Google ห้องนิรภัยเป็นเครื่องมือสำหรับการกำกับดูแลข้อมูลและ eDiscovery สำหรับ Google Workspace คุณสามารถใช้ห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษา ค้นหา ส่งออก และคงข้อมูล Google Workspace ของผู้ใช้ไว้ชั่วคราวได้ โดยใช้ได้กับข้อมูลต่อไปนี้
- อีเมลใน Gmail
- ไฟล์ Google ไดรฟ์
- กิจกรรมใน Google ปฏิทิน
- ข้อความใน Google Chat (เมื่อเปิดประวัติการสนทนาไว้)
- ไฟล์บันทึกการประชุมและแชทใน Google Meet ข้อมูลถามตอบ และแบบสำรวจที่เกี่ยวข้อง
- ข้อความใน Google Groups
- ข้อความ ข้อความเสียง และข้อความถอดเสียง รวมถึงบันทึกการโทรใน Google Voice for Google Workspace
- Google Sites
- ข้อความใน Hangouts แบบคลาสสิก (เมื่อเปิดประวัติการสนทนาไว้)
ดูประเภทข้อมูลที่รองรับได้เพิ่มเติม
ข้อกำหนดของใบอนุญาต
หากต้องการให้ห้องนิรภัยค้นหาและเก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้ ผู้ใช้ต้องมีใบอนุญาต Google Workspace และใบอนุญาตของห้องนิรภัย
| มีใบอนุญาตห้องนิรภัย | มีใบอนุญาตห้องนิรภัยเป็นส่วนเสริม |
|---|---|
|
หากต้องการข้อมูลเกี่ยวกับรุ่นที่เข้ากันได้ โปรดติดต่อฝ่ายขายของ Google |
วิธีออกใบอนุญาต
- หากรุ่นที่คุณใช้มีห้องนิรภัย ผู้ใช้ทุกคนในองค์กรจะได้รับใบอนุญาตห้องนิรภัยโดยอัตโนมัติ
- หากห้องนิรภัยมีให้ใช้ในรูปแบบใบอนุญาตเพิ่มเติม คุณก็ซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้บางรายหรือทุกรายในองค์กรได้ โดยห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายใบอนุญาตเท่านั้น ดูวิธีซื้อ Google ห้องนิรภัยได้เพิ่มเติม
- หากคุณลบผู้ใช้หรือใบอนุญาตที่ต้องใช้ ระบบอาจลบข้อมูลของทั้งสองเป็นการถาวรและจะไม่มีข้อมูลนั้นในห้องนิรภัยอีกต่อไป
การกำกับดูแลข้อมูล: เก็บรักษาและลบข้อมูล
- เก็บข้อมูลได้นานเท่าที่ต้องการ หากองค์กรของคุณจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลเอาไว้ตามเวลาที่กำหนด คุณก็กำหนดค่าห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษาข้อมูลนั้นได้ โดยข้อมูลจะยังคงอยู่ในห้องนิรภัย แม้ว่าผู้ใช้จะลบข้อมูลและล้างข้อมูลในถังขยะแล้วก็ตาม
- นำข้อมูลออกเมื่อไม่ต้องการใช้งานแล้ว หากองค์กรของคุณจำเป็นต้องลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหลังจากเวลาที่กำหนด คุณก็กำหนดค่าห้องนิรภัยให้นำข้อมูลนั้นออกจากบัญชีผู้ใช้และเริ่มลบข้อมูลออกจากระบบ Google ทั้งหมดอย่างถาวรได้
กฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยจะมีผลโดยตรงกับระบบข้อมูลในบริการของ Google ที่รองรับ เนื่องจากห้องนิรภัยไม่ใช่ที่เก็บถาวร เมื่อกฎการเก็บรักษาหมดอายุ ข้อมูลที่ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบลบที่ไม่มีการคงไว้ชั่วคราวจะเป็นไปตามกระบวนการลบตามมาตรฐาน เมื่อลบข้อมูลออกถาวรหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบก็จะกู้คืนข้อมูลนั้นไม่ได้ ดูวิธีการทำงานของการเก็บรักษาได้เพิ่มเติม
หมายเหตุ: ห้องนิรภัยจะไม่เก็บรักษาข้อมูลจนกว่าคุณจะตั้งกฎการเก็บรักษา หากยังไม่ได้ตั้งกฎ ผู้ใช้จะสามารถลบข้อมูล อีกทั้งบริการต่างๆ ก็สามารถลบข้อมูลนั้นอย่างถาวรได้ตามโปรโตคอลของบริการนั้นๆ
eDiscovery: ค้นหา ส่งออก และคงข้อมูลที่ต้องการไว้ชั่วคราว
ห้องนิรภัยช่วยให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถค้นหาข้อมูล คงข้อมูลไว้ชั่วคราว และส่งออกข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์เพิ่มเติมได้
ห้องนิรภัยรองรับขั้นตอนแรกๆ ของกระบวนการ eDiscovery ซึ่งกำหนดเอาไว้โดยรูปแบบอ้างอิงการค้นหาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Discovery Reference Model หรือ EDRM) ดังนี้
- การระบุตัวตน - คุณสามารถค้นหาข้อมูล Google Workspace ขององค์กรได้ตามบัญชีผู้ใช้ หน่วยขององค์กร วันที่ หรือคีย์เวิร์ดพร้อมทั้งแสดงตัวอย่างข้อความ ไฟล์แนบ และไฟล์ที่รองรับ บริการส่วนใหญ่รองรับการค้นหาที่ใช้โอเปอเรเตอร์บูลีน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหา
- การเก็บรักษา - หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลไว้อย่างไม่มีกําหนดเพื่อจุดประสงค์ทางกฎหมายหรือภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาอื่นๆ คุณก็คงบัญชี หน่วยขององค์กร และกลุ่มไว้ชั่วคราวได้ สําหรับอีเมลใน Gmail และข้อความในแชท คุณยังกำหนดเงื่อนไขเพื่อจํากัดการคงไว้ชั่วคราวให้กับอีเมลและข้อความที่ตรงกันได้ ดูข้อมูลการคงไว้ชั่วคราว
- การรวบรวม - หลังจากค้นหาข้อมูลแล้ว คุณจะส่งออกข้อมูลเพื่อนำไปประมวลผลและวิเคราะห์ได้ โดยการส่งออกจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้
- สำเนาข้อมูลทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา
- ข้อมูลเมตาที่คุณต้องใช้เพื่อลิงก์ข้อมูลที่ส่งออกเข้ากับผู้ใช้แต่ละรายในองค์กร
- ข้อมูลสนับสนุนที่จำเป็นต้องใช้ในการพิสูจน์ว่าข้อมูลที่ส่งออกตรงกับข้อมูลที่เก็บในเซิร์ฟเวอร์ของ Google
การส่งออกข้อมูลจะอยู่ในห้องนิรภัยเป็นเวลา 15 วัน จากนั้นระบบจะลบออกเพื่อปกป้องข้อมูลดังกล่าว ดูข้อมูลการส่งออก
การควบคุมและการตรวจสอบการเข้าถึง
คุณกำหนดได้ว่าจะให้ใครเข้าถึงห้องนิรภัยและทำสิ่งใดได้บ้าง ซึ่งวิธีนี้ช่วยให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่เข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ โปรดเปิดห้องนิรภัยให้กับหน่วยขององค์กรที่ต้องการและมอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัยให้กับหน่วยขององค์กรนั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมการเข้าถึงห้องนิรภัยและสิทธิ์ของห้องนิรภัย
ห้องนิรภัยจะมีบันทึกการตรวจสอบที่สมบูรณ์เกี่ยวกับกิจกรรมของผู้ใช้ในห้องนิรภัย ซึ่งประกอบด้วยวันและเวลาที่ผู้ใช้สร้างหรือแก้ไขกฎการเก็บรักษา ทำการค้นหา หรือส่งออกข้อมูล ทั้งนี้ บันทึกการตรวจสอบนั้นจะแก้ไขไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานการตรวจสอบ
เริ่มต้นใช้งานห้องนิรภัย
- หากองค์กรของคุณมี Google Workspace รุ่นที่ไม่มีห้องนิรภัย โปรดซื้อใบอนุญาตของห้องนิรภัย
- แจ้งให้ผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace ตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้ห้องนิรภัยและสิทธิ์ของห้องนิรภัย นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบขั้นสูงยังตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นเพื่อเริ่มเก็บรักษาข้อมูลทันทีได้อีกด้วย เราขอแนะนำให้คุณระบุข้อกำหนดด้านการกำกับดูแลข้อมูลและ eDiscovery ของคุณร่วมกับทีมกฎหมายหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร
- ผู้ใช้ห้องนิรภัยจะลงชื่อเข้าใช้และเริ่มต้นใช้งานได้ โปรดดูคู่มือเริ่มต้นฉบับย่อที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการค้นหาและการส่งออกของห้องนิรภัย
ขั้นตอนถัดไป
หากมีคำถาม โปรดดูคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Google ห้องนิรภัย
หากพบปัญหา โปรดดูปัญหาที่ทราบและติดตามการแก้ไขและฟีเจอร์ใหม่ๆ ในอัปเดตใหม่