Google Workspace 管理者向け: ライセンス管理
アドオン ライセンスはデフォルトで組織内のすべてのユーザーに割り当てられますか？Vault のアドオン ライセンスを購入した後に、どのような割り当て設定を行ったかによって異なります。最初に購入したライセンスが、自動で割り当てられることはありません。Vault ライセンスが自動で割り当てられるように設定することも、特定のユーザーまたは組織部門にライセンスを割り当てることもできます。詳細
すでに Vault を使用していて、ライセンスの自動割り当てを設定している場合は、組織内のすべてのユーザーに Vault ライセンスが割り当てられています。また、割り当て可能なライセンスがある限り、追加した新規ユーザーザーにもライセンスが割り当てられています。詳しくは、ライセンス割り当ての仕組みをご覧ください。
ユーザーの Vault ライセンスを削除する前に、組織の Vault ユーザー、または法務チームやコンプライアンス チームに連絡して、ライセンスを削除しても問題がないか確認してください。ユーザーから Vault ライセンスを削除すると、次のような影響があります。
- そのユーザーのデータを Vault で検索したり、エクスポートしたりすることができなくなります。
- そのユーザーのデータに対する記録保持（リティゲーション ホールド）の設定がすべて解除されます。
- そのユーザーのデータに Vault の保持ポリシーが適用されなくなります。
- そのユーザーが削除したデータのうち Vault によって保持されていないものは、Google のシステムから完全に削除されます。
手順については、Vault ライセンスを割り当てるをご覧ください。
「ドメインのユーザーの一部へのライセンス付与」機能がリリースされる前にすでにユーザーが Vault ライセンスを持っていた場合、そのライセンスは保持されます。
一部のユーザーにのみ Vault ライセンスを割り当てるには:
いいえ。Vault インターフェースでタスクを実行するユーザーに必要なのは、Google Workspace ライセンスと Vault の権限のみです。ユーザーに Vault ライセンスが必要なのは、そのユーザーのデータが保持ポリシー、記録保持、検索の対象となる場合のみです。
Vault ユーザー向け: Vault ライセンスの有無による影響
Vault ライセンスのないユーザーのデータが Vault に表示されることはありますか？はい。Vault ライセンスのないユーザーのデータでも、ライセンスを持つユーザーに共有または送信された場合は検索結果に表示されます。次に例を示します。
- ライセンスのないユーザーが、ライセンスを持つユーザーにメッセージを送信したり、ファイルを共有したりした場合
- ライセンスのないユーザーが、ライセンスを持つユーザーに Google Workspace 版 Google Voice を通じてボイスメールまたはメッセージを残した場合
Google Workspace 管理者と Vault のライセンス変更について頻繁に連絡を取り合い、ユーザーの Vault ライセンスがいつ削除されるかを把握しておくことを強くおすすめします。
次の状況では、ユーザーが Vault ライセンスを持っていないことが Vault から通知されます。
- 検索 - 特定のアカウントに対する検索を行ったときに、Vault ライセンスを持っていないユーザーが含まれていた場合、エラー メッセージと該当のユーザー アカウントが通知されます。
- 記録保持 - 特定のアカウントに対する記録保持において、対象アカウントのライセンスが削除されると、そのユーザーが取り消し線付きの赤字で表示されます。ライセンスが削除されると、そのユーザーに対する記録保持も解除されます。
Vault から通知されるのは、特定のアカウントに対する検索と記録保持において、ライセンスのないユーザーが含まれていた場合のみです。他の適用範囲（組織部門、すべてのアカウント、共有ドライブ、Chat スペースなど）に基づく検索、記録保持、保持ルールにおいては、ライセンスのないユーザーに関する通知は届きません。
ライセンスを必要とするユーザーがライセンスを持っていない場合は、Google Workspace 管理者にライセンスの割り当てを依頼してください。