Как хранить мероприятия Google Календаря в Сейфе

В рамках подхода к управлению информацией вы можете контролировать срок хранения мероприятий Google Календаря. Для этого вам нужно настроить правила хранения мероприятий. Например, можно указать, что определенные мероприятия нужно хранить в течение семи лет.

Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, возникает риск потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Содержание

• Важная информация о Календаре и хранении
• О сроках хранения
• Как создать специальное правило хранения для Календаря
• Как создать правило хранения по умолчанию для Календаря
• Как удалить правило хранения для Календаря

Важная информация о Календаре и хранении

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие мероприятия Календаря поддерживает Сейф.

Развернуть раздел  |  Свернуть все и перейти к началу

На какие данные распространяются правила хранения

Правила можно настроить для:

• мероприятий из основного календаря;
• мероприятия "Нет на рабочем месте";
• забронированные встречи;
• мероприятий "Не отвлекать".

Правила нельзя настроить для:

• мероприятий из дополнительных календарей, например календарей праздников и групп;
• задач;
• места работы;
• незабронированных встреч.

Подробнее о мероприятиях Календаря, поддерживаемых в Сейфе…

Возможные задержки при использовании правил хранения

• Новые и обновленные правила хранения вступают в силу в течение 24 часов. Сейф не сохраняет мероприятия, удаленные пользователями в течение этого периода.
• Если срок хранения истек, а правило предполагает удаление мероприятий без возможности восстановления, оно может занять до 30 дней.

Специальные правила хранения и правила по умолчанию

Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все данные сервиса, создайте правило хранения по умолчанию.

Подробнее о типах правил хранения…

О сроках хранения

Дата начала срока хранения

Срок хранения начинается тогда, когда завершается мероприятие.

Время окончания мероприятия на весь день зависит от часового пояса календаря, в котором оно находится. Если у мероприятия не указано время окончания, система использует продолжительность по умолчанию, которая равна 1 часу.

Дополнительная информация о сроках хранения

Экземпляры мероприятия в календарях участников

• Если будет удален экземпляр мероприятия в календаре организатора (вручную или в соответствии с правилом хранения), экземпляры в календарях участников также будут удалены и не будут доступны в корзине.
• Если экземпляр мероприятия в календаре участника будет удален (вручную или из-за правила хранения), организатор, находящийся в организации, получит статус ответа Отклонено. Если организатор не входит в организацию, он не получит ответ.

Повторяющиеся мероприятия

Повторяющиеся мероприятия хранятся в Календаре как одно мероприятие, а не по отдельности. Концом повторяющегося мероприятия считается момент завершения последнего повторения или 730-го повторения (ограничение, установленное в Календаре). Когда срок хранения повторяющегося мероприятия завершится, Сейф удалит всю серию мероприятий.

Повторяющееся мероприятие можно разделить на две отдельных серии (например, когда пользователь меняет частоту повторения с ежедневного на еженедельное и применяет изменение к этому и последующим мероприятиям). Если срок хранения первой серии уже завершился, она будет удалена. В Сейфе будет храниться открытое и все последующие мероприятия в обновленной серии..

Как создать специальное правило хранения для Календаря

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ХранениеСпециальные правилаСоздать.
3. В разделе Сервис выберите КалендарьПродолжить.
4. Рядом с элементом Область действия выберите организационное подразделение, к которому будет применено специальное правило хранения, и нажмите Продолжить.
5. Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, в разделе Продолжительность и действие выберите Бессрочно, а затем перейдите к шагу 8.
6. Чтобы удалять сообщения через определенное время, в разделе Продолжительность и действие выберите Срок хранения и укажите количество дней от 1 до 36 500.
7. Выберите, что делать по истечении срока хранения:
   • Удалять без возможности восстановления только удаленные мероприятия из основных календарей. При этом будут удалены без возможности восстановления мероприятия с истекшим сроком хранения, которые были удалены пользователями и больше не находятся в корзине. Скорее всего, пользователям эти мероприятия больше не нужны.
   • Удалять без возможности восстановления все мероприятия из основных календарей. При этом будут удалены из основных календарей все мероприятия, срок хранения которых завершился.
     Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Календаре могут быть удалены без возможности восстановления мероприятия, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
8. Нажмите Создать.
9. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите флажки и нажмите Принять.

Как создать правило хранения по умолчанию для Календаря

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
3. Выберите "Календарь" .
4. Укажите срок хранения мероприятий:
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
5. Если на шаге 4 вы выбрали Срок хранения, укажите, какие мероприятия нужно удалить без возможности восстановления по истечении срока хранения:
   • Удалять без возможности восстановления только удаленные мероприятия из основных календарей. При этом будут удалены без возможности восстановления только те мероприятия с истекшим сроком хранения, которые уже были удалены. У пользователей нет доступа к этим мероприятиям, и они, скорее всего, больше не нужны.
   • Удалять без возможности восстановления все мероприятия из основных календарей. При этом будут удалены из основных календарей все мероприятия, срок хранения которых завершился.
     Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Календаре могут быть удалены без возможности восстановления мероприятия, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
6. Нажмите Сохранить.
7. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите флажки и нажмите Принять.

Как удалить правило хранения для Календаря

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение, а затем выберите Правила по умолчанию или Специальные правила.
3. Выберите один из указанных ниже вариантов. Чтобы удалить правило:
   • Специальное правило – наведите указатель на правило и нажмите Удалить.
   • Правило по умолчанию – наведите указатель на Календарь и нажмите Удалить.
     Внимание! Если данные, на которые распространяется это правило, не защищены запретами или другими правилами хранения, они могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.
4. Снова нажмите Удалить.