La fonction de gestion par l'organisateur est disponible pour toutes les éditions de Google Workspace. Lorsqu'elle est activée, les organisateurs de réunions peuvent utiliser les fonctionnalités de sécurité suivantes :
- Verrouillage du chat
- Verrouillage des présentations
- Verrouillage audio
- Verrouillage vidéo
- Mettre fin à la réunion pour tous les participants
- Couper le son de tous les participants
Certaines éditions Workspace peuvent utiliser la gestion par l'organisateur pour ajouter jusqu'à 25 coorganisateurs à leurs réunions Google Meet.
Éligibilité
Les éditions Workspace suivantes permettent d'ajouter des coorganisateurs :
- Business Standard
- Business Plus
- Essentials
- Enterprise Starter
- Enterprise Essentials
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Toutes les éditions Workspace for Education
- Workspace Individual
Important :
- Selon votre édition Google Workspace, il se peut que la fonction de gestion par l'organisateur soit activée ou désactivée par défaut. Elle peut être activée ou désactivée depuis une réunion. Les administrateurs Workspace peuvent définir des paramètres par défaut pour leur domaine.
- Pour devenir organisateur, un participant doit être présent dans la réunion. Les organisateurs de réunions Classroom peuvent désigner des enseignants comme coorganisateurs avant une réunion.
- Les coorganisateurs peuvent désactiver la gestion par l'organisateur. Seul l'organisateur principal peut la réactiver pour tous les autres organisateurs.
- Il est impossible de désigner des coorganisateurs ou de leur retirer ce rôle à partir de sessions en petits groupes. Les participants doivent revenir au salon principal pour se voir accorder des droits d'organisation.
- Seul l'organisateur principal reçoit les informations sur la réunion (rapports de participation ou informations des sondages, par exemple), mais il peut les partager avec les autres coorganisateurs.
- Les paramètres de gestion par l'organisateur sont enregistrés pour les réunions périodiques ou les réunions qui utilisent le même code. Les coorganisateurs désignés devront être renommés pour les réunions périodiques.
- Nous vous recommandons d'activer les paramètres de gestion par l'organisateur avant d'utiliser des sessions en petits groupes. Les paramètres de gestion par l'organisateur ne peuvent plus être modifiés une fois que les sessions en petits groupes ont commencé. Cela empêche de désigner des coorganisateurs pouvant organiser des sessions en petits groupes ou utiliser des fonctionnalités de sécurité pour les réunions.
- Lorsque la gestion par l'organisateur est désactivée pour une réunion, tous les membres de votre organisation peuvent l'enregistrer. Pour autoriser toute personne extérieure à votre organisation à enregistrer une réunion, vous devez la désigner comme coorganisateur. Si la gestion par l'organisateur est activée, seuls l'organisateur principal et les coorganisateurs désignés peuvent enregistrer une réunion.
Partager des artefacts de réunion avec les coorganisateurs
Certaines fonctionnalités de Google Meet génèrent des artefacts de réunion qui :
- sont automatiquement partagés avec l'organisateur principal ;
- incluent les enregistrements Meet, les rapports de participation, les rapports de sondage et d'autres documents.
Si vous souhaitez que les coorganisateurs obtiennent les artefacts de réunion, vous devez :
- activer la gestion par l'organisateur pour pouvoir ajouter des utilisateurs en tant que coorganisateurs ;
- ajouter les utilisateurs de votre choix en tant que coorganisateurs lorsque vous configurez ou modifiez l'événement dans Google Agenda.
- cocher la case concernant le partage d'artefacts lorsque vous ajoutez des coorganisateurs dans Google Agenda.
Important :
- Si vous désignez un participant comme coorganisateur au cours d'une réunion, il n'obtiendra pas les artefacts de cette réunion. Pour qu'il puisse les recevoir, vous devez l'ajouter en tant que coorganisateur lorsque vous configurez ou modifiez l'événement dans Google Agenda.
- Si le statut de coorganisateur d'un participant lui est retiré au cours d'une réunion, il obtiendra quand même les artefacts de cette réunion. Cependant, il ne recevra pas les artefacts des prochaines réunions utilisant le même code.
- Les coorganisateurs ajoutés à une série de réunions en cours obtiendront les artefacts des prochaines réunions utilisant le même code.
- Concernant les réunions Google Classroom, tous les co-enseignants sont reconnus en tant que coorganisateurs et obtiennent automatiquement les artefacts de réunion. Leur statut de coorganisateur ne peut pas leur être retiré dans Google Classroom.
- Si le statut de co-enseignant d'un utilisateur lui est retiré, il ne recevra plus les artefacts de réunion.
Pour ajouter des coorganisateurs et partager des artefacts de réunion :
Important : Vous ne pouvez effectuer ces opérations que sur un ordinateur.
- Dans votre navigateur pour ordinateur, accédez à Google Agenda.
- Cliquez sur l'événement ou la réunion auquel vous souhaitez ajouter un coorganisateur.
- Dans le menu pop-up, cliquez sur
.
- Si aucune réunion n'est associée à votre événement, cliquez sur "Ajouter une visioconférence Google Meet".
- Cliquez sur Options des appels vidéo
.
- Dans le menu contextuel, activez Gestion des organisateurs
.
- À gauche, cliquez sur Coorganisateurs
.
- Cochez la case "Les artefacts d'appel sont partagés avec l'organisateur et les coorganisateurs que vous ajoutez ici".
- Ajoutez des participants en tant que coorganisateurs.
.
.
.Ajouter un coorganisateur avant le début d'une réunion
Important : Nous vous recommandons vivement d'ajouter un coorganisateur avant le début de la réunion.
Ajouter un coorganisateur à une nouvelle réunion
- Dans votre navigateur pour ordinateur, accédez à Google Agenda.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer.
- Dans la liste déroulante, sélectionnez Événement.
- Ajoutez des invités à la réunion.
- Si aucune réunion n'est associé à votre événement, cliquez sur Ajouter une visioconférence Google Meet.
- Cliquez sur Options des appels vidéo
- Dans le menu contextuel, activez Gestion des organisateurs
- À gauche, cliquez sur Coorganisateurs
- Saisissez le nom des participants que vous souhaitez ajouter en tant que coorganisateurs.
- Sélectionnez leur nom dans la liste déroulante.
- Dans le menu contextuel, cliquez sur Enregistrer.
- Pour enregistrer l'événement Google Agenda, cliquez sur Enregistrer.
Ajouter un coorganisateur à une réunion existante
Important : Vous devez être le créateur de la réunion pour effectuer cette modification. Si un autre utilisateur a créé la réunion, il peut vous ajouter en tant que coorganisateur ou vous transférer la réunion avant que vous ajoutiez des coorganisateurs.
- Dans votre navigateur pour ordinateur, accédez à Google Agenda.
- Cliquez sur l'événement ou la réunion auquel vous souhaitez ajouter un coorganisateur.
- Dans le menu contextuel, cliquez sur Modifier l'événement
- Si aucune réunion n'est associé à votre événement, cliquez sur Ajouter une visioconférence Google Meet.
- Cliquez sur Options des appels vidéo
- Dans le menu contextuel, activez Gestion des organisateurs
- Sur la gauche, cliquez sur Coorganisateurs
- Saisissez le nom des participants que vous souhaitez ajouter en tant que coorganisateurs.
- Sélectionnez leur nom dans la liste déroulante.
- Dans le menu contextuel, cliquez sur Enregistrer.
- Pour enregistrer l'événement Google Agenda, cliquez sur Enregistrer.
Utiliser la gestion par l'organisateur dans une réunion
Activer ou désactiver la gestion par l'organisateur
- Sur votre ordinateur, accédez à meet.google.com.
- Rejoignez une réunion.
- En bas à droite, cliquez sur Commandes de l'organisateur
.
- Dans le panneau latéral qui s'affiche, activez Gestion par l'organisateur
- Pour désactiver cette option, cliquez sur Gestion par l'organisateur
Désactiver
.
Désactiver Ajouter ou supprimer un coorganisateur
- Lors d'une réunion, en bas à droite, cliquez sur Afficher tout le monde
- Dans l'onglet "Participants", repérez ou recherchez le nom du participant.
- À côté de son nom, cliquez sur Menu
.
.Une fois que les droits d'organisation ont été accordés aux nouveaux coorganisateurs, l'icône Commandes de l'organisateur s'affiche en bas de leur écran.