Im Rahmen Ihrer Informationssteuerung können Sie festlegen, wie lange Google Kalender-Termine aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Termine behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass einige Termine sieben Jahre lang aufbewahrt werden sollen.
Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.
Auf dieser Seite
- Wichtige Informationen zu Google Kalender und zur Aufbewahrung
- Aufbewahrungsdauer
- Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Kalender erstellen
- Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Kalender erstellen
- Aufbewahrungsregel für Google Kalender löschen
Wichtige Informationen zu Google Kalender und zur Aufbewahrung
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und In Vault unterstützte Kalendertermine informieren.
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Welche Daten werden aufbewahrt?Aufbewahrt:
- Termine im primären Kalender
- Außer-Haus-Termine
- Vereinbarte Termine
- Fokuszeit
Nicht aufbewahrt:
- Termine in sekundären Kalendern, z. B. Feiertags- oder Gruppenkalender
- Tasks
- Arbeitsort
- Nicht gebuchte Termine
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel In Vault unterstützte Kalendertermine.
- Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Termine, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden in Vault nicht aufbewahrt.
- Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und die Regel festlegt, dass Ereignisse dauerhaft gelöscht werden, kann es bis zu 30 Tage dauern, bis die betroffenen Termine entfernt sind.
Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Arten von Aufbewahrungsregeln.
Aufbewahrungsdauer
Beginn der Aufbewahrungsdauer
Die Aufbewahrungsdauer beginnt mit dem Ende des Termins.
Bei ganztägigen Terminen bestimmt die Zeitzone des Kalenders, in dem der Termin gespeichert wird, wann der Termin endet. Wenn für einen Termin kein Ende festgelegt ist, verwendet das System die Standardtermindauer von einer Stunde.
Weitere Überlegungen zur Aufbewahrungsdauer
Gästekopien von Terminen
- Wenn die Organisatorkopie eines Termins gelöscht wird (manuell oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel), wird auch die Gastkopie gelöscht und ist im Papierkorb nicht mehr sichtbar.
- Wenn eine Teilnehmerkopie eines Termins gelöscht wird (manuell oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel), erhält der Organisator den Antwortstatus Abgelehnt, wenn er zu Ihrer Organisation gehört. Wenn sich der Organisator außerhalb Ihrer Organisation befindet, erhält er keine Antwort.
Wiederkehrende Termine
Wiederkehrende Termine werden in Google Kalender als einzelner Termin und nicht als separater Termin gespeichert. Ein wiederkehrender Termin endet, wenn der letzte Termin in der Serie abgeschlossen wurde oder das Kalenderlimit von 730 Terminen eingehalten wurde. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für den wiederkehrenden Termin wird die gesamte Terminserie in Vault gelöscht.
Ein wiederkehrender Termin kann in zwei unabhängige Serien unterteilt werden, z. B. wenn ein Nutzer das Auftreten eines Termins von „täglich“ zu „wöchentlich“ ändert und die Änderung auf diesen und die folgenden Termine anwendet. Wenn das Aufbewahrungsdatum für die erste Reihe bereits abgelaufen ist, wird sie gelöscht. Der aktualisierte wiederkehrende Termin wird in Vault ab Dieser Termin aufbewahrt.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Kalender erstellen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
- Wählen Sie unter Dienst die Option Kalender
- Wählen Sie neben Umfang eine Organisationseinheit aus, für die die benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel gelten soll, und klicken Sie auf Weiter.
- Optional: Wenn Sie Nachrichten, die von der Regel abgedeckt werden, dauerhaft aufbewahren möchten, klicken Sie bei Dauer und Aktion auf Unbegrenzt und fahren Sie mit Schritt 8 fort.
- Optional: Wenn Sie Nachrichten nach einer bestimmten Zeit verwerfen möchten, wählen Sie unter Dauer und Aktion die Option Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
- Wählen Sie aus, was nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
- Nur gelöschte Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen: Abgelaufene Termine, die von Nutzern gelöscht wurden und nicht mehr im Papierkorb sind, werden dauerhaft gelöscht. Nutzer möchten sie nicht behalten.
- Alle Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen: Alle abgelaufenen Termine aus primären Kalendern werden dauerhaft gelöscht.
Warnung: Wenn Sie eine neue Regel einreichen, können in Google Kalender Termine, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie auf die Kästchen und dann auf Akzeptieren.
Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Kalender erstellen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
- Klicken Sie auf Kalender
.
- Wählen Sie aus, wie lange Termine aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
- Wenn Sie in Schritt 4 die Aufbewahrungsdauer ausgewählt haben, wählen Sie aus, welche Ereignisse nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden sollen:
- Nur gelöschte Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Termine, die bereits gelöscht sind, dauerhaft gelöscht. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten.
- Alle Termine aus primären Kalendern dauerhaft löschen: Alle abgelaufenen Termine aus primären Kalendern werden dauerhaft gelöscht.
Warnung: Wenn Sie eine neue Regel einreichen, können in Google Kalender Termine, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie auf die Kästchen und dann auf Akzeptieren.
Aufbewahrungsregel für Google Kalender löschen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung und wählen Sie Standardregeln oder Benutzerdefinierte Regeln aus.
- Wählen Sie eine Option aus. So löschen Sie eine Regel:
- Benutzerdefinierte Regel: Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Regel und klicken Sie auf Löschen.
- Standardregel: Bewegen Sie den Mauszeiger auf „Kalender“ Warnung: Daten, die dieser Regel unterliegen, aber nicht durch Holds oder andere Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden möglicherweise sofort und dauerhaft gelöscht.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.