Как настроить правила хранения для сообщений приложения Gemini с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией вы можете контролировать срок хранения сообщений в приложении Gemini. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить. Например, можно указать, что определенные сообщения нужно хранить в течение семи лет.

Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, возникает риск потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Содержание

• Важная информация о приложении Gemini и хранении данных
• Начало срока хранения
• Как создать специальное правило хранения для приложений Gemini
• Как создать правило хранения по умолчанию для приложений Gemini
• Как удалить правило хранения для приложения Gemini

Важная информация о приложении Gemini и хранении данных

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения приложения Gemini поддерживаются в Сейфе.

Развернуть раздел  |  Свернуть все и перейти к началу

Как хранятся данные

Настройки администратора. В консоли администратора можно задать, сохраняются ли разговоры в приложении Gemini и как долго они хранятся перед автоматическим удалением. Независимо от того, как сохраняются разговоры, администраторы могут хранить, искать и экспортировать разговоры в приложении Gemini с помощью Сейфа, а также устанавливать для них запреты на удаление. Подробнее о том, как управлять историей переписки с Gemini…

Настройки пользователя. Независимо от того, приводит ли действие или настройка пользователя к удалению разговоров в приложении Gemini, администраторы могут сохранять, блокировать, искать и экспортировать разговоры в приложении Gemini с помощью Сейфа. Подробнее о том, как управлять историей действий в Gemini…

Правила хранения и запреты на удаление в Сейфе. Вы можете задать специальные или стандартные правила хранения, чтобы сохранять разговоры в приложениях Gemini (состоящие из запросов пользователей и ответов приложений Gemini) в течение определенного периода или бессрочно. Вы также можете установить запрет на удаление данных пользователей.

Правила хранения и запреты на удаление данных Сейфа, если они активны, имеют приоритет над настройками консоли администратора (например, настройками истории чатов Gemini) или пользователя. Если действует правило хранения или запрет на удаление, любые настройки консоли администратора или пользователя будут лишь скрывать разговоры от пользователей.

Возможные задержки при использовании правил хранения

• Новые и обновленные правила хранения вступают в силу в течение 24 часов. Сейф не сохраняет сообщения из приложения Gemini, удаленные пользователями в течение этого периода.
• Если срок хранения истек, а правило предполагает удаление сообщений без возможности восстановления, то их удаление из представления пользователя может занять от нескольких часов до нескольких дней, а из всех систем Google – не менее 30 дней.

Специальные правила хранения и правила по умолчанию

Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все данные сервиса, создайте правило хранения по умолчанию.

Подробнее о типах правил хранения…

Дата начала срока хранения

В приложении Gemini срок хранения начинается, когда в чате Gemini отправляется или получается последний запрос или ответ. Администратор может выбрать, сколько дней после последнего действия нужно хранить чат Gemini (состоящий из запросов и ответов). По истечении этого срока вся переписка удаляется.

Как создать специальное правило хранения для сообщений в приложении Gemini

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ХранениеСпециальные правилаСоздать.
3. В разделе Сервис выберите Приложение GeminiПродолжить.
4. Рядом с элементом Область действия выберите организационное подразделение, к которому будет применено специальное правило хранения, и нажмите Продолжить.
5. Укажите срок хранения сообщений в приложении Gemini:
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
   Внимание! Сразу после сохранения нового правила в приложении Gemini могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
6. Нажмите Создать.
7. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите флажки и нажмите Принять.

Как создать правило хранения по умолчанию для сообщений в приложении Gemini

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.

   Если правил по умолчанию нет, в строке Gemini будет указано Нет правила хранения по умолчанию.

3. Нажмите Приложение Gemini.
4. Укажите срок хранения сообщений в приложении Gemini:
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
   Внимание! Сразу после сохранения нового правила в приложении Gemini могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
5. Нажмите Создать.
6. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите флажки и нажмите Принять.

Как удалить правило хранения сообщений приложений Gemini

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение, а затем выберите Правила по умолчанию или Специальные правила.
3. Чтобы удалить правило, в разделе Специальное правило или Правило по умолчанию наведите указатель на правило и нажмите Удалить.
   Внимание! Если данные, на которые распространяется это правило, не защищены запретами или другими правилами хранения, они могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.
4. Снова нажмите Удалить.