Bạn có thể sử dụng Quyền quản lý của người tổ chức trong tất cả các phiên bản Google Workspace. Khi Quyền quản lý của người tổ chức bật, người tổ chức cuộc họp có thể sử dụng các tính năng đảm bảo an toàn sau:
- Khóa hoạt động trò chuyện
- Khóa hoạt động trình bày
- Khóa âm thanh
- Khóa video
- Kết thúc cuộc họp đối với mọi người
- Tắt tiếng của mọi người
Một số phiên bản Workspace có thể sử dụng chế độ Quyền quản lý của người tổ chức để thêm tối đa 25 người đồng tổ chức vào các cuộc họp trên Google Meet.
Điều kiện sử dụng
Các phiên bản Workspace sau đây có thể thêm người đồng tổ chức:
- Business Standard
- Business Plus
- Essentials
- Enterprise Starter
- Enterprise Essentials
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Tất cả phiên bản Google Workspace for Education
- Workspace Individual
Quan trọng:
- Quyền quản lý của người tổ chức có thể mặc định ở trạng thái bật hoặc tắt tuỳ theo phiên bản Google Workspace bạn sử dụng. Quyền quản lý của người tổ chức có thể được bật hoặc tắt từ bên trong cuộc họp. Quản trị viên Workspace có thể thiết lập chế độ mặc định cho miền của họ.
- Người tham gia phải có mặt trong cuộc họp thì mới có thể trở thành người tổ chức. Người tổ chức cuộc họp trong Lớp học có thể chỉ định giáo viên làm người đồng tổ chức trước cuộc họp.
- Người đồng tổ chức có thể tắt Quyền quản lý của người tổ chức và chỉ người tổ chức chính mới có thể bật lại quyền này cho tất cả người tổ chức khác.
- Không thể chỉ định hoặc loại bỏ tư cách người đồng tổ chức khi người tham gia đang ở trong Phòng họp nhóm. Người tham gia phải quay lại phòng chính để được cấp đặc quyền tổ chức.
- Chỉ người tổ chức chính nhận được thông tin cuộc họp, như bảng điểm danh hoặc thông tin chi tiết về cuộc thăm dò ý kiến, nhưng có thể chia sẻ thông tin này với những người đồng tổ chức khác.
- Chế độ cài đặt Quyền quản lý của người tổ chức được lưu để dùng cho mọi cuộc họp định kỳ hoặc cuộc họp sử dụng lại mã cuộc họp trước đây. Người đồng tổ chức từng được chỉ định cần được chỉ định lại trong mọi cuộc họp định kỳ.
- Bạn nên bật chế độ cài đặt Quyền quản lý của người tổ chức trước khi sử dụng Phòng họp nhóm. Bạn không thể thay đổi các chế độ cài đặt của Quyền quản lý của người tổ chức một khi Phòng họp nhóm đã hoạt động. Điều này nhằm ngăn việc chỉ định những người đồng tổ chức có thể điều hành Phòng họp nhóm hoặc sử dụng các tính năng đảm bảo an toàn cho cuộc họp.
- Đối với những cuộc họp đã tắt quyền quản lý của người tổ chức, bất cứ ai trong tổ chức của bạn đều có thể ghi lại cuộc họp. Để cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn ghi lại cuộc họp, bạn phải đưa họ lên làm người đồng tổ chức. Nếu chế độ quyền quản lý của người tổ chức đang bật, thì chỉ người tổ chức chính và những người đồng tổ chức được chỉ định mới có thể ghi lại cuộc họp.
Chia sẻ nội dung trong cuộc họp với người đồng tổ chức
Một số tính năng của Google Meet sẽ tạo ra nội dung trong cuộc họp, trong đó nội dung này:
- Được tự động chia sẻ với người tổ chức chính của cuộc họp.
- Bao gồm bản ghi trên Meet, bảng điểm danh, bảng thăm dò ý kiến và các tài liệu khác, v.v.
Nếu muốn người đồng tổ chức xem nội dung trong cuộc họp thì bạn phải:
- Bật Quyền quản lý của người tổ chức trước khi thêm một người làm người đồng tổ chức.
- Thêm người đó làm người đồng tổ chức khi bạn thiết lập hoặc chỉnh sửa sự kiện trong Lịch Google.
- Chọn hộp đánh dấu chia sẻ nội dung khi bạn thêm người đồng tổ chức trong Lịch Google.
Quan trọng:
- Nếu bạn chọn người đồng tổ chức khi cuộc họp đang diễn ra, thì người đó sẽ không nhận được nội dung trong cuộc họp đó. Bạn phải thêm họ làm người đồng tổ chức khi thiết lập hoặc chỉnh sửa sự kiện trong Lịch Google.
- Nếu trạng thái người đồng tổ chức bị xoá khi người đó đang tham gia cuộc họp, thì họ vẫn nhận được nội dung trong cuộc họp. Họ sẽ không nhận được nội dung của những cuộc họp sử dụng cùng một mã sau đó.
- Người đồng tổ chức được thêm vào loạt cuộc họp đang diễn ra sẽ nhận được nội dung trong cuộc họp đối với các cuộc họp sử dụng cùng một mã sau đó.
- Đối với cuộc họp trên Google Lớp học, tất cả người cùng dạy được coi là người đồng tổ chức và tự động nhận được nội dung trong cuộc họp. Bạn không thể xoá trạng thái người đồng tổ chức của họ trong Google Lớp học.
- Nếu một người dùng bị xoá trạng thái người cùng dạy, thì người đó sẽ không nhận được nội dung trong cuộc họp nữa.
Cách thêm người đồng tổ chức và chia sẻ nội dung trong cuộc họp:
Quan trọng: Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác này trên máy tính.
- Trên trình duyệt dành cho máy tính, hãy truy cập vào Lịch Google.
- Nhấp vào sự kiện hoặc cuộc họp mà bạn muốn thêm người đồng tổ chức.
- Trên trình đơn bật lên, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện
.
- Nếu sự kiện của bạn không đính kèm cuộc họp, hãy nhấp vào Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet.
- Nhấp vào biểu tượng Lựa chọn cho cuộc gọi video
.
- Trong trình đơn bật lên, hãy bật Quyền quản lý của người tổ chức
.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Người đồng tổ chức
.
- Đánh dấu vào hộp bên cạnh dòng "Nội dung của cuộc gọi sẽ được chia sẻ cho người tổ chức và người đồng tổ chức mà bạn thêm tại đây."
- Thêm người tham gia làm người đồng tổ chức.
.
.
.Thêm người đồng tổ chức trước khi cuộc họp bắt đầu
Quan trọng: Bạn rất nên thêm người đồng tổ chức trước khi cuộc họp bắt đầu.
Thêm người đồng tổ chức vào cuộc họp mới
- Trên trình duyệt dành cho máy tính, hãy truy cập vào Lịch Google.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Tạo .
- Trong trình đơn thả xuống, hãy chọn Sự kiện.
- Thêm khách vào cuộc họp.
- Nếu sự kiện của bạn không đính kèm cuộc họp, hãy nhấp vào Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet.
- Nhấp vào biểu tượng Lựa chọn cho cuộc gọi video
- Trong trình đơn bật lên, hãy bật Quyền quản lý của người tổ chức
- Ở bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Người đồng tổ chức
- Nhập tên của những người tham gia mà bạn muốn thêm làm người đồng tổ chức.
- Chọn tên của họ trong trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào Lưu trong trình đơn bật lên.
- Để lưu sự kiện trên Lịch Google, hãy nhấp vào Lưu
Thêm người đồng tổ chức vào cuộc họp hiện có
Quan trọng: Bạn phải là người tạo cuộc họp thì mới có thể thực hiện thao tác này. Nếu người khác đã tạo cuộc họp, thì họ có thể thêm bạn làm người đồng tổ chức hoặc chuyển cuộc họp cho bạn để bạn có thể thêm người đồng tổ chức.
- Trên trình duyệt dành cho máy tính, hãy truy cập vào Lịch Google.
- Nhấp vào sự kiện hoặc cuộc họp mà bạn muốn thêm người đồng tổ chức.
- Trên trình đơn bật lên, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện
- Nếu sự kiện của bạn không đính kèm cuộc họp, hãy nhấp vào Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet.
- Nhấp vào biểu tượng Lựa chọn cho cuộc gọi video
- Trong trình đơn bật lên, hãy bật Quyền quản lý của người tổ chức
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Người đồng tổ chức
- Nhập tên của những người tham gia mà bạn muốn thêm làm người đồng tổ chức.
- Chọn tên của họ trong trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào Lưu trong trình đơn bật lên.
- Để lưu sự kiện trên Lịch Google, hãy nhấp vào Lưu.
Sử dụng Quyền quản lý của người tổ chức trong cuộc họp
Bật hoặc tắt Quyền quản lý của người tổ chức
- Trên máy tính, hãy truy cập vào meet.google.com.
- Tham gia cuộc họp.
- Ở dưới cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Bộ điều khiển của người tổ chức
.
- Trên bảng điều khiển bên vừa xuất hiện, bật Quyền quản lý của người tổ chức
- Để tắt, hãy nhấp vào Quyền quản lý của người tổ chức
Tắt chế độ này
.
Tắt chế độ này Thêm hoặc xoá người đồng tổ chức
- Trong cuộc họp, ở dưới cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Hiển thị tất cả mọi người
- Trong thẻ “Mọi người”, hãy tìm tên người tham gia.
- Bên cạnh tên người tham gia, hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn
.
.Sau khi người đồng tổ chức mới được cấp các đặc quyền của người tổ chức, biểu tượng Bộ điều khiển của người tổ chức sẽ xuất hiện ở dưới cùng màn hình của họ.