Retener eventos de Google Calendar con Vault

En el plan de gobernanza de la información, puedes controlar cuánto tiempo se retienen los eventos de Google Calendar. Puedes utilizar reglas de retención para definir durante cuánto tiempo se van a retener los eventos y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse. Por ejemplo, puedes especificar que algunos eventos se guarden durante siete años.

Para retener los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de retención personalizada. Para retener todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de retención predeterminada.

En esta página

• Información importante sobre Calendar y la retención
• Acerca de los periodos de retención
• Crear una regla de retención de Calendar personalizada
• Crear una regla de retención predeterminada de Calendar
• Eliminar una regla de retención de Calendar

Información importante sobre Calendar y la retención

Antes de crear reglas de retención, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la retención y que revises los eventos de calendario admitidos en Vault.

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Acerca de los periodos de retención

Inicio del periodo de retención

El periodo de retención comienza cuando termina el evento.

En el caso de los eventos que duran todo el día, la zona horaria del calendario que los almacena determina cuándo termina. Si se configura un evento sin hora de finalización, el sistema aplica la duración predeterminada de 1 hora.

Consideraciones adicionales sobre los periodos de retención

Copias de eventos para participantes

• Si se elimina la copia del organizador de un evento (de forma manual o debido a una regla de retención), la copia del participante también se eliminará y no estará visible en la papelera.
• Cuando se elimina la copia de un evento de un participante (manualmente o debido a una regla de retención), el organizador recibe el estado de respuesta Rechazado si pertenece a tu organización. Si el organizador no pertenece a tu organización, no recibirá ninguna respuesta.

Eventos periódicos

Los eventos periódicos de Calendar se almacenan como un evento en lugar de como eventos independientes. El final de un evento periódico se produce al finalizar la última instancia de la serie o en el límite de 730 repeticiones de Calendar. Cuando el periodo de retención de un evento periódico caduca, Vault elimina toda la serie de eventos.

Un evento periódico se puede dividir en dos series independientes (por ejemplo, cuando un usuario cambia la repetición de un evento de diaria a semanal y aplica el cambio a Este evento y los siguientes). Si la primera serie ya ha pasado su fecha de retención, se eliminará. Vault retiene el evento periódico actualizado a partir de Este evento.

Crear una regla de retención de Calendar personalizada

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en RetenciónReglas personalizadasCrear.
3. En Servicio, selecciona CalendarioContinuar.
4. Junto a Permiso, selecciona la unidad organizativa a la que se aplicará la regla de retención personalizada y haz clic en Continuar.
5. (Opcional) Para retener de forma permanente los mensajes a los que se aplica la regla, en Duración y acción, haz clic en Indefinidamente y, a continuación, ve al paso 8.
6. (Opcional) Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, en Duración y acción, selecciona Periodo de retención e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
7. Elige lo que ocurrirá cuando finalice el periodo de retención:
   • Purgar solo los eventos eliminados de los calendarios principales: purga los eventos vencidos que hayan eliminado los usuarios y que ya no estén en la papelera. Los usuarios no esperan que se guarden.
   • Purgar todos los eventos de los calendarios principales: purga todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
     Advertencia: Cuando envías una nueva regla, Vault permite que Calendar purgue inmediatamente los eventos que superen el periodo de retención. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren retener. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
8. Haz clic en Crear.
9. Si defines un periodo de retención, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Crear una regla de retención predeterminada de Calendar

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Retención. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
3. Haz clic en Calendar .
4. Elige durante cuánto tiempo se retendrán los eventos:
   • Para retener de forma permanente los mensajes que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
   • Para descartar todos mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de retención e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
5. Si has seleccionado Periodo de retención en el paso 4, elige qué eventos se purgarán una vez finalizado el periodo de retención:
   • Purgar solo los eventos eliminados de los calendarios principales: esta opción purga los eventos vencidos que ya se hayan eliminado. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden.
   • Purgar todos los eventos de los calendarios principales: purga todos los eventos vencidos de los calendarios principales.
     Advertencia: Cuando envías una nueva regla, Vault permite que Calendar purgue inmediatamente los eventos que superen el periodo de retención. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren retener. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
6. Haz clic en Guardar.
7. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar.

Eliminar una regla de retención de Calendar

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Retención y, a continuación, selecciona Reglas predeterminadas o Reglas personalizadas.
3. Elige una opción. Para eliminar una regla, sigue estos pasos:
   • Regla personalizada: coloca el cursor sobre la regla y haz clic en Eliminar.
   • Regla predeterminada: coloca el cursor sobre Calendario y haz clic en Eliminar.
     Advertencia: Los datos a los que afecta esta regla, pero que no estén protegidos por retenciones ni por otras reglas de retención, podrían purgarse de inmediato.
4. Para confirmar la acción, haz clic en Eliminar.