Voor uw informatiebeheerplan kunt u bepalen hoelang Google Agenda-afspraken worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang afspraken moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing). U kunt bijvoorbeeld aangeven dat sommige gebeurtenissen 7 jaar moeten worden bewaard.
Als u gegevens wilt bewaren die voldoen aan met specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens van alle accounts met een licentie voor een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.
Op deze pagina
- Belangrijke informatie over Agenda en bewaring
- Over bewaarperioden
- Een aangepaste bewaarregel voor Agenda maken
- Een standaard bewaarregel voor Agenda maken
- Een bewaarregel voor Agenda verwijderen
Belangrijke informatie over Agenda en bewaring
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te bekijken welke Agenda-afspraken worden ondersteund in Vault.
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Welke gegevens worden bewaardGedekt:
- Primaire agenda-afspraken
- Afwezigheidsafspraken
- Geboekte afspraken
- Tijd om te focussen
Niet gedekt:
- Secundaire agenda-afspraken, zoals feestdagen- of groepsagenda's
- Tasks
- Werklocatie
- Niet-geboekte afspraken
Zie Agenda-afspraken die worden ondersteund in Vault voor meer informatie.
- Als u een bewaarregel maakt of updatet, kan het 24 uur duren voordat de regel wordt doorgevoerd. Vault bewaart geen afspraken die tijdens deze overgangsperiode door gebruikers worden verwijderd.
- Als de bewaarperiode van een regel voorbij is en de regel zo is ingesteld dat afspraken definitief worden verwijderd, kan het 30 dagen duren voordat de betreffende afspraken zijn verwijderd.
Als u gegevens wilt bewaren die voldoen aan met specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd, maakt u een aangepaste bewaarregel. Als u alle servicegegevens gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, maakt u een standaard bewaarregel.
Ga naar Typen bewaarregels voor meer informatie.
Over bewaarperioden
Start bewaarperiode
De bewaarperiode begint als de afspraak is afgelopen.
Voor afspraken die de hele dag duren, bepaalt de tijdzone van de agenda waarin de afspraak wordt opgeslagen, wanneer de afspraak eindigt. Als je een afspraak instelt zonder eindtijd, gebruikt het systeem de standaard afspraakduur van 1 uur.
Aanvullende overwegingen voor bewaarperioden
Deelnemerexemplaren van afspraken
- Als de afspraak bij de organisator wordt verwijderd (handmatig of vanwege een bewaarregel), wordt de afspraak bij deelnemers ook verwijderd en is deze niet zichtbaar in de prullenbak.
- Als een kopie van een deelnemer van een afspraak wordt verwijderd (handmatig of vanwege een bewaarregel), krijgt de organisator de reactiestatus Geweigerd als deze zich binnen uw organisatie bevindt. Als de organisator zich buiten uw organisatie bevindt, krijgt deze geen reactie.
Terugkerende afspraken
Terugkerende afspraken in Agenda worden opgeslagen als 1 afspraak in plaats van als afzonderlijke afspraken. Een terugkerende afspraak eindigt als de laatste instantie in de reeks is geëindigd of als de limiet van 730 instanties is bereikt. Als de bewaarperiode van de terugkerende afspraak verloopt, verwijdert Vault de hele reeks afspraken.
Een terugkerende afspraak kan worden opgesplitst in 2 onafhankelijke reeksen (bijvoorbeeld als een gebruiker een afspraakinstantie wijzigt van dagelijks in wekelijks en de wijziging toepast op Deze en volgende afspraken). Als de bewaarperiode van de 1e serie al is verstreken, wordt deze 1e serie verwijderd. Vault bewaart de geüpdatete terugkerende afspraak vanaf Deze afspraak.
Een aangepaste bewaarregel voor Agenda maken
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels
- Selecteer bij Service de optie Agenda
- Selecteer naast Bereik een organisatie-eenheid waarop de aangepaste bewaarregel van toepassing is en klik op Doorgaan.
- (Optioneel) Als u berichten die onder de regel vallen permanent wilt bewaren, klikt u bij Duur en actie op Onbepaalde tijd en gaat u verder met stap 8.
- (Optioneel) Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u bij Duur en actie de optie Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Kies wat er gebeurt als de bewaarperiode voorbij is:
- Alleen verwijderde afspraken definitief verwijderen uit primaire agenda's: Hiermee worden verlopen afspraken die zijn verwijderd door gebruikers en niet meer in de prullenbak staan definitief verwijderd. Gebruikers willen ze niet bewaren.
- Alle afspraken definitief verwijderen uit primaire agenda's: Hiermee worden alle verlopen afspraken definitief verwijderd uit primaire agenda's.
Waarschuwing: Als u een nieuwe regel indient, staat Vault toe dat Agenda afspraken die buiten de bewaarperiode vallen onmiddellijk definitief verwijdert. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
- Klik op Maken.
- Als u een bewaarperiode instelt, vraagt Vault u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren.
Een standaard bewaarregel voor Agenda maken
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
- Klik op Agenda
.
- Kies hoelang afspraken bewaard moeten blijven:
- Selecteer Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u alle berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u bij stap 4 Bewaarperiode heeft geselecteerd, kiest u welke gebeurtenissen definitief moeten worden verwijderd nadat de bewaarperiode is afgelopen:
- Alleen verwijderde afspraken definitief verwijderen uit primaire agenda's: Met deze optie worden verlopen afspraken die al zijn verwijderd definitief verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren.
- Alle afspraken definitief verwijderen uit primaire agenda's: Hiermee worden alle verlopen afspraken definitief verwijderd uit primaire agenda's.
Waarschuwing: Als u een nieuwe regel indient, staat Vault toe dat Agenda afspraken die buiten de bewaarperiode vallen onmiddellijk definitief verwijdert. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
- Klik op Opslaan.
- Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren.
Een bewaarregel voor Agenda verwijderen
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren en selecteer vervolgens Standaardregels of Aangepaste regels.
- Kies een optie. Zo verwijdert u een regel:
- Aangepaste regel: Plaats de muisaanwijzer op de regel en klik op Verwijderen.
- Standaardregel: Plaats de muisaanwijzer op Agenda Waarschuwing: Gegevens die onder deze regel vallen, maar niet worden beschermd door bewaarplichten of andere bewaarregels, kunnen onmiddellijk definitief verwijderd worden.
- Klik op Verwijderen om te bevestigen.