Conservar eventos de Google Calendar con Vault

En el plan de gobernanza de la información, puedes controlar cuánto tiempo se conservan los eventos de Google Calendar. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los eventos y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse. Por ejemplo, puedes especificar que algunos eventos se guarden durante siete años.

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede que se purguen datos de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

En esta página

Información importante sobre Calendar y la conservación

Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación y que revises los eventos de calendario admitidos en Vault.

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Qué datos se conservan

Pueden conservarse:

  • Eventos del calendario principal
  • Eventos fuera de la oficina
  • Citas reservadas
  • Tiempo de concentración

No pueden conservarse:

  • Eventos de calendarios secundarios, como calendarios de vacaciones o de grupo
  • Tasks
  • Lugar de trabajo
  • Citas no reservadas

Consulta más información en el artículo Eventos de calendario admitidos en Vault.

Identificar posibles retrasos con las reglas de conservación
  • Cuando creas o actualizas una regla de conservación, este cambio puede tardar hasta 24 horas en propagarse. Vault no conserva los eventos que los usuarios eliminan durante este periodo de propagación.
  • Cuando el periodo de cobertura de una conservación termina y la regla está configurada para purgar los eventos, puede tardar hasta 30 días en eliminarse los eventos afectados.
Reglas de conservación personalizadas frente a reglas predeterminadas

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos del servicio durante un tiempo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

Consulta más información en el artículo Tipos de reglas de conservación.

Acerca de los periodos de conservación

Inicio del periodo de conservación

El periodo de conservación comienza cuando termina el evento.

En el caso de los eventos que duran todo el día, la zona horaria del calendario que los almacena determina cuándo termina. Si se configura un evento sin hora de finalización, el sistema aplica la duración predeterminada de 1 hora.

Consideraciones adicionales sobre los periodos de conservación

Copias de eventos para participantes

  • Si se elimina la copia del organizador de un evento (de forma manual o debido a una regla de conservación), la copia del participante también se eliminará y no estará visible en la papelera.
  • Cuando se elimina la copia de un participante de un evento (por ejemplo, porque una regla de conservación ha caducado), el organizador recibe el estado de respuesta Rechazado.

Eventos periódicos

Los eventos periódicos de Calendar se almacenan como un evento en lugar de como eventos independientes. El final de un evento periódico se produce al finalizar la última instancia de la serie o en el límite de 730 repeticiones de Calendar.Cuando el periodo de conservación de un evento periódico caduca, Vault elimina toda la serie de eventos.

Un evento periódico se puede dividir en dos series independientes (por ejemplo, cuando un usuario cambia la repetición de un evento de diaria a semanal y aplica el cambio a Este evento y los siguientes). Si la primera serie ya ha pasado su fecha de conservación, se eliminará. Vault conserva el evento periódico actualizado a partir de Este evento

Crear una regla de conservación de Calendar personalizada

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoReglas personalizadasy luegoCrear.
  3. En Servicio, selecciona Calendarioy luegoContinuar.
  4. Junto a Permiso, selecciona la unidad organizativa a la que se aplicará la regla de conservación personalizada y haz clic en Continuar.
  5. (Opcional) Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica la regla, en Duración y acción, haz clic en Indefinidamente y, a continuación, ve al paso 8.
  6. (Opcional) Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, en Duración y acción, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
  7. Elige lo que ocurrirá cuando finalice el periodo de conservación:
    • Purgar solo los eventos eliminados de los calendarios principales: purga los eventos vencidos que hayan eliminado los usuarios y que ya no estén en la papelera. Los usuarios no esperan que se guarden.
    • Purgar todos los eventos de los calendarios principales: purga todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
      Advertencia: Cuando envías una nueva regla, Vault permite que Calendar purgue inmediatamente los eventos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  8. Haz clic en Crear.
  9. Si defines un periodo de conservación, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Crear una regla de conservación predeterminada de Calendar

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
  3. Haz clic en Calendar .
  4. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los eventos:
    • Para conservar de forma permanente los mensajes que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar todos mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
  5. Si has seleccionado Periodo de conservación en el paso 4, elige qué eventos se purgarán una vez finalizado el periodo de conservación:
    • Purgar solo los eventos eliminados de los calendarios principales: esta opción purga los eventos vencidos que ya se hayan eliminado. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden.
    • Purgar todos los eventos de los calendarios principales: purga todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
      Advertencia: Cuando envías una nueva regla, Vault permite que Calendar purgue inmediatamente los eventos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Eliminar una regla de conservación de Calendar

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación y, a continuación, selecciona Reglas predeterminadas o Reglas personalizadas.
  3. Elige una opción. Para eliminar una regla, sigue estos pasos:
    • Regla personalizada: coloca el cursor sobre la regla y haz clic en Eliminar.
    • Regla predeterminada: coloca el cursor sobre Calendario y haz clic en Eliminar.
      Advertencia: Los datos a los que afecta esta regla, pero que no estén protegidos por retenciones ni por otras reglas de conservación, podrían purgarse de inmediato.
  4. Para confirmar la acción, haz clic en Eliminar.

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