I din plan för informationsstyrning kan du styra hur länge Google Kalender-händelser lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge meddelanden ska lagras och när de ska raderas, om detta är aktuellt. Du kan till exempel ange att vissa händelser ska sparas i sju år.
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Skapa en standardlagringsregel om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid.
På den här sidan
- Viktig information om Kalender och lagring
- Om lagringsperioder
- Skapa en anpassad lagringsregel för Kalender
- Skapa en standardlagringsregel för Kalender
- Radera en lagringsregel för Kalender
Viktig information om Kalender och lagring
Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom Kalenderhändelser som stöds i Arkiv.
Öppna avsnitt | Komprimera alla och gå högst upp
Vilken data lagrasOmfattas:
- Primära kalenderhändelser
- Frånvarandehändelser
- Bokade tider
- Fokustid
Följande omfattas inte:
- Sekundära kalenderhändelser, till exempel semester- eller gruppkalendrar
- Tasks
- Arbetsplats
- Obokade möten
Mer information finns i Kalenderhändelser som stöds i Arkiv.
- När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. I Arkiv lagras inte händelser som har tagits bort av användare under denna spridningsperiod.
- När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att radera händelser permanent kan det ta upp till 30 dagar innan berörda händelser tas bort.
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Skapa en standardlagringsregel om du vill behålla all tjänstdata under en viss tid.
Mer information finns i Typer av lagringsregler.
Om lagringsperioder
Start för lagringsperiod
Lagringsperioden börjar när händelsen är slut.
För heldagshändelser avgör tidszonen för kalendern där händelsen lagras när händelsen slutar. Om du skapar en händelse utan sluttid använder systemet standardvaraktigheten för händelser på en timme.
Ytterligare överväganden för lagringsperioder
Deltagares kopior av händelser
- Om organisatörens kopia av en händelse raderas (manuellt eller på grund av en lagringsregel) raderas även deltagarkopian och är inte synlig i papperskorgen.
- När en deltagarkopia av en händelse raderas (exempelvis eftersom en lagringsregel har löpt ut) får organisatören svarsstatusen Avvisat.
Återkommande händelser
Återkommande händelser i Kalender lagras som en händelse, inte separata händelser. Slutet på en återkommande händelse sker när den sista förekomsten i serien har slutförts eller vid kalendergränsen på 730 förekomster.När lagringsperioden för den återkommande händelsen löper ut raderas hela händelseserien i Arkiv.
En återkommande händelse kan delas upp i två oberoende serier (till exempel när en användare ändrar en händelse från en dag till en vecka och tillämpar ändringen på Denna och efterföljande händelser). Om den första serien redan har passerat lagringsperioden raderas den. I Arkiv lagras den uppdaterade återkommande händelsen från och med Den här händelsen.
Skapa en anpassad lagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring
Anpassade regler
- För Tjänst väljer du Kalender
- Bredvid Omfattning väljer du en organisationsenhet som den anpassade lagringsregeln ska gälla för och klickar på Fortsätt.
- (Valfritt) Om du vill behålla meddelanden som omfattas av regeln permanent klickar du på På obestämd tid för Varaktighet och åtgärd och går sedan till steg 8.
- (Valfritt) Om du vill ignorera meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod för Varaktighet och åtgärd och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Välj vad som ska hända när lagringsperioden löper ut:
- Rensa enbart borttagna händelser från primära kalendrar – raderar händelser som har löpt ut som har raderats av användarna och inte längre finns i papperskorgen. Användarna förväntar sig inte att behålla dem.
- Rensa alla händelser från primära kalendrar – raderar alla händelser som har löpt ut från primära kalendrar permanent.
Varning! När du skickar en ny regel gör Arkiv det möjligt för Kalender att omedelbart radera händelser som överskrider lagringsperioden. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
- Klicka på Skapa.
- Om du anger en lagringsperiod uppmanas du i Arkiv att bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn.
Skapa en standardlagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
- Klicka på Kalender
.
- Välj hur länge händelser ska sparas:
- Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
- Om du vill ignorera alla meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Om du valde Lagringsperiod i steg 4 väljer du vilka händelser som ska raderas permanent när lagringsperioden löper ut:
- Radera enbart borttagna händelser från primära kalendrar – det här alternativet raderar permanent händelser som har löpt ut som redan har tagits bort. Användarna har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem.
- Rensa alla händelser från primära kalendrar – raderar alla händelser som har löpt ut från primära kalendrar permanent.
Varning! När du skickar en ny regel gör Arkiv det möjligt för Kalender att omedelbart radera händelser som överskrider lagringsperioden. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.
- Klicka på Spara.
- Du ombeds bekräfta att du förstår följderna av regeln. Markera rutorna och klicka på Godkänn.
Radera en lagringsregel för Kalender
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Kvarhållning och välj Standardregler eller Anpassade regler.
- Välj ett alternativ. Så här tar du bort en regel:
- Anpassad regel – peka på regeln och klicka på Radera.
- Standardregel – peka på Kalender Varning! Data som omfattas av denna regel men inte skyddas av spärrar eller andra lagringsregler kan rensas bort direkt och permanent.
- Klicka på Radera för att bekräfta.