Google Vault adalah alat eDiscovery dan tata kelola informasi untuk Google Workspace. Dengan Vault, Anda dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor data Google Workspace pengguna. Anda dapat menggunakan Vault untuk data berikut:
- Pesan Gmail
- File Google Drive
- Acara Google Kalender
- Pesan Google Chat (jika histori percakapan diaktifkan)
- Log polling, Tanya Jawab, dan rekaman serta chat terkait Google Meet
- Pesan Google Grup
- Pesan teks, pesan suara dan transkripnya, serta log panggilan Google Voice untuk Google Workspace
- Google Sites
- Pesan Hangouts klasik (jika histori percakapan diaktifkan)
Pelajari jenis data yang didukung lebih lanjut.
Persyaratan lisensi
Pengguna harus memiliki lisensi Google Workspace dan lisensi Vault agar Vault dapat menelusuri dan menyimpan data pengguna.
| Menyertakan lisensi Vault | Menyediakan lisensi add-on Vault |
|---|---|
|
Untuk mengetahui informasi tentang edisi yang kompatibel, hubungi perwakilan Penjualan Google. |
Cara kerja pemberian lisensi
- Jika Vault tersedia dalam edisi Anda, semua pengguna di organisasi akan otomatis diberi lisensi Vault.
- Jika Vault tersedia sebagai lisensi add-on, Anda dapat membeli lisensi Vault untuk beberapa atau semua pengguna di organisasi Anda. Hanya pengguna yang diberi lisensi Vault yang dicakup oleh Vault. Pelajari cara mendapatkan Google Vault lebih lanjut.
- Jika Anda menghapus pengguna atau lisensi yang diperlukan, data pengguna atau lisensi tersebut mungkin dihapus permanen dan tidak dapat dipulihkan, serta tidak lagi tersedia di Vault.
Tata kelola informasi: Menyimpan dan menghapus data
- Simpan data selama diperlukan. Jika organisasi diharuskan untuk menyimpan data selama waktu yang ditentukan, Anda dapat mengonfigurasikan Vault untuk menyimpannya. Data tetap tersedia di Vault meski pengguna menghapusnya dan mengosongkan sampah.
- Hapus data saat tidak diperlukan lagi. Jika organisasi diharuskan untuk menghapus data sensitif setelah waktu yang ditentukan, Anda dapat mengonfigurasikan Vault untuk menghapusnya dari akun pengguna dan mulai menghapusnya secara permanen dari semua sistem Google.
Aturan retensi Vault langsung diterapkan ke sistem data layanan Google yang didukung. Vault bukan tempat mengarsipkan data. Saat aturan retensi berakhir, semua data yang dihapus oleh pengguna atau admin yang tidak dibekukan tunduk pada proses penghapusan standar. Jika dihapus permanen setelah periode retensi data berakhir, data tidak dapat dipulihkan oleh pengguna atau admin. Pelajari cara kerja retensi lebih lanjut.
Catatan: Vault akan menyimpan data setelah Anda menyiapkan aturan retensi. Jika Anda belum menyiapkannya, pengguna dapat menghapus data dan layanan dapat menghapusnya secara permanen sesuai dengan protokol layanan tersebut.
eDiscovery: Menelusuri, membekukan & mengekspor data penting
Dengan Vault, pengguna yang diberi otorisasi dapat menelusuri, membekukan, dan mengekspor data untuk analisis lebih lanjut.
Vault mendukung langkah-langkah awal proses eDiscovery yang diuraikan dalam Electronic Discovery Reference Model (EDRM):
- Identifikasi—Anda dapat menelusuri data Google Workspace organisasi menurut akun pengguna, unit organisasi, tanggal, atau kata kunci serta melihat pratinjau pesan, lampiran, dan file yang didukung. Sebagian besar layanan mendukung penelusuran operator Boolean. Pelajari penelusuran lebih lanjut.
- Penyimpanan—Untuk menyimpan data tanpa batas waktu guna mematuhi kewajiban hukum atau retensi lainnya, Anda dapat membekukan akun, unit organisasi, dan grup. Untuk pesan Gmail dan chat, Anda juga dapat menetapkan ketentuan untuk membatasi pembekuan pada pesan yang cocok. Pelajari pembekuan.
- Pengumpulan—Setelah menelusuri data, Anda dapat mengekspornya untuk diproses dan dianalisis. Ekspor berisi:
- Salinan komprehensif semua data yang cocok dengan kriteria penelusuran
- Metadata yang diperlukan untuk menautkan data yang diekspor ke setiap pengguna di organisasi Anda
- Informasi pendukung yang diperlukan untuk membuktikan bahwa data yang diekspor cocok dengan data yang disimpan di server Google.
Ekspor data tersedia di Vault selama 15 hari. Setelah periode tersebut, ekspor akan dihapus untuk melindungi data tersebut. Pelajari ekspor.
Kontrol akses & pengauditan
Anda dapat mengontrol siapa saja yang dapat mengakses Vault dan tindakan yang dapat dilakukan. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa hanya pengguna yang diberi otorisasi yang memiliki akses ke data organisasi Anda. Aktifkan Vault untuk unit organisasi tertentu dan berikan peran admin dengan hak istimewa Vault ke unit organisasi tersebut. Pelajari lebih lanjut cara mengontrol akses ke Vault dan hak istimewa Vault.
Vault menyediakan log audit lengkap seputar aktivitas pengguna di Vault, termasuk waktu pengguna membuat atau mengedit aturan retensi, menjalankan penelusuran, atau mengekspor data. Log audit tidak dapat diedit. Pelajari laporan audit lebih lanjut.
Mulai menggunakan Vault
- Jika organisasi Anda memiliki edisi Google Workspace yang tidak meyertakan Vault, beli lisensi Vault.
- Minta admin super Google Workspacemenyiapkan akses pengguna Vault dan hak istimewa Vault. Admin super juga dapat menyiapkan aturan retensi default untuk langsung memulai penyimpanan data. Sebaiknya Anda bekerja sama dengan tim hukum atau kepatuhan organisasi Anda untuk menentukan tata kelola informasi dan persyaratan eDiscovery.
- Pengguna Vault dapat login dan mulai menggunakannya. Untuk mulai cepat, lihat Memulai penelusuran dan ekspor Vault.
Langkah berikutnya
Ada pertanyaan? Lihat FAQ tentang Google Vault.
Mengalami masalah? Lihat masalah umum dan cari tahu cara mengatasinya serta fitur baru di yang baru.