Untuk rencana tata kelola informasi, Anda dapat mengontrol berapa lama pesan aplikasi Gemini dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa beberapa pesan harus disimpan selama 7 tahun.
Untuk disimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Di halaman ini
- Informasi penting tentang aplikasi Gemini & retensi
- Awal periode retensi data
- Membuat aturan retensi aplikasi Gemini khusus
- Membuat aturan retensi aplikasi Gemini default
- Menghapus aturan retensi aplikasi Gemini
Informasi penting tentang aplikasi Gemini & retensi
Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi dan tinjau pesan aplikasi Gemini yang didukung di Vault.
Buka bagian | Ciutkan semua & ke bagian atas
Cara data dipertahankanSetelan admin—Anda dapat menggunakan setelan histori percakapan Gemini di konsol Admin untuk memutuskan apakah percakapan aplikasi Gemini akan disimpan serta berapa lama percakapan tersebut akan disimpan sebelum dihapus otomatis. Terlepas dari cara percakapan disimpan, admin dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor percakapan aplikasi Gemini dengan Vault. Untuk mengetahui detail tentang cara mengelola histori percakapan Gemini, buka Mengelola histori percakapan Gemini.
Setelan pengguna—Terlepas dari apakah tindakan atau setelan pengguna menyebabkan penghapusan percakapan aplikasi Gemini, admin dapat menyimpan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor percakapan aplikasi Gemini dengan Vault. Untuk mengetahui detail tentang cara mengelola aktivitas Aplikasi Gemini, buka Mengelola aktivitas Gemini.
Aturan retensi dan pembekuan Vault—Anda dapat menetapkan aturan retensi khusus atau default untuk menyimpan percakapan aplikasi Gemini (yang terdiri dari perintah pengguna dan respons aplikasi Gemini) selama jangka waktu tertentu atau tanpa batas. Anda juga dapat menyetel pembekuan data pengguna.
Jika aktif, aturan retensi dan pembekuan Vault akan lebih diprioritaskan daripada setelan konsol Admin (seperti setelan histori percakapan Gemini) atau setelan pengguna. Setelan konsol Admin atau setelan pengguna hanya akan menyembunyikan percakapan dari tampilan pengguna jika ada aturan retensi atau pembekuan.
- Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi, diperlukan waktu hingga 24 jam untuk menerapkan aturan tersebut. Vault tidak mempertahankan pesan aplikasi Gemini yang dihapus oleh pengguna selama periode penerapan ini.
- Saat periode cakupan retensi berakhir dan aturan ditetapkan untuk menghapus permanen pesan, diperlukan waktu beberapa jam hingga beberapa hari untuk menghapus pesan yang terpengaruh dari tampilan pengguna dan diperlukan waktu setidaknya 30 hari untuk menghapus permanen pesan yang terpengaruh dari semua sistem Google.
Untuk disimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi khusus. Untuk menyimpan semua data layanan selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.
Untuk mengetahui detailnya, buka Jenis aturan retensi.
Awal periode retensi data
Untuk aplikasi Gemini, periode retensi dimulai saat perintah atau respons terakhir dikirim atau diterima dalam percakapan Gemini. Admin dapat memilih jumlah hari setelah aktivitas terakhir percakapan Gemini (yang terdiri dari perintah dan respons) harus disimpan. Saat periode tersebut berakhir, seluruh percakapan akan dihapus permanen.
Membuat aturan retensi khusus untuk pesan aplikasi Gemini
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi
Aturan Khusus
- Untuk Layanan, pilih Aplikasi Gemini
- Di samping Cakupan, pilih unit organisasi tempat aturan retensi khusus akan diterapkan, lalu klik Lanjutkan.
- Pilih durasi pesan aplikasi Gemini dipertahankan:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
Peringatan: Saat Anda mengirimkan aturan baru, Vault akan mengizinkan aplikasi Gemini untuk langsung menghapus permanen pesan yang melebihi periode retensi data. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. - Klik Buat.
- Jika Anda menetapkan periode retensi data, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak, lalu klik Setuju.
Membuat aturan retensi default untuk pesan aplikasi Gemini
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
Jika tidak ada aturan default, baris Gemini akan menampilkan Tidak ada retensi default.
- Klik Aplikasi Gemini.
- Pilih durasi pesan aplikasi Gemini dipertahankan:
- Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
- Untuk menghapus semua pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
Peringatan: Saat Anda mengirimkan aturan baru, Vault akan mengizinkan aplikasi Gemini untuk langsung menghapus permanen pesan yang melebihi periode retensi data. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. - Klik Buat.
- Jika Anda menetapkan periode retensi data, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak, lalu klik Setuju.
Menghapus aturan retensi pesan aplikasi Gemini
- Login ke vault.google.com.
- Klik Retensi, lalu pilih Aturan Default atau Aturan Khusus.
- Untuk menghapus aturan, di Aturan khusus atau Aturan default, arahkan kursor ke aturan, lalu klik Hapus.
Peringatan: Data yang dicakup oleh aturan ini, tetapi tidak dilindungi oleh pembekuan atau aturan retensi lainnya mungkin langsung dihapus permanen.
- Untuk mengonfirmasi, klik Hapus.