透過保管箱保留 Google 日曆活動

針對資訊管理計畫，您可以控管 Google 日曆活動的保留時間。只要使用資料保留規則，即可設定活動的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。舉例來說，您可以指定將部分活動保留 7 年。

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

警告：如果資料保留規則設定不當，可能導致使用者帳戶中的資料立即遭到清除，而且無法復原，因此建立或變更資料保留規則時請務必格外小心。建議您先對一小群使用者測試新規則，再將規則套用到整個機構。

本頁面提供下列資源說明：

我們「強烈建議」您先詳閱「資料保留規則的運作方式」和「保管箱支援的日曆活動」，再設定資料保留規則。

在保留範圍內：

不在保留範圍內：

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

保留期限是從活動結束後起算。

針對「全天活動」，儲存活動的日曆所在時區，會決定活動的結束時間。如果某個活動沒有設定結束時間，系統就會使用 1 小時的預設活動持續時間。

與會者的活動副本

週期性活動

系統會將 Google 日曆中的週期性活動儲存為單一活動，而非個別活動。週期性活動會在系列中的最後一次活動完成時結束，或日曆對週期性活動的限制為出現 730 次。週期性活動的保留期限屆滿時，保管箱會刪除整個系列活動。

週期性活動可以分成 2 個獨立的系列 (例如使用者將活動出現頻率從每天改成每週，並將變更套用至「這項活動和後續活動」)。如果第一套系列的保留期限已過，系統會刪除該系列。保管箱會從「這項活動」開始保留更新後的週期性活動。

登入 vault.google.com。
依序按一下「保留」「自訂規則」「建立」。
在「服務」部分，依序選取「日曆」「繼續」。
在「範圍」旁邊選取要套用自訂保留規則的機構單位，然後按一下「繼續」。
(選用) 如要永久保留規則涵蓋的訊息，請在「時間長度和動作」中按一下「無限期」，然後跳至步驟 8。
(選用) 如要在一段時間後捨棄訊息，請在「時間長度和動作」中選取「保留期限」，然後輸入天數 (介於 1 至 36,500 之間)。
選擇保留期限屆滿時的處理方式：
- 僅從主日曆中清除已刪除的活動：清除使用者刪除且不再位於垃圾桶的過期活動，使用者應不想保留這些活動。
- 清除主日曆中的所有活動：清除主日曆中所有過期的活動。
  
  警告：提交新規則後，保管箱會允許 Google 日曆立即清除超過保留期限的活動。使用者想保留的資料也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
按一下「建立」。
如果您設定了保留期限，保管箱就會詢問您是否瞭解這項規則的影響。勾選核取方塊並點選「接受」。

登入 vault.google.com。
按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
點選「日曆」圖示。
選擇活動保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選取「無限期」。
- 如要在一段時間後捨棄所有訊息，請選取「保留期限」，並輸入保留天數 (介於 1 至 36,500 之間)。
如果您在步驟 4 中選取「保留期限」，請選擇要在保留期限屆滿後清除哪些活動：
- 僅從主日曆中清除已刪除的活動：這個選項會清除所有已刪除的過期活動。使用者將無法再存取及保留這些活動。
- 清除主日曆中的所有活動：清除主日曆中所有過期的活動。
  
  警告：提交新規則後，保管箱會允許 Google 日曆立即清除超過保留期限的活動。使用者想保留的資料也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
按一下「儲存」。
保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的影響。勾選核取方塊並點選「接受」。

登入 vault.google.com。
按一下「保留」，然後選取「預設規則」或「自訂規則」。
選擇所需選項。如何刪除規則：
- 自訂規則：將滑鼠游標移至規則，然後按一下「刪除」。
- 預設規則：將滑鼠游標移至「日曆」，然後按一下「刪除」。
  
  警告：適用這項規則，但未受到訴訟保留或其他保留規則保護的資料，可能會立即遭到清除。
按一下「刪除」即可確認操作。

我們應如何改進呢？