情報ガバナンス計画では、Google カレンダーの予定の保持期間を管理できます。保持ルールを使用すると、予定をいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。たとえば、一部の予定を 7 年間保持するように設定できます。
特定の条件に合致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。ライセンスを付与されたすべてのアカウントのすべてのサービスデータを一定期間にわたって保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。
目次
カレンダーと保持に関する重要なお知らせ
保持ルールを設定する前に、保持の仕組みと Vault でサポートされるカレンダーの予定をお読みになることを強くおすすめします。
保持されるデータ対象:
- メインのカレンダーの予定
- 不在の予定
- 予約済みの予定
- サイレント モード
対象外:
- 予備カレンダーの予定（休日のカレンダーやグループ カレンダーなど）
- タスク
- 勤務場所
- 未予約の予約
詳しくは、Vault でサポートされるカレンダーの予定をご覧ください。
- 保持ルールを作成または更新する際、そのルールが反映されるまでには最長で 24 時間かかることがあります。Vault では、この反映期間中にユーザーが削除した予定は保持されません。
- 保持期間が終了し、予定をパージするようにルールが設定されていても、影響を受ける予定が削除されるまで最長で 30 日ほどかかることがあります。
特定の条件に合致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。サービスの全データを一定期間保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。
詳しくは、保持ルールの種類をご覧ください。
保持期間について
保持期間の開始日
保持期間は予定が終了した時点から開始します。
終日の予定の場合は、その予定を保存したカレンダーのタイムゾーンによって予定の終了時刻が異なります。予定に終了時間が設定されていない場合は、デフォルトの予定期間である 1 時間が使用されます。
保持期間に関するその他の考慮事項
予定の参加者用コピー
- 予定の主催者用コピーが（手動または保持ルールによって）削除されると、参加者用のコピーも削除され、ゴミ箱には表示されなくなります。
- 予定の参加者のコピーが（手動または保持ルールによって）削除されると、主催者には [不承認] の応答ステータスが届きます（組織内の参加者の場合）。主催者が組織外のユーザーである場合は、応答は届きません。
定期的な予定
カレンダーの定期的な予定は、個別の予定ではなく、1 つの予定として保存されます。定期的な予定は、一連の定期的な予定の最後の予定が完了した時点、またはカレンダーの上限である 730 回に達した時点で終了します。 定期的な予定の保持期間が終了すると、一連の予定がすべて削除されます。
定期的な予定を 2 つの連続した予定に分割できます（たとえば、ユーザーが予定の頻度を毎日から毎週に変更し、[これ以降の予定] に変更を適用する場合など）。最初の連続した予定がすでに保持期限日を過ぎている場合、そのシリーズは削除されます。Vault では、[この予定] 以降の更新された定期的な予定が保持されます。
カレンダーのカスタム保持ルールを作成する
- vault.google.com にログインします。
- [保持]
[カスタムルール]
- [サービス] で [カレンダー]
- [範囲] の横で、カスタム保持ルールを適用する組織部門を選択し、[続行] をクリックします。
- （省略可）ルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期間と操作] で [期限なし] をクリックし、手順 8 に進みます。
- （省略可）一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[期間と操作] で [保持期間] を選択し、1～36,500 の範囲で日数を入力します。
- 保持期間が終了したときの動作を選択します。
- メイン カレンダーから削除された予定のみをパージする - 期限切れの予定のうち、ユーザーによって削除され、ゴミ箱からもなくなっている予定をパージします。ユーザーはそれらを保持することを希望していません。
- メイン カレンダーからすべての予定をパージする - 期限切れのすべての予定をメイン カレンダーからパージします。
警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎている予定のパージがカレンダーで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
- [作成] をクリックします。
- 保持期間を設定した場合、ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。
カレンダーのデフォルトの保持ルールを作成する
- vault.google.com にログインします。
- [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
- [
] をクリックします。
- 予定の保持期間を選択します。
- このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間が経過したメッセージをすべて破棄するには、[保持期間] を選択し、1～36,500 の範囲で日数を入力します。
- 手順 4 で [保持期間] を選択した場合は、保持期間の終了後にパージするイベントを選択します。
- メイン カレンダーから削除済みの予定のみをパージする - このオプションを選択すると、削除済みの予定のうち、保持期間を過ぎたものがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。
- メイン カレンダーからすべての予定をパージする - 期限切れのすべての予定をメイン カレンダーからパージします。
警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎている予定のパージがカレンダーで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
- [保存] をクリックします。
- ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。
カレンダーの保持ルールを削除する
- vault.google.com にログインします。
- [保持] をクリックし、[デフォルト ルール] または [カスタムルール] を選択します。
- オプションを選択します。ルールを削除するには、以下の操作を行います。
- カスタムルール - ルールにカーソルを合わせて [削除] をクリックします。
- デフォルトのルール - カレンダー アイコン 警告: このルールの対象であっても、記録保持（リティゲーション ホールド）やその他の保持ルールで保護されていないデータは、直ちにパージされる可能性があります。
- [削除] をクリックして確定します。