เมื่อใช้แผนการกำกับดูแลข้อมูล คุณสามารถควบคุมระยะเวลาเก็บรักษากิจกรรมใน Google ปฏิทินได้ โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บกิจกรรมไว้ และจะลบกิจกรรมดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน เช่น คุณอาจกำหนดได้ว่าควรเก็บกิจกรรมบางรายการไว้เป็นเวลา 7 ปี
หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสำหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
ในหน้านี้
- ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับปฏิทินและการเก็บรักษา
- เกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษา
- สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองของปฏิทิน
- สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นในปฏิทิน
- ลบกฎการเก็บรักษาของปฏิทิน
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับปฏิทินและการเก็บรักษา
ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบกิจกรรมในปฏิทินที่รองรับในห้องนิรภัย
เปิดส่วน | ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด
ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้ข้อมูลที่ครอบคลุม ได้แก่
- กิจกรรมในปฏิทินหลัก
- กิจกรรมลางาน
- การนัดหมายที่จองไว้
- เวลาที่ต้องการสมาธิ
ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุม ได้แก่
- กิจกรรมในปฏิทินรอง เช่น ปฏิทินวันหยุดหรือปฏิทินกลุ่ม
- งาน
- สถานที่ทำงาน
- การนัดหมายที่ไม่ได้จองไว้
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อกิจกรรมในปฏิทินที่รองรับในห้องนิรภัย
- เมื่อคุณสร้างหรืออัปเดตกฎการเก็บรักษา ระบบอาจใช้เวลานานถึง 24 ชั่วโมงในการนำกฎมาใช้งาน ห้องนิรภัยจะไม่เก็บกิจกรรมที่ผู้ใช้ลบออกระหว่างระยะเวลาการนำไปใช้ครั้งนี้
- เมื่อพ้นระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษาและมีการตั้งค่ากฎให้ลบกิจกรรมออกอย่างถาวร ระบบอาจใช้เวลานานถึง 30 วันในการนำกิจกรรมที่ได้รับผลกระทบออก
หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อประเภทของกฎการเก็บรักษา
เกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษา
เวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษา
ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลง
สำหรับกิจกรรมที่จัดขึ้นทั้งวัน เขตเวลาของปฏิทินที่เก็บข้อมูลกิจกรรมไว้จะเป็นตัวกำหนดว่ากิจกรรมจะสิ้นสุดลงเมื่อใด หากตั้งค่ากิจกรรมโดยไม่มีเวลาสิ้นสุด ระบบจะใช้ระยะเวลากิจกรรมเริ่มต้น 1 ชั่วโมง
ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติมสำหรับระยะเวลาเก็บรักษา
สำเนาของผู้เข้าร่วมกิจกรรม
- หากมีการลบสำเนาของกิจกรรมจากผู้จัด (ด้วยตนเองหรือเนื่องจากกฎการเก็บรักษา) ระบบจะลบสำเนาผู้เข้าร่วมออกด้วย และจะไม่แสดงในถังขยะ
- เมื่อมีการลบสำเนาของผู้เข้าร่วมในกิจกรรม (ด้วยตนเองหรือเนื่องจากกฎการเก็บรักษา) ผู้จัดจะได้รับสถานะการตอบกลับเป็นถูกปฏิเสธหากผู้จัดอยู่ในองค์กรของคุณ หากผู้จัดอยู่นอกองค์กร ก็จะไม่ได้รับการตอบกลับ
กิจกรรมที่เกิดซ้ำ
ระบบจะจัดเก็บกิจกรรมที่เกิดซ้ำในปฏิทินเป็นกิจกรรมเดียว ไม่ใช่กิจกรรมแยกกัน กิจกรรมที่เกิดซ้ำจะสิ้นสุดเมื่อกิจกรรมสุดท้ายของชุดกิจกรรมนั้นๆ เสร็จสิ้นแล้ว หรือเมื่อถึงขีดจำกัดของกิจกรรมของปฏิทินซึ่งอยู่ที่ 730 ครีั้ง เมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษาของกิจกรรมที่เกิดซ้ำ ห้องนิรภัยจะลบชุดกิจกรรมออกทั้งหมด
กิจกรรมที่เกิดซ้ำสามารถแบ่งออกเป็น 2 ชุดแยกกัน (เช่น เมื่อผู้ใช้เปลี่ยนการเกิดซ้ำของกิจกรรมจากแบบรายวันเป็นรายสัปดาห์และใช้การเปลี่ยนแปลงกับกิจกรรมนี้และกิจกรรมหลังจากนี้) หากชุดแรกผ่านวันที่เก็บรักษาไปแล้ว ระบบจะลบชุดนั้นออก ห้องนิรภัยจะเก็บรักษากิจกรรมที่เกิดซ้ำที่อัปเดตแล้วโดยเริ่มจากกิจกรรมนี้
สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองของปฏิทิน
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา
กฎที่กำหนดเอง
- สำหรับส่วนบริการ ให้เลือกปฏิทิน
- ข้างขอบเขต ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่จะนำกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองไปใช้ แล้วคลิกต่อไป
- (ไม่บังคับ) หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ภายใต้กฎไว้อย่างถาวรในส่วนระยะเวลาและการดำเนินการ ให้คลิกไม่จำกัด จากนั้นเลื่อนไปยังขั้นตอนที่ 8
- (ไม่บังคับ) หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านช่วงเวลาที่กำหนดไว้ ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาในส่วนระยะเวลาและการดำเนินการ แล้วป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 วัน
- เลือกสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อระยะเวลาเก็บรักษาสิ้นสุดลง
- ลบเฉพาะกิจกรรมที่ถูกลบออกจากปฏิทินหลักอย่างถาวร - ลบกิจกรรมที่หมดอายุที่ผู้ใช้ลบและไม่ได้อยู่ในถังขยะแล้ว เนื่องจากผู้ใช้ไม่ได้ต้องการเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้อยู่แล้ว
- ลบกิจกรรมทั้งหมดจากปฏิทินหลักอย่างถาวร - ลบกิจกรรมที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกจากปฏิทินหลักอย่างถาวร
คำเตือน: เมื่อส่งกฎใหม่ ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ปฏิทินลบกิจกรรมที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว
- คลิกสร้าง
- หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ เลือกช่องแล้วคลิกยอมรับ
สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นในปฏิทิน
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
- คลิกปฏิทิน
- เลือกระยะเวลาเก็บกิจกรรม
- หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
- หากต้องการทิ้งข้อความทั้งหมดหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
- หากเลือกระยะเวลาเก็บรักษาในขั้นตอนที่ 4 ให้เลือกเหตุการณ์ที่จะลบถาวรหลังจากระยะเวลาเก็บรักษาสิ้นสุดลง
- ลบถาวรเฉพาะกิจกรรมที่ถูกลบออกจากปฏิทินหลัก - ตัวเลือกนี้จะลบกิจกรรมที่หมดอายุซึ่งถูกลบไปแล้วอย่างถาวร ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวและไม่ต้องการจัดเก็บรายการนั้นๆ
- ลบกิจกรรมทั้งหมดจากปฏิทินหลักอย่างถาวร - ลบกิจกรรมที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกจากปฏิทินหลักอย่างถาวร
คำเตือน: เมื่อส่งกฎใหม่ ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ปฏิทินลบกิจกรรมที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว
- คลิกบันทึก
- ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ เลือกช่องแล้วคลิกยอมรับ
ลบกฎการเก็บรักษาของปฏิทิน
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา แล้วเลือกกฎเริ่มต้นหรือกฎที่กำหนดเอง
- เลือกตัวเลือก วิธีลบกฎ
- กฎที่กำหนดเอง - ชี้ไปที่กฎแล้วคลิกลบ
- กฎเริ่มต้น - ชี้ไปที่ปฏิทิน
แล้วคลิกลบ
คำเตือน: ข้อมูลที่ครอบคลุมโดยกฎนี้แต่ไม่ได้รับการปกป้องจากการคงไว้ชั่วคราวหรือกฎการเก็บรักษาอื่นๆ อาจถูกลบถาวรทันที
- คลิกลบเพื่อยืนยัน