Для администраторов Google Workspace: управление лицензиями
Назначаются ли дополнительные лицензии всем пользователям в моей организации по умолчанию?Это зависит от того, как вы настроите лицензирование после покупки дополнительных лицензий на Сейф. При приобретении лицензий они не назначаются автоматически. Вы можете настроить Сейф, чтобы лицензии назначались автоматически, или самостоятельно назначать лицензии определенным пользователям и организационным подразделениям. Подробнее…
Если вы уже используете Сейф и настроили автоматическое назначение лицензий, значит у всех пользователей в организации есть лицензия на Сейф, а новые сотрудники будут получать ее при создании для них аккаунта (при наличии свободных лицензий). Подробнее о принципе действия лицензий…
Прежде чем лишить пользователя лицензии, проконсультируйтесь с другими пользователями Сейфа в вашей организации или юристами и специалистами по соблюдению нормативных требований. Они помогут решить, нужно ли это делать. После того как вы лишите пользователя лицензии, произойдет следующее:
- Данные этого пользователя станут недоступными для поиска и экспорта в Сейфе.
- Запрет на удаление пользовательских данных будет снят.
- Правила хранения Сейфа перестанут применяться к данным пользователя.
- Все данные, удаленные пользователем, но хранящиеся в Сейфе, будут стерты из систем Google.
Подробнее о том, как отменить лицензии, назначенные отдельным пользователям или организационным подразделениям…
Лицензии на Сейф останутся у всех, у кого они были до введения схемы выборочного лицензирования.
Чтобы назначить лицензии на Сейф только определенным пользователям:
- Чтобы новым пользователям лицензии на Сейф не назначались автоматически, отключите эту функцию. Подробнее…
- Отзовите лицензии на Сейф у тех пользователей, у которых их не должно быть. Вы можете сделать это сразу для большого количества пользователей на уровне организационного подразделения или с помощью таблицы. Подробнее…
Нет. Для этого требуется только лицензия Google Workspace и разрешения для Сейфа. Лицензия нужна, только если данные сотрудника обрабатываются с помощью функций Сейфа, таких как правила хранения, запрет на удаление и поиск.
Для пользователей Сейфа: как работают лицензии на Сейф
Могут ли в Сейфе появиться данные пользователей, у которых нет лицензии?Да. Такие данные могут быть включены в результаты поиска, если они были отправлены пользователю с лицензией или он получил к ним доступ. Пример:
- Пользователь без лицензии отправляет сообщение или предоставляет доступ к файлу пользователю, у которого есть лицензия.
- Пользователь без лицензии оставляет голосовое или текстовое сообщение в Google Voice для пользователя с лицензией.
Настоятельно рекомендуем регулярно сверять данные о лицензиях на Сейф с администратором Google Workspace, чтобы своевременно узнавать о пользователях, лишенных лицензии.
В Сейфе видно, что у пользователя нет лицензии, в следующих случаях:
- Поиск. Если при поиске по данным определенных аккаунтов один из них окажется без лицензии на Сейф, появится сообщение об ошибке с указанием такого аккаунта.
- Запреты на удаление. Если запрет на удаление данных установлен для аккаунта пользователя, у которого больше нет лицензии, его имя будет выделено красным цветом и зачеркнуто. Запрет на удаление информации таких пользователей не действует.
Сейф отмечает пользователей, не имеющих лицензий, только при выполнении поиска по их аккаунтам и применении к ним запрета на удаление. Сообщения о том, что у пользователя нет лицензии на Сейф, не появляются при работе с поиском, запретами на удаление и правилами хранения на других уровнях – организационных подразделений, всех аккаунтов, общих дисков и групп Chat.
Если у пользователя нет лицензии, но она ему необходима, вы можете попросить администратора Google Workspace назначить ее.