Untuk administrator Google Workspace: Pengelolaan lisensi
Apakah lisensi add-on ditetapkan secara default untuk semua pengguna di organisasi saya?Penetapan ini bergantung pada cara Anda menyiapkan pemberian lisensi setelah lisensi add-on Vault dibeli. Saat Anda membeli lisensi untuk pertama kali, lisensi tersebut tidak ditetapkan secara otomatis. Anda dapat menyiapkan Vault untuk menetapkan lisensi secara otomatis atau menetapkan lisensi kepada pengguna atau unit organisasi tertentu. Pelajari caranya
Jika Anda sudah memiliki Vault dan menggunakan pemberian lisensi otomatis, semua orang di organisasi Anda akan memiliki lisensi Vault dan pengguna baru akan mendapatkan lisensi saat Anda menambahkan mereka, selama Anda memiliki lisensi yang tersedia untuk ditetapkan. Untuk mengetahui detailnya, lihat Cara kerja pemberian lisensi.
Sebelum menghapus lisensi Vault pengguna, hubungi pengguna Vault organisasi Anda atau tim hukum dan kepatuhan untuk mengonfirmasi apakah lisensi tersebut boleh dihapus. Jika Anda menghapus lisensi Vault dari pengguna:
- Data pengguna tersebut tidak dapat ditelusuri atau diekspor di Vault.
- Pembekuan apa pun pada data pengguna dihapus.
- Kebijakan retensi Vault tidak berlaku untuk data pengguna.
- Data apa pun yang dihapus oleh pengguna, namun dipertahankan oleh Vault akan dihapus permanen dari sistem Google.
Untuk mengetahui petunjuknya, buka Menetapkan lisensi Vault.
Setiap pengguna yang memiliki lisensi Vault sebelum pemberian lisensi domain parsial diluncurkan akan tetap memiliki lisensi Vault.
Untuk menetapkan lisensi Vault ke sebagian pengguna saja:
- (Opsional) Agar lisensi Vault tidak ditetapkan kepada pengguna secara otomatis, nonaktifkan pemberian lisensi otomatis. Pelajari caranya
- Hapus lisensi Vault dari pengguna yang tidak ingin diberi lisensi. Anda dapat membuat perubahan massal berdasarkan unit organisasi atau menggunakan spreadsheet. Pelajari caranya
Tidak. Pengguna yang melakukan tugas di antarmuka Vault hanya memerlukan lisensi Google Workspace dan hak istimewa Vault. Pengguna memerlukan lisensi Vault hanya jika Anda ingin data mereka tunduk pada kebijakan retensi, pembekuan, atau penelusuran.
Untuk pengguna Vault: Efek pemberian lisensi di Vault
Apakah data pengguna yang tidak memiliki lisensi Vault dapat muncul di Vault?Ya. Data pengguna yang tidak memiliki lisensi Vault dapat disertakan dalam penelusuran jika dibagikan atau dikirim ke pengguna berlisensi. Contoh:
- Pengguna yang tidak berlisensi mengirim pesan atau berbagi file dengan pengguna berlisensi
- Pengguna yang tidak berlisensi mengirim pesan suara atau pesan ke pengguna berlisensi melalui Google Voice untuk Google Workspace
Sebaiknya Anda dan administrator Google Workspace sering berkomunikasi tentang perubahan pemberian lisensi Vault sehingga Anda mengetahui kapan lisensi Vault pengguna dihapus.
Vault menunjukkan kapan pengguna tidak memiliki lisensi Vault berdasarkan kondisi berikut:
- Penelusuran—Saat Anda melakukan penelusuran berdasarkan akun tertentu dan menyertakan pengguna yang tidak memiliki lisensi Vault, Vault akan menampilkan error dan menunjukkan akun pengguna.
- Pembekuan—Untuk pembekuan yang ditetapkan pada akun tertentu, pengguna ditampilkan dengan warna merah disertai coretan jika pengguna tidak lagi memiliki lisensi. Tanpa lisensi, pengguna tidak lagi dibekukan.
Vault hanya memberi tahu Anda jika ada pengguna yang tidak berlisensi untuk penelusuran dan pembekuan yang diterapkan ke akun tertentu. Anda tidak akan mendapatkan pemberitahuan untuk pengguna yang tidak berlisensi dalam penelusuran, pembekuan, dan aturan retensi berdasarkan cakupan lainnya, seperti yang ditetapkan di unit organisasi, semua akun, drive bersama, ruang Chat.
Jika pengguna belum memiliki lisensi, namun menginginkannya, Anda dapat meminta administrator Google Workspace untuk menetapkan lisensi kepada pengguna tersebut.