Pour votre plan de gouvernance des informations, vous pouvez contrôler la durée de conservation des événements Google Agenda. Contrôlez la durée de conservation des événements et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation. Vous pouvez par exemple spécifier que certains événements doivent être conservés pendant sept ans.
Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant un certain temps, créez une règle de conservation par défaut.
Sur cette page
- Informations importantes concernant Agenda et la conservation
- À propos des durées de conservation
- Créer une règle de conservation personnalisée pour Agenda
- Créer une règle de conservation par défaut pour Agenda
- Supprimer une règle de conservation Agenda
Informations importantes concernant Agenda et la conservation
Avant de définir des règles de conservation, nous vous recommandons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des événements d'agenda compatibles avec Vault.
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Quelles données sont conservées ?Compris :
- Événements de l'agenda principal
- Absences du bureau
- Rendez-vous pris
- Moment de concentration
Non compris :
- Événements d'agenda secondaire, tels que les agendas des jours fériés ou les agendas de groupe
- Tasks
- Lieu de travail
- Rendez-vous non réservés
Pour en savoir plus, consultez Événements d'agenda compatibles avec Vault.
- Lorsque vous créez ou modifiez une règle de conservation, un délai maximum de 24 heures peut être nécessaire avant qu'elle ne s'applique. Vault ne conserve pas les événements supprimés par les utilisateurs au cours de cette période de propagation.
- Si la règle prévoit de supprimer définitivement les événements, cette opération peut prendre jusqu'à 30 jours après l'expiration de la période de conservation.
Pour conserver les données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données d'un service pendant un certain temps, créez une règle de conservation par défaut.
Pour en savoir plus, consultez Types de règles de conservation.
À propos des durées de conservation
Début de la durée de conservation
La période de conservation commence à la fin de l'événement.
Pour les événements d'une journée entière, le fuseau horaire de l'agenda qui les stocke détermine l'heure de fin de l'événement. Si un événement est configuré sans heure de fin, le système utilise la durée par défaut d'une heure.
Points à prendre en compte pour les durées de conservation
Copies des événements pour les participants
- Si la copie organisateur d'un événement est supprimée (manuellement ou en raison d'une règle de conservation), la copie participant est également supprimée et n'est pas visible dans la corbeille.
- Lorsque la copie participant d'un événement est supprimée (parce qu'une règle de conservation a expiré, par exemple), l'organisateur reçoit un état de réponse Refusé.
Événements périodiques
Dans Agenda, les événements périodiques sont stockés comme un seul événement, et non comme des événements distincts. La fin d'un événement périodique correspond à la fin de la dernière occurrence de la série ou lorsque la limite de 730 occurrences d'Agenda est atteinte. Lorsque la période de conservation d'un événement périodique expire, Vault supprime toute la série d'événements.
Un événement périodique peut être divisé en deux séries indépendantes (par exemple, lorsqu'un utilisateur modifie une occurrence d'un événement de quotidien à hebdomadaire et applique la modification à Cet événement et les suivants). Si la première série a déjà dépassé sa date de conservation, elle est supprimée. Vault conserve l'événement périodique mis à jour à partir de Cet événement.
Créer une règle de conservation personnalisée pour Agenda
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
- Dans le champ Service, sélectionnez Agenda
- À côté de Champ d'application, sélectionnez l'unité organisationnelle à laquelle la règle de conservation personnalisée s'appliquera, puis cliquez sur Continuer.
- (Facultatif) Pour que les messages soumis à la règle ne soient jamais supprimés, pour Durée et action, cliquez sur Indéfiniment, puis passez à l'étape 8.
- (Facultatif) Pour supprimer les messages passé un certain délai, pour Durée et action, sélectionnez Durée de conservation, puis indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Choisissez l'action à effectuer à l'issue de la période de conservation :
- Ne supprimer définitivement que les événements supprimés des agendas principaux : supprime définitivement les événements arrivés à expiration qui ont été supprimés par les utilisateurs et qui ne sont plus dans la corbeille. Les utilisateurs ne souhaitent pas les conserver.
- Supprimer définitivement tous les événements des agendas principaux : cette option supprime définitivement tous les événements arrivés à expiration des agendas principaux.
Avertissement: Lorsque vous créez une nouvelle règle, Vault autorise Agenda à supprimer immédiatement et définitivement les événements qui dépassent la durée de conservation. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Créer.
- Si vous avez défini une durée de conservation, Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases et cliquez sur Accepter.
Créer une règle de conservation par défaut pour Agenda
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Agenda
.
- Indiquez la durée de conservation des événements :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer tous les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous avez sélectionné Durée de conservation à l'étape 4, choisissez les événements à supprimer définitivement à la fin de la période de conservation :
- Ne supprimer définitivement que les événements supprimés des agendas principaux : cette option entraîne la suppression définitive des événements arrivés à expiration qui ont déjà été supprimés. Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver.
- Supprimer définitivement tous les événements des agendas principaux : cette option supprime définitivement tous les événements arrivés à expiration des agendas principaux.
Avertissement: Lorsque vous créez une nouvelle règle, Vault autorise Agenda à supprimer immédiatement et définitivement les événements qui dépassent la durée de conservation. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases et cliquez sur Accepter.
Supprimer une règle de conservation Agenda
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation, puis sélectionnez Règles par défaut ou Règles personnalisées.
- Sélectionnez une option. Pour supprimer une règle :
- Règle personnalisée : pointez sur la règle, puis cliquez sur Supprimer.
- Règle par défaut : pointez sur Agenda Avertissement: Les données soumises à cette règle, mais qui ne sont soumises à aucune obligation de conservation ni aucune autre règle de conservation, risquent d'être immédiatement et définitivement supprimées.
- Pour confirmer la suppression, cliquez sur Supprimer.