與同事協同合作

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您可以直接在 Gmail 的收件匣中回覆 Google 文件中的註解，甚至更新共用權限。此外，還可以發起視訊會議、與同事進行即時通訊、在聊天室中與團隊成員合作，以及執行更多操作。

本頁面提供下列資源說明：

• 協作文件及回覆註解
• 發起或加入視訊會議
• 與同事進行即時通訊
• 透過電子郵件傳送問卷調查
• 允許其他人存取您的收件匣
• 與團隊共用信箱

注意：這些操作說明主要適用於網頁版服務。 取得行動裝置專用的改用 Google 產品操作說明。

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協作文件及回覆註解

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• 在 Outlook 中：將文件副本以附件形式傳送給同事。
• 在 Gmail 中：不必離開 Gmail，即可共用 Google 文件、試算表和簡報、更新共用權限及回覆註解。

操作說明

在 Gmail 中共用檔案及更新權限

1. 開啟 Gmail。
2. 按一下左上方的「 撰寫」。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。
4. 新增主旨。
5. 加入要傳送的文件、試算表或簡報檔案連結。
6. 如果出現系統提示，請將檔案與收件者共用。
7. 按一下頁面底部的「傳送」。

 

回覆 Gmail 中的註解

1. 開啟 Gmail。
2. 開啟通知您文件中有新活動的郵件。
3. 在「註解」部分中，執行下列任一操作：
   • 在「回覆」欄位中輸入回覆內容，然後按一下「回覆」。
   • 按一下「標示為完成」即可關閉文件中的註解。
   • 按一下「開啟」即可開啟文件。

前往文件編輯器說明中心瞭解詳情

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發起或加入視訊會議

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• 在 Outlook 中：透過行事曆分頁發起或加入 Skype 或 Teams 會議。必須擁有 Outlook.com 或 Skype 帳戶。
• 在 Gmail 中：在 Gmail 側欄中，使用 Google Meet 發起或加入視訊會議。

操作說明

發起視訊會議

1. 開啟 Gmail，然後依序按一下側欄中的「Meet」「發起會議」。
   注意：如果在 Gmail 中找不到 Meet 服務，請檢查 Gmail 設定。
2. 在「分享新會議」視窗中按一下「立即加入」。
3. 如要加入會議，並將電腦的攝影機和麥克風設為會議的視訊和音訊裝置，請按一下 [立即加入]。
4. 如要透過電話撥入會議，請按一下 [加入會議並使用電話收發音訊]，然後按照畫面上的提示操作。

   貴機構必須支援這項功能，您才能使用。如需相關協助，請與管理員聯絡。 

   如果您是透過電話加入會議，還是可以將電腦設為會議的視訊裝置。詳情請參閱將電話設為視訊會議的音訊裝置。

加入視訊會議

1. 開啟 Gmail，然後按一下側欄的「Meet」。
2. 選擇下列任一選項：
   • 按一下「發起會議」 以發起新會議 「立即加入」。
   • 按一下「加入會議」並輸入會議暱稱或代碼 「加入」。
   • 如要加入排定的會議，請將滑鼠遊標移至「我的會議」「立即加入」。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

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與同事進行即時通訊

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如果您有簡短或緊急的問題，可以選擇傳送即時訊息給對方，無需透過電子郵件詢問。您可以直接透過 Gmail 收件匣發起 Chat 對話。

• Outlook：不適用於電腦版 Outlook。
• Gmail：在 Gmail 側欄的 Chat 中保留對話。

操作說明

在 Gmail 中啟用/停用 Chat

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序點選右上方的 [設定] 圖示   [查看所有設定]。
3. 按一下頂端的 [即時通訊和 Meet]。
4. 在「Chat」旁邊，選取 [Google Chat] 或 [關閉] 即可在 Gmail 中開啟或關閉 Chat。
5. 按一下 [儲存變更]。

傳送即時訊息給使用者

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

發起群組對話

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
5. 按一下「完成」圖示 。
6. 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示 。

注意：如果您在 Gmail 中停用 Chat，Gmail 就不會顯示對話清單和彈出式通知。不過，您仍然可以使用網頁版 Chat (chat.google.com)。

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透過電子郵件傳送問卷調查

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• 在 Outlook 中：透過電子郵件進行意見調查。
• 在 Gmail 中：使用 Google 表單進行意見調查。

操作說明

透過電子郵件傳送意見調查

1. 在 Google 表單中開啟表單。
2. 按一下右上角的 [傳送]。
3. 新增表單傳送對象的電子郵件地址、電子郵件主旨和訊息。
4. 按一下 [傳送]。

提示：如果你的表單含有檔案上傳問題，在傳送表單時，就不能勾選 [在電子郵件中置入表單] 旁邊的方塊。

詳情請造訪文件編輯器說明中心

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讓其他人存取您的信箱

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• 在 Outlook 中：前往帳戶設定頁面新增委派對象。
• 在 Gmail 中：在設定中新增委派代表。

操作說明

委派電子郵件

1. 依序按一下右上角的設定圖示 [設定]。
2. 按一下 [帳戶和匯入]。
3. 在「將存取權授予您的帳戶」部分中，點選 [新增其他帳戶]。

   
   注意：貴機構可能會限制電子郵件委派功能。如果您找不到這項設定，請與您的 G Suite 管理員聯絡。

4. 輸入您要新增對象的電子郵件地址，然後點選 [下一步]。
5. 點選 [傳送電子郵件以授予存取權]。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

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與團隊共用信箱

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• 在 Outlook 中：在帳戶設定中設定共用信箱。
• 在 Google 網路論壇中：將群組設為協作收件匣。

操作說明

如果您的團隊需要一個共用信箱，例如用於技術支援或客戶服務的信箱，您可以使用 Google 群組做為協作收件匣。

舉例來說，您可以使用 support@<您的網域>.com 地址建立群組、將支援人員新增為成員，並且允許機構以外的使用者傳送郵件給群組，這樣您的支援人員即可收到客戶郵件，並透過群組的「主題」檢視畫面進行下列工作：

• 將主題權責指派給群組成員
• 將主題標示為已處理
• 編輯與主題相關的標記
• 根據標記、解決狀態或指派對象篩選主題

瞭解如何將群組設為協作收件匣

               

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