Was ist Google Vault?

Aufbewahrung und E-Discovery für Organisationen

Vault ist ein Google Workspace-Tool zur Informationsverwaltung und für E-Discovery. Sie können damit die folgenden Google Workspace-Daten der Nutzer aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren:

  • Gmail-Nachrichten
  • Dateien in Google Drive
  • Google Chat-Nachrichten (Verlauf aktiviert)
  • Google Meet-Aufzeichnungen und zugehörige Protokolle über Chats, Fragen und Antworten sowie Umfragen
  • Google Groups-Nachrichten
  • Google Voice für die G Suite: SMS, Mailboxnachrichten und deren Transkripte sowie Anruflisten
  • Nachrichten im klassischen Hangouts (Verlauf aktiviert)

Weitere Informationen zu unterstützten Datentypen

Erforderliche Lizenzen

Damit Sie über Vault die Daten eines Nutzers suchen und aufbewahren können, benötigen Nutzer eine Google Workspace‑ und eine Vault-Lizenz.

Vault-Lizenzen inbegriffen Vault als Add-on-Lizenz verfügbar
  • Frontline
  • G Suite Basic

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Funktionsweise der Lizenzierung

  • Wenn Vault in Ihrer Version enthalten ist, wird allen Nutzern in Ihrer Organisation automatisch eine Vault-Lizenz zugewiesen.
  • Wenn Vault als Add-on-Lizenz verfügbar ist, können Sie Vault-Lizenzen für einige oder alle Nutzer in Ihrer Organisation kaufen. In Vault sind nur Nutzer abgedeckt, denen eine Vault-Lizenz zugewiesen ist. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Vault-Lizenzen für Ihre Organisation kaufen.
  • Wenn Sie einen Nutzer oder eine erforderliche Lizenz löschen, werden seine Daten möglicherweise dauerhaft gelöscht und sind dann nicht mehr in Vault verfügbar.

Informationsverwaltung: Daten aufbewahren und löschen

  • Daten so lange wie erforderlich speichern: Wenn Ihre Organisation Daten für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren muss, können Sie Vault entsprechend konfigurieren. Die Daten bleiben in Vault verfügbar, auch wenn die Nutzer sie löschen und den Papierkorb leeren.
  • Nicht mehr benötigte Daten entfernen: Wenn Ihre Organisation sensible Daten nach einer festgelegten Zeit löschen muss, können Sie Vault so konfigurieren, dass die Daten aus den Nutzerkonten entfernt und dauerhaft aus allen Google-Systemen gelöscht werden.

Vault-Aufbewahrungsregeln werden direkt auf die Datensysteme verknüpfter Google-Dienste angewendet. Vault selbst ist kein Datenarchiv. Nach Ablauf der Aufbewahrungsregeln unterliegen die Daten den Standardverfahren zum Löschen. Wenn Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden, können sie von Nutzern oder Administratoren nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Funktionsweise der Aufbewahrung.

Hinweis: Daten werden erst dann in Vault aufbewahrt, wenn Sie Aufbewahrungsregeln eingerichtet haben. Bis dahin können Daten durch Nutzer gelöscht und in den Diensten gemäß dem jeweiligen Protokoll des Dienstes dauerhaft gelöscht werden.

E-Discovery: Relevante Daten suchen, speichern und exportieren

Autorisierte Nutzer können mit Vault Daten suchen, auf „Hold“ setzen und zur weiteren Analyse exportieren.

Vault unterstützt die ersten Schritte des vom EDRM (Electronic Discovery Reference Model) beschriebenen E-Discovery-Prozesses:

  • Identifikation: Sie können basierend auf Nutzerkonten, Organisationseinheiten, Datum oder Schlüsselbegriffen nach Google Workspace-Daten Ihrer Organisation suchen und sich Nachrichten, Anhänge und unterstützte Dateien ansehen. Bei den meisten Diensten kann mit booleschen Operatoren gesucht werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Jetzt mit den Such- und Exportfunktionen starten.
  • Aufbewahrung: Um Daten auf unbestimmte Zeit wegen rechtlicher oder anderer Aufbewahrungsverpflichtungen zu speichern, können Sie Konten, Organisationseinheiten und Gruppen auf „Hold“ setzen. Für Gmail- und Chatnachrichten können Sie auch Bedingungen festlegen, um den Hold auf passende Nachrichten zu beschränken. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Gmail-Nachrichten auf „Hold“ setzen.
  • Sammlung: Nachdem Sie Daten gesucht haben, können Sie sie zur Verarbeitung und Analyse exportieren. Exporte enthalten:
    • Eine umfassende Kopie aller Daten, die Ihren Suchkriterien entsprechen
    • Die erforderlichen Metadaten, um die exportierten Daten mit einzelnen Nutzern in Ihrer Organisation zu verknüpfen
    • Alle Informationen, um nachzuweisen, dass die exportierten Daten mit den auf den Google-Servern gespeicherten übereinstimmen

    Datenexporte sind 15 Tage lang in Vault verfügbar. Anschließend werden sie gelöscht, um die Daten zu schützen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Funktionsweise von Exporten aus Google Vault.

Zugriffssteuerung und Prüfung

Sie können steuern, wer auf Vault zugreifen und welche Aktionen durchführen darf. So sorgen Sie dafür, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Daten Ihrer Organisation haben. Sie können Vault für bestimmte Organisationseinheiten aktivieren und die Organisationseinheiten einer Administratorrolle mit Vault-Berechtigungen zuweisen. Weitere Informationen finden Sie in den Hilfeartikeln Zugriff auf Vault steuern und Vault-Berechtigungen verstehen und erteilen.

In Vault wird ein umfassendes Audit-Log zu Nutzeraktivitäten erstellt. Darin wird z. B. erfasst, wenn ein Nutzer eine Aufbewahrungsregel einrichtet oder bearbeitet, eine Suche ausführt oder Daten exportiert. Das Audit-Log kann nicht bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Audit der Nutzeraktivität in Google Vault.

Einstieg in Google Vault

  1. Wenn Ihre Organisation eine Google Workspace-Version hat, die Google Vault nicht enthält, können Sie Vault-Lizenzen kaufen.
  2. Lassen Sie den Nutzerzugriff auf Vault und die Vault-Berechtigungen von einem Google Workspace-Super Admin festlegen. Er kann auch standardmäßige Aufbewahrungsregeln einrichten, damit sofort Daten aufbewahrt werden. Wir empfehlen Ihnen, sich bezüglich der Anforderungen zu Informationssteuerung und E-Discovery an die Rechtsabteilung oder das Complianceteam Ihrer Organisation zu wenden.
  3. Vault-Nutzer können sich anmelden und loslegen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Jetzt mit den Such- und Exportfunktionen starten.

Haben Sie noch Fragen? Weitere Informationen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen zu Google Vault.

Bei Ihnen ist ein Problem aufgetreten? Hier finden Sie Informationen zu bekannten Problemen und mehr über neue Funktionen und Fehlerbehebungen erfahren Sie unter Neu bei Vault.

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