องนิรภัยของผู้ใช้ออก โปรดปรึกษาผู้ใช้ห้องนิรภัยขององค์กรหรือทีมกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อยืนยันว่าสามารถนำใบอนุญาตออกได้ โดยสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อนำใบอนุญาตห้องนิรภัยออกจากผู้ใช้มีดังนี้
- คุณจะค้นหาหรือส่งออกข้อมูลของผู้ใช้รายนั้นในห้องนิรภัยไม่ได้
- ระบบจะยกเลิกการคงข้อมูลของผู้ใช้ไว้ชั่วคราว
- นโยบายการเก็บรักษาของห้องนิรภัยจะไม่มีผลกับข้อมูลของผู้ใช้
- ข้อมูลใดๆ ที่ผู้ใช้ลบแต่มีการเก็บรักษาโดยห้องนิรภัยจะถูกลบออกจากระบบของ Google อย่างถาวร
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อมอบหมายใบอนุญาตห้องนิรภัย
ผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยก่อนที่มีการอนุญาตให้ใช้สิทธิในบางส่วนของโดเมนจะยังคงมีใบอนุญาตห้องนิรภัยตามเดิม
หากต้องการมอบหมายใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้ทำดังนี้
ไม่จำเป็น ผู้ใช้ที่ใช้งานอินเทอร์เฟซห้องนิรภัยจะต้องมีใบอนุญาต Google Workspace และสิทธิ์ใช้ห้องนิรภัยเท่านั้น ผู้ใช้ต้องมีใบอนุญาตห้องนิรภัยก็ต่อเมื่อคุณต้องการให้ข้อมูลของผู้ใช้เป็นไปตามนโยบายการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว หรือการค้นหา
สำหรับผู้ใช้ห้องนิรภัย: ผลจากการอนุญาตให้ใช้สิทธิในห้องนิรภัย
เป็นไปได้ไหมว่าข้อมูลของผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยจะปรากฏในห้องนิรภัยเป็นไปได้ ข้อมูลของผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยจะปรากฏอยู่ในการค้นหา หากมีการแชร์หรือส่งข้อความถึงผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาต เช่น
- ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับใบอนุญาตส่งข้อความหรือแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาต
- ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับใบอนุญาตฝากข้อความเสียงหรือส่งข้อความถึงผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาตผ่าน Google Voice for Google Workspace
เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้คุณและผู้ดูแลระบบ Google Workspace สื่อสารกันบ่อยๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการอนุญาตให้ใช้สิทธิห้องนิรภัย เพื่อที่คุณจะได้ทราบเมื่อมีการนำใบอนุญาตห้องนิรภัยของผู้ใช้ออก
ห้องนิรภัยจะระบุว่าผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยตามเงื่อนไขต่อไปนี้
- การค้นหา - เมื่อคุณค้นหาโดยใช้บัญชีที่ต้องการและรวมผู้ใช้ที่ไม่มีใบอนุญาตห้องนิรภัย ห้องนิรภัยจะแสดงข้อผิดพลาดและระบุบัญชีผู้ใช้
- การคงไว้ชั่วคราว - สำหรับการคงไว้ชั่วคราวที่เกิดขึ้นกับบัญชีหนึ่งๆ ผู้ใช้จะปรากฏเป็นสีแดงโดยมีเส้นขีดทับหากผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตแล้ว เมื่อไม่มีใบอนุญาต จะไม่มีการเก็บรักษาข้อมูลผู้ใช้อีกต่อไป
ห้องนิรภัยจะแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับผู้ใช้ที่ไม่ได้รับใบอนุญาตสำหรับการค้นหาและการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับบัญชีที่ระบุเท่านั้น คุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ได้รับใบอนุญาตในการค้นหา การคงไว้ชั่วคราว และกฎการเก็บรักษาที่อิงตามขอบเขตอื่นๆ เช่น เกิดกับหน่วยขององค์กร บัญชีทั้งหมด ไดรฟ์ที่แชร์ หรือพื้นที่ใน Chat
หากผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาต ซึ่งจำเป็นต้องมี โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace มอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้