Para reter, pesquisar e exportar os dados do Google Workspace da sua organização no Vault, crie um espaço de trabalho conhecido como caso. Um caso é um contêiner para guardas de documentos, pesquisas e exportações relacionadas a um projeto específico de e-discovery, como um litígio ou uma investigação.
Um caso inclui o seguinte:
- Uma lista de consultas de pesquisa salvas
- Uma lista de guardas de documentos
- Uma lista das contas com que o caso é compartilhado
- Uma lista de exportações
- Um registro de auditoria da atividade do usuário do Vault no caso
Depois de criar um caso, você pode compartilhá-lo com outros usuários do Vault para que todos os envolvidos em um projeto de e-discovery usem o mesmo espaço de trabalho.
Quando o caso não for mais necessário, você poderá excluir as guardas de documentos restantes e fechar e excluir o caso.
O caso pertence ao usuário que o cria. Quando a conta do usuário do Google Workspace é excluída, o caso permanece no Vault. Qualquer usuário do Vault com o privilégio "Gerenciar casos" pode abrir e compartilhar esse caso com outros usuários.
Privilégios do Vault necessários
Para que você possa ver ou trabalhar em casos, o administrador do Google Workspace precisa conceder os privilégios necessários.
Ver casos
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos.
A página Casos aparece com uma lista de todos os casos ativos que sua conta pode acessar. Isso inclui os casos que você criou e os que foram compartilhados com você.
- Para abrir uma lista de casos fechados ou excluídos, clique no menu Status e selecione o status de caso que você quer abrir.
- Para filtrar a lista pelo proprietário, clique em Proprietário e selecione a opção De qualquer pessoa, De minha propriedade ou Compartilhados comigo.
- Para classificar a lista de casos pelo nome ou pelo proprietário, clique no cabeçalho da coluna correspondente.
- Para abrir um caso, clique na linha.
Criar um caso
Antes de começar: analise as diretrizes de nomenclatura da sua organização para casos. Se não houver diretrizes, crie algumas para garantir que os nomes sejam exclusivos e identifiquem claramente a finalidade dos casos.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos
Criar. Caso não veja a opção Criar, peça para o administrador do Google Workspace conceder os privilégios necessários a você.
- Digite um nome descritivo para o caso de acordo com as diretrizes de nomenclatura da organização. Os nomes de casos precisam ser exclusivos.
- (Opcional) Digite uma descrição para o caso. A descrição não aparece na lista, apenas quando você abre o caso.
- Clique em Criar.
Fechar, reabrir, excluir ou restaurar um caso
Ao concluir uma investigação, você pode fechar e excluir o caso:
- Fechar: quando você fecha um caso ativo, o Vault armazena todas as consultas de pesquisa salvas e os dados de auditoria associados ao caso. Os arquivos exportados são excluídos imediatamente. Você pode reabrir ou excluir casos fechados. Observação: só é possível fechar um caso depois de excluir todas as guardas de documentos.
- Reabrir: quando você reabre um caso fechado, ele volta para a lista de casos ativos. Os dados de auditoria e as consultas de pesquisa salvas são mantidos, mas você precisa recriar todas as guardas de documentos e exportações.
- Excluir: quando você exclui um caso fechado, ele vai para a lista de casos excluídos. Aproximadamente 30 dias, o Vault exclui permanentemente o caso. Enquanto isso não acontece, você pode restaurar o caso excluído com todos os dados.
- Restaurar: quando você restaura um caso excluído, ele vai para a lista de casos ativos. Os dados de auditoria e as consultas de pesquisa salvas são mantidos, mas você precisa recriar todas as guardas de documentos e exportações.
Para alterar o status de um caso:
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos e clique no caso que você quer fechar.
- Clique em Guardas de documentos. Exclua as guardas de documentos. Para cada guarda de documentos, faça o seguinte:
- Revise a guarda de documentos e confirme que você pode excluí-la.
- Na lista de guardas de documentos, aponte para a guarda e clique em Excluir.
- Clique em Casos para voltar à lista de casos.
- Aponte para o caso e clique em Fechar.
- Para reabrir ou excluir o caso após fechá-lo, faça o seguinte:
- Na parte superior da lista de casos, no menu Status, selecione Fechado.
- Aponte para o caso que você quer reabrir ou excluir e clique no botão correspondente.
- Para revisar e restaurar casos excluídos, faça o seguinte:
- Na parte superior da lista de casos, no menu Status, selecione Excluído. A lista só inclui os casos excluídos aproximadamente nos últimos 30 dias. Os casos excluídos há mais tempo são excluídos permanentemente pelo Vault.
- Aponte para o caso que você quer restaurar e clique em Restaurar.