Quan trọng:
- Bạn cần có một gói thuê bao đủ điều kiện của Google Workspace để dùng tính năng này. Tìm hiểu về các tính năng và gói thuê bao của Gemini.
- Tính năng này hiện hỗ trợ:
- Tiếng Anh
- Tiếng Pháp
- Tiếng Đức
- Tiếng Italy
- Tiếng Nhật
- Tiếng Hàn
- Tiếng Bồ Đào Nha
- Tiếng Tây Ban Nha
Lưu ý: Tính năng này hỗ trợ một ngôn ngữ trong mỗi lần dùng. Hiện tại, chúng tôi chưa hỗ trợ nhiều ngôn ngữ trong cùng một cuộc họp. Tìm hiểu cách thay đổi ngôn ngữ của tính năng ghi chú cho tôi
Trong Google Meet, bạn có thể sử dụng AI để tổ chức các cuộc họp hiệu quả và năng suất. Với tính năng này, bạn có thể:
- Tự động ghi chú cuộc họp. Biên bản cuộc họp được sắp xếp trong Google Tài liệu rồi chia sẻ với nhóm của bạn.
- Xem phần "Tóm tắt cho đến nay" để theo kịp diễn biến cuộc họp nếu tham gia muộn.
- Nhận được email kèm đường liên kết đến bản tóm tắt cuộc họp ngay sau khi cuộc họp kết thúc, nếu bạn là người tổ chức.
- Đường liên kết này cũng có trong sự kiện trên Lịch.
Trước khi bạn sử dụng tính năng "Ghi chú cho tôi"
Quan trọng:
- Để tính năng này hoạt động, người tham gia cuộc họp phải nói:
- Tiếng Anh
- Tiếng Pháp
- Tiếng Đức
- Tiếng Italy
- Tiếng Nhật
- Tiếng Hàn
- Tiếng Bồ Đào Nha
- Tiếng Tây Ban Nha
Nếu bạn bật chế độ Quyền quản lý của người tổ chức trong Meet, thì chỉ người tổ chức cuộc họp mới có thể bật hoặc tắt tính năng "Ghi chú cho tôi". Tìm hiểu thêm về bộ điều khiển của người tổ chức.
Sử dụng tính năng "ghi chú cho tôi"
Quan trọng: Tính năng này nên dùng cho các cuộc họp có thời lượng từ 15 phút đến tối đa 8 giờ. Tuỳ theo chế độ cài đặt của Quản trị viên, tính năng "ghi chú cho tôi" có thể tự động bật cho một số cuộc họp.
Bạn có thể bật tính năng này trên Lịch Google, phòng chờ trước cuộc họp qua Meet hoặc trong chính cuộc gọi qua Meet. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này cho các cuộc họp trực tiếp hoặc khi di chuyển. Tìm hiểu cách sử dụng tính năng "ghi chú cho tôi" ở mọi nơi.
- Nếu người tổ chức cuộc họp bật tính năng này trên Lịch Google:
- Họ có thể thêm tính năng này khi tạo một sự kiện trên Lịch và đã thêm hội nghị truyền hình Google Meet.
- Họ cũng có thể thêm tính năng này khi chỉnh sửa sự kiện (đã thêm hội nghị truyền hình Google Meet) thông qua phần "Tuỳ chọn cuộc gọi video":
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Lịch Google.
- Chọn sự kiện hoặc cuộc họp của bạn.
- Trên trình đơn bật lên, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện
.
- Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet.
- Chọn biểu tượng Lựa chọn cho cuộc gọi video
.
- Ở cột bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Bản ghi cuộc họp
.
- Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp bên cạnh mục "Ghi chú bằng Gemini".
Tìm hiểu thêm về chế độ cài đặt "ghi chú cho tôi" trong Lịch và Meet.
Tìm hiểu thêm về cách thêm hoặc xoá hội nghị truyền hình khỏi sự kiện trên Lịch.
- Nếu bạn bật tính năng này trong Google Meet, trên máy tính, hãy truy cập vào trang meet.google.com.
- Chọn cuộc họp.
- Sau khi bạn tham gia một cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng "ghi chú cho tôi"
ở trên cùng bên phải màn hình.
- Không bắt buộc: Ngay trước khi bắt đầu sử dụng tính năng "ghi chú cho tôi", bạn có thể điều chỉnh một số chế độ cài đặt của tính năng này, bao gồm cả người nhận ghi chú cuộc họp, ngôn ngữ ghi chú cuộc họp và chế độ tuỳ chỉnh các mục. Bạn cũng có thể điều chỉnh các chế độ cài đặt này sau khi tính năng "ghi chú cho tôi" bắt đầu. Xem các chế độ cài đặt tuỳ chỉnh không bắt buộc bên dưới.
Quan trọng: Tính năng tuỳ chỉnh các mục và ảnh chụp màn hình nội dung được trình bày chỉ dành cho người dùng Alpha.
Bạn có thể thiết lập người nhận ghi chú cuộc họp, điều chỉnh độ dài ghi chú và chọn những mục sẽ xuất hiện trong tài liệu ghi chú. Tìm hiểu thêm về chế độ cài đặt "ghi chú cho tôi" trong Lịch và Meet.
- Nhấp vào Cài đặt.
- Trong phần "Gửi ghi chú đến:", hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn thả xuống
.
- Quan trọng: Chỉ người tổ chức và người đồng tổ chức mới thấy được trình đơn này.
- Chọn trong các chế độ chia sẻ sau:
- Tất cả khách mời, kể cả những người bên ngoài tổ chức của tôi: Chia sẻ ghi chú với mọi người.
- Khách được mời trong tổ chức của tôi: Chia sẻ ghi chú với người tham gia nội bộ.
- Chỉ người tổ chức và người đồng tổ chức: Chỉ chia sẻ ghi chú với người tổ chức và người đồng tổ chức.
Lưu ý: Bạn cũng có thể định cấu hình chế độ cài đặt cách chia sẻ trong Lịch Google.
-
Sau cuộc họp, những người mà bạn chia sẻ ghi chú sẽ nhận được email cùng quyền truy cập vào tài liệu ghi chú được tạo.
Lưu ý: Khách được mời là tất cả khách trong lời mời trên Lịch, chứ không phải những khách đã tham dự cuộc họp. Nếu được thêm qua email nhóm, khách phải yêu cầu quyền truy cập cá nhân vào tài liệu ghi chú. Đối với cuộc họp tức thì, ghi chú sẽ được chia sẻ với người tổ chức và người đã yêu cầu "ghi chú cho tôi".
- Chọn trong các chế độ chia sẻ sau:
- Quan trọng: Chỉ người tổ chức và người đồng tổ chức mới thấy được trình đơn này.
- Trong phần "Độ dài ghi chú", bạn có thể chọn:
- Tiêu chuẩn: Cung cấp bản tóm tắt ngắn gọn về cuộc họp.
- Dài hơn: Có thêm nhiều thông tin chi tiết và các ý kiến đầy đủ trong cuộc thảo luận.
- Trong phần "Mục", người dùng Alpha có thể chọn thêm hoặc loại trừ bất cứ mục nào sau đây:
- Tóm tắt: Mục này cung cấp thông tin tổng quan ngắn gọn về các chủ đề chính được thảo luận trong cuộc họp.
- Quyết định: Mục này hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh. Mục này xác định kết quả của cuộc họp và theo dõi các trạng thái là Đã thống nhất, Cần thảo luận thêm, Không đồng ý hoặc Tạm dừng.
- Các bước tiếp theo: Mục này liệt kê các việc cần làm và nhiệm vụ được giao.
- Chi tiết: Mục này cung cấp thêm thông tin về các điểm thảo luận.
- Nếu là chủ sở hữu cuộc họp, bạn có thể đánh dấu vào hộp bên cạnh mục "Đính kèm ảnh chụp màn hình nội dung được trình bày".
- Sau khi bạn chọn, thông báo "Gemini có thể cải thiện ghi chú của bạn bằng ảnh chụp màn hình" sẽ xuất hiện ở đầu màn hình cuộc họp. Thông báo này là để cho người tham gia cuộc họp biết rằng ảnh chụp màn hình sẽ được đính kèm trong ghi chú cuộc họp. Ảnh chụp màn hình có thể bao gồm những nội dung giống với bản trình bày, chẳng hạn như trang trình bày và tài liệu liên quan.
- Trong phần "Ngôn ngữ của cuộc họp", bạn có thể chọn ngôn ngữ để thay đổi sang một ngôn ngữ khác. Bạn cũng có thể điều chỉnh chế độ cài đặt này trong Lịch Google. Tìm hiểu thêm về chế độ cài đặt "ghi chú cho tôi" trong Lịch và Meet.
- Trong mục "Cũng bật tính năng này cho các phiên trong tương lai của cuộc họp này", nếu là người tổ chức và đã bật tính năng "ghi chú cho tôi", bạn có thể duy trì tính năng này ở trạng thái bật theo mặc định cho các phiên trong tương lai của cuộc họp đó. Chế độ cài đặt này được chọn sẵn theo mặc định.
- Trong phần "Gửi ghi chú đến:", hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn thả xuống
Sau khi bật tính năng này, hãy thông báo cho mọi người rằng bạn đang sử dụng tính năng "ghi chú cho tôi". Google Meet sẽ thông báo cho tất cả người tham gia cuộc họp rằng ghi chú đang được thực hiện, đồng thời biểu tượng bút chì sẽ xuất hiện trên màn hình của tất cả những người tham gia.Một số chế độ cài đặt tuỳ chỉnh được hiển thị ở đây chỉ dành cho người dùng Alpha. - Nhấp vào Bắt đầu ghi chú.
- Dừng và bắt đầu ghi chú lại. Tất cả những người tham gia cuộc họp mà thuộc tổ chức của người tổ chức đều có thể dừng tính năng "ghi chú cho tôi" bất cứ lúc nào. Bạn có thể đảm bảo rằng bản tóm tắt cuộc họp sẽ không có nội dung thảo luận bí mật hoặc nhạy cảm.
- Khi bộ điều khiển của người tổ chức được bật cho cuộc họp, chỉ người tổ chức và người đồng tổ chức mới có thể bắt đầu và dừng ghi chú.
- Nếu một ngôn ngữ khác được nói trong ít nhất 30 giây, bạn sẽ nhận được thông báo kèm theo lựa chọn thay đổi ngôn ngữ của ghi chú. Bạn có thể chọn Thay đổi ngôn ngữ hoặc Bỏ qua.
- Khi bạn thay đổi chế độ cài đặt ngôn ngữ, việc này sẽ không áp dụng cho các cuộc họp định kỳ hoặc cuộc họp trong tương lai.
-
Thao tác này cũng sẽ thay đổi ngôn ngữ cho tính năng Hỏi Gemini, tất cả bản ghi cuộc họp đang hoạt động và các ghi chú liên quan.
.
.
Sau khi bạn kết thúc cuộc họp
- Tài liệu ghi chú cuộc họp được tạo ngay sau khi cuộc họp kết thúc và được lưu vào thư mục Drive của người tổ chức cuộc họp.
- Tài liệu ghi chú sẽ tự động được đính kèm vào sự kiện trên Lịch Google và những người trong tổ chức được mời tham gia cuộc họp có thể xem tài liệu này dựa trên chế độ cài đặt đã định cấu hình.
- Tài liệu ghi chú cuộc họp tuân theo chính sách giữ lại dữ liệu của Meet do tổ chức của bạn thiết lập.
- Người tổ chức cuộc họp phải dùng phiên bản Workspace có tính năng "Ghi chú cho tôi".
Khắc phục vấn đề
Đôi khi, bạn có thể không chọn được tính năng "ghi chú cho tôi". Nguyên nhân có thể là do:
- Người tổ chức cuộc họp không dùng phiên bản Workspace có tính năng "ghi chú cho tôi"
- Quản trị viên có thể chưa bật tính năng này cho bạn
- Chế độ điều khiển tính năng thông minh đã bị tắt. Tìm hiểu cách bật các tính năng thông minh
Đôi khi, bản tóm tắt cuộc họp có thể không đầy đủ, không chính xác hoặc không tạo được. Nguyên nhân có thể là do:
- Nội dung cuộc họp có thể không tuân thủ Chính sách sử dụng của Google Meet
- Có thể đã xảy ra sự cố kết nối trong cuộc họp.
- Cuộc họp có thể đã không đạt thời lượng tối thiểu là 15 phút.
Nếu bạn gặp vấn đề khi tạo bản tóm tắt cuộc họp trong Google Tài liệu, hãy thử tải lại trình duyệt.
Câu hỏi thường gặp
- Ai có thể bắt đầu hoặc dừng ghi chú?
Người tổ chức cuộc họp và những người tham gia thuộc tổ chức của người tổ chức có thể bắt đầu hoặc dừng ghi chú. Khi bộ điều khiển của người tổ chức được bật, chỉ người tổ chức và người đồng tổ chức cuộc họp mới có thể bắt đầu hoặc dừng ghi chú. - Ai sẽ nhận được email có đường liên kết đến ghi chú?
Việc này tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt cách chia sẻ do người tổ chức cuộc họp thiết lập. Email này có một đường liên kết đến tài liệu ghi chú đã tạo của cuộc họp, bản tóm tắt cuộc họp và các bước tiếp theo nên làm. - Ai có quyền truy cập vào tài liệu ghi chú?
Quyền truy cập được xác định theo chế độ cài đặt cách chia sẻ mà người tổ chức hoặc người đồng tổ chức chọn khi bắt đầu ghi chú. Tìm hiểu cách kiểm soát chế độ cài đặt cách chia sẻ trong tính năng ghi chú cho tôi.- Ghi chú chỉ được chia sẻ với những cá nhân có tên trong lời mời trên lịch. Nếu bạn thêm một email nhóm, các thành viên trong nhóm vẫn cần có quyền truy cập cá nhân vào tài liệu ghi chú.
- Ai có thể nhìn thấy tài liệu ghi chú được đính kèm vào sự kiện trên lịch?
Người tổ chức cuộc họp, khách mời nội bộ và khách mời bên ngoài có thể thấy sự kiện trên lịch có đính kèm tài liệu ghi chú cuộc họp. Dù thấy tài liệu đính kèm với lời mời trên lịch nhưng không có nghĩa là họ có quyền truy cập vào tài liệu. Quyền chia sẻ đối với tài liệu được mô tả ở trên sẽ quyết định họ có thể truy cập vào tài liệu hay không.
