什麼是 Google 保管箱?

機構的保留與電子蒐證 (ediscovery) 功能

保管箱是 Google Workspace 的資訊管理與電子蒐證 (ediscovery) 工具,可讓您對使用者的 Google Workspace 資料執行保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留。保管箱適用於下列資料:

  • Gmail 郵件
  • 雲端硬碟檔案
  • Google Chat 訊息 (須開啟記錄功能)
  • Google Meet 錄製內容和即時通訊記錄
  • Google 網路論壇貼文
  • 傳統版 Hangouts 訊息 (須開啟記錄功能)

進一步瞭解支援的資料類型

授權需求

使用者必須擁有 Google Workspace 授權和保管箱授權,才能使用保管箱搜尋及保留資料。

隨附保管箱授權 可額外購買保管箱授權
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education 和 Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (僅限已驗證網域)
  • G Suite Basic

授權程序運作方式

  • 如果貴機構使用的版本附有保管箱,那麼機構中所有使用者都會自動獲得保管箱授權。
  • 如果貴機構使用可以額外購買保管箱授權的版本,您可以為機構中的部分或所有使用者購買保管箱授權。只有擁有保管箱授權的使用者才能使用保管箱。進一步瞭解如何取得 Google 保管箱
  • 如果您刪除使用者或必要授權,該使用者的資料可能會遭到清除,不僅無法復原,也不會保存在保管箱中。

資訊管理:保留及刪除資料

  • 視需要設定資料保留期限。如果貴機構必須保留資料一段時間,您可以透過設定保管箱來保留資料。這樣一來,即使使用者刪除資料並清空垃圾桶,這些資料仍會繼續保存在保管箱中。
  • 移除不再需要的資料。如果貴機構必須在特定時間後刪除機密資料,您可以設定讓保管箱移除使用者帳戶中的機密資料,並將這類資料從所有 Google 系統中清除。

針對支援的 Google 服務,保管箱會禁止、允許或強制要求這些服務按照標準程序刪除特定資料,而非封存資料,因此資料一旦在保留期限屆滿後遭到清除,無論是使用者或管理員皆無法復原。進一步瞭解保留規則的運作方式

注意:您必須先設定保留規則,保管箱才會保留資料。在您設定保留規則前,各項服務會按照各自的通訊協定清除使用者刪除的資料。

電子蒐證 (ediscovery):對所需資料執行搜尋、匯出或設定訴訟保留

獲得授權的使用者可以使用保管箱搜尋資料、將資料設為訴訟保留狀態,以及匯出資料以供進一步分析。

保管箱支援電子蒐證參照模型 (EDRM) 羅列的前幾個電子蒐證 (ediscovery) 程序步驟:

  • 識別 (Identification) - 您可以依使用者帳戶、機構單位、日期或關鍵字搜尋貴機構的 Google Workspace 資料,也可以預覽郵件/訊息、附件和支援的檔案。大多數的服務都支援布林搜尋運算子。進一步瞭解搜尋功能
  • 保留 (Preservation) - 您可以為帳戶、機構單位和群組設定訴訟保留,無限期保留相關資料,藉此遵守法定或其他保留義務。您還可以設定條件,僅為符合條件的 Gmail 郵件或即時通訊訊息套用訴訟保留。進一步瞭解訴訟保留功能。
  • 蒐集 (Collection) - 搜尋資料後,您可以匯出資料以供處理及分析。匯出項目包括:
    • 符合您搜尋條件所有資料的完整副本
    • 讓您能夠確認匯出的資料是來自機構中哪位使用者的中繼資料
    • 證明匯出資料與 Google 伺服器儲存的資料相符合的必要驗證資訊

    為了確保資料安全無虞,匯出的資料會在保管箱中保留 15 天,之後便會遭到刪除。進一步瞭解匯出功能。

存取權控管與稽核功能

您可以控管要讓哪些使用者存取保管箱,以及他們可以執行的動作,藉此確保只有獲得授權的使用者才可以存取貴機構的資料,做法是為所選機構單位開啟保管箱,再將該機構單位指派給具備保管箱權限的管理員角色。進一步瞭解如何控管保管箱存取權保管箱權限

保管箱針對使用者在其中的活動提供完整的稽核記錄,包括何時有使用者建立或編輯保留規則、執行搜尋或匯出資料。這份稽核記錄無法編輯。進一步瞭解稽核報告

開始使用 Google 保管箱

  1. 如果貴機構使用的 Google Workspace 版本沒有隨附 Google 保管箱,請購買保管箱授權
  2. 請 Google Workspace 超級管理員設定保管箱使用者存取權和保管箱權限。他們也可以設定預設保留規則,立即開始保留資料。建議您與貴機構的法務團隊或法規遵循團隊一同制定資訊管理與電子蒐證 (eDiscovery) 需求。
  3. 保管箱使用者只要登入即可開始使用。如需快速入門指南,請參閱開始使用保管箱搜尋及匯出功能

還有其他問題嗎?請參閱 Google 保管箱常見問題

遇到問題了嗎?請參閱已知問題,並在這裡追蹤保管箱的新功能和已修正的問題。

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