Przechowywanie wydarzeń z Kalendarza Google przy użyciu Vault

Na potrzeby planu zarządzania informacjami możesz określić, jak długo wydarzenia w Kalendarzu Google mają być przechowywane. Reguły przechowywania pozwalają określić, jak długo wydarzenia mają być przechowywane oraz kiedy (i czy w ogóle) powinny zostać usunięte. Możesz na przykład wskazać, że niektóre wydarzenia powinny być przechowywane przez 7 lat

Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Ustaw domyślną regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane każdej usługi dla wszystkich kont z licencjami.

OSTRZEŻENIE: nieprawidłowo skonfigurowana reguła przechowywania może spowodować natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie danych z kont użytkowników. Zachowaj ostrożność podczas tworzenia i zmieniania tych reguł. Przed wprowadzeniem nowych reguł w całej organizacji zalecamy przetestowanie ich na małej grupie użytkowników.

Informacje dostępne na tej stronie

• Ważne informacje na temat Kalendarza i przechowywania
• Informacje o okresach przechowywania
• Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza
• Tworzenie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza
• Usuwanie reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza

Ważne informacje na temat Kalendarza i przechowywania

Zanim ustawisz reguły przechowywania, zdecydowanie zalecamy zapoznanie się ze sposobem działania przechowywania i przejrzenie wydarzeń z kalendarza obsługiwanych przez Vault.

Otwórz sekcję  |  Zwiń wszystko i przejdź na górę strony

Jakie dane są przechowywane

Obsługiwane:

• wydarzenia w kalendarzu głównym;
• wydarzenia poza biurem;
• zarezerwowane terminy;
• czas skupienia.

Nieobsługiwane:

• wydarzenia w kalendarzach pomocniczych, takich jak kalendarze świąt lub kalendarze grupowe;
• lista zadań;
• lokalizacja miejsca pracy;
• niezarezerwowane spotkania.

Więcej informacji znajdziesz w artykule Wydarzenia w kalendarzu obsługiwane w Vault.

Potencjalne opóźnienia dotyczące reguł przechowywania

• Gdy utworzysz lub zaktualizujesz regułę przechowywania, na jej rozpowszechnienie mogą być potrzebne nawet 24 godziny. Vault nie przechowuje wydarzeń usuniętych przez użytkowników w tym okresie.
• Gdy okres przechowywania dobiegnie końca, a reguła zostanie ustawiona na trwałe usuwanie zdarzeń, usunięcie odpowiednich zdarzeń może potrwać do 30 dni.

Niestandardowe i domyślne reguły przechowywania

Ustaw niestandardową regułę przechowywania, aby przez ustalony czas przechowywać dane spełniające określone warunki. Jeśli chcesz przechowywać wszystkie dane usługi przez określony czas, utwórz domyślną regułę przechowywania.

Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Typy reguł przechowywania.

Informacje o okresach przechowywania

Początek okresu przechowywania

Okres przechowywania rozpoczyna się po zakończeniu wydarzenia.

W przypadku wydarzeń całodniowych o zakończeniu wydarzenia decyduje strefa czasowa kalendarza, w którym jest ono zapisane. Jeśli wydarzenie jest skonfigurowane bez godziny zakończenia, system używa domyślnego czasu trwania wydarzenia, który wynosi 1 godzinę.

Dodatkowe uwagi na temat okresów przechowywania

Kopie wydarzeń dla uczestników

• Jeśli kopia wydarzenia dla organizatora zostanie usunięta (ręcznie lub w wyniku działania reguły przechowywania), kopia dla uczestnika również zostanie usunięta i nie będzie widoczna w koszu.
• Gdy zostanie usunięta kopia wydarzenia dla uczestnika (na przykład z powodu wygaśnięcia reguły przechowywania), organizator otrzyma stan odpowiedzi Odrzucono.

Wydarzenia cykliczne

Wydarzenia cykliczne są w Kalendarzu przechowywane jako jedno wydarzenie, a nie jako osobne wydarzenia. Zakończenie wydarzenia cyklicznego następuje po zakończeniu ostatniego wystąpienia w serii lub po osiągnięciu limitu 730 wystąpień w Kalendarzu. Po wygaśnięciu okresu przechowywania wydarzenia cyklicznego Vault usuwa całą serię wydarzeń.

Wydarzenie cykliczne można podzielić na 2 niezależne serie (np. gdy użytkownik zmieni częstotliwość wydarzenia z codziennej na cotygodniową i zastosuje zmianę w polu To wydarzenie i kolejne wydarzenia). Jeśli minęła już data przechowywania pierwszej serii, zostanie ona usunięta. Vault przechowuje zaktualizowane wydarzenie cykliczne, zaczynając od Tego wydarzenia.

Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie Reguły niestandardowe Utwórz.
3. W przypadku opcji Usługa wybierz Kalendarz Dalej.
4. Obok opcji Zakres wybierz jednostkę organizacyjną, do której będzie miała zastosowanie niestandardowa reguła przechowywania, i kliknij Dalej.
5. (Opcjonalnie) Aby trwale przechowywać wiadomości objęte regułą, w polu Czas trwania i czynność kliknij Bez ograniczeń czasowych, a potem przejdź do kroku 8.
6. (Opcjonalnie) Aby odrzucić wiadomości po upływie określonego czasu, w polu Czas trwania i czynność wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
7. Wybierz, co ma się stać po zakończeniu okresu przechowywania:
   • Usuń trwale tylko usunięte wydarzenia z kalendarzy głównych – trwale usuwa wydarzenia, których okres przechowywania wygasł oraz które zostały usunięte przez użytkowników i nie znajdują się już w koszu. Użytkownicy nie chcą ich zachować.
   • Usuń trwale wszystkie wydarzenia z kalendarzy głównych – trwale usuwa wszystkie wygasłe wydarzenia z kalendarzy głównych.
     Ostrzeżenie: po przesłaniu nowej reguły Vault zezwala Kalendarzowi na natychmiastowe trwałe usunięcie wydarzeń, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
8. Kliknij Utwórz.
9. Jeśli ustawisz okres przechowywania, Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Zaakceptuj.

Tworzenie domyślnej reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij Przechowywanie. Otworzy się lista reguł domyślnych.
3. Kliknij Kalendarz .
4. Wybierz czas przechowywania wydarzeń:
   • Aby trwale przechowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
   • Aby odrzucić wszystkie wiadomości po upływie określonego czasu, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500.
5. Jeśli w kroku 4 wybierzesz Okres przechowywania, określ, które zdarzenia mają zostać trwale usunięte po zakończeniu okresu przechowywania:
   • Usuń trwale tylko usunięte wydarzenia z kalendarzy głównych – ta opcja powoduje trwałe usunięcie wydarzeń, których okres przechowywania wygasł i które już zostały usunięte. Użytkownicy nie mają do nich dostępu i nie chcą ich zachować.
   • Usuń trwale wszystkie wydarzenia z kalendarzy głównych – trwale usuwa wszystkie wygasłe wydarzenia z kalendarzy głównych.
     Ostrzeżenie: po przesłaniu nowej reguły Vault zezwala Kalendarzowi na natychmiastowe trwałe usunięcie wydarzeń, które przekroczyły okres przechowywania. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
6. Kliknij Zapisz.
7. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie reguły. Zaznacz pola i kliknij Zaakceptuj.

Usuwanie reguły przechowywania dotyczącej Kalendarza

1. Zaloguj się na vault.google.com.
2. Kliknij kolejno Przechowywanie i Reguły domyślne lub Reguły niestandardowe.
3. Wybierz odpowiednią opcję. Aby usunąć regułę:
   • Reguła niestandardowa – wskaż regułę i kliknij Usuń.
   • Reguła domyślna – najedź kursorem na Kalendarz i kliknij Usuń.
     Ostrzeżenie: dane, które są objęte tą regułą, ale nie są chronione przez blokady ani inne reguły przechowywania, mogą zostać natychmiast trwale usunięte.
4. Aby potwierdzić, kliknij Usuń.