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6. Colaborar en Gmail

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En esta sección:

6.1. Iniciar o participar en videollamadas
6.2 Utilizar Google Chat en Gmail
6.3. Notificaciones de ausencia
6.4. Notificaciones de escritorio
6.5. Delegación de correo
6.6. Buzón de correo compartido

6.1. Iniciar o participar en videollamadas

" "

Puedes iniciar una videollamada sobre la marcha desde Google Meet o desde Gmail (solo en ordenadores).

Iniciar videollamadas

  1. Abre Gmail.

  2. En la barra lateral, haz clic en Iniciar una reunión.

    Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de Google Workspace.

  3. En la ventana de Meet, elige una opción para unirte a la reunión:
    • Si quieres participar usando el micrófono y la cámara de tu ordenador, haz clic en Unirse ahora.
    • Si quieres participar usando el micrófono y los altavoces de tu teléfono, haz clic en Unirse y utilizar un teléfono para hablar y escuchar el audio y sigue las instrucciones que aparecen en pantalla. Si vas a unirte a la reunión con un teléfono, puedes utilizar un ordenador para enviar y recibir vídeo. Consulta más información en el artículo Participar en videollamadas desde un teléfono.
  4. Una vez que estés en la reunión, elige una opción para añadir a otras personas:
    • Para compartir el código de la reunión con alguien, haz clic en Copiar datos de acceso y, a continuación, pega la información en una aplicación de mensajería. 
    • Para invitar a alguien mediante un correo electrónico, haz clic en Añadir personas, introduce sus nombres o direcciones de correo electrónico y haz clic en Enviar invitación.
    • Para invitar a alguien a unirse a la reunión por teléfono, haz clic en Añadir personas, haz clic en Llamar e introduce un número de teléfono. 

Unirse a una videollamada

  1. Abre Gmail.

  2. En la barra lateral, haz clic en Unirse a una reunión.

    Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de Google Workspace.

  3. Introduce un código o un apodo de reunión.
    • Los usuarios de Google Workspace pueden compartir un apodo con miembros de su organización para permitir que se unan rápidamente a una reunión.
  4. Haz clic en Unirse.

6.2 Utilizar Google Chat en Gmail

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Si tienes alguna pregunta rápida o urgente, puedes enviar un mensaje directo a otro usuario en lugar de un correo electrónico. En Gmail, puedes iniciar una conversación de Chat directamente desde la bandeja de entrada.

Activar o desactivar Chat en Gmail

  1. En tu ordenador, abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "" y luego Ver todos los ajustes.
  3. En la parte superior, haz clic en Chatear y reunirse.
  4. Selecciona Google Chat o Inhabilitar chat para activar o desactivar Chat en Gmail.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Inicia sesión en Chat o en Gmail.
  2. En Chat, haz clic en un nombre, escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".
  3. Si el nombre no aparece en Chat, haz clic en Buscar personas, salas y bots o haz clic en Iniciar un chat "".
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico. Aparecerán sugerencias a medida que vas escribiendo.
    Para enviar mensajes directos a personas ajenas a tu organización, introduce su dirección de correo electrónico completa.
  5. Selecciona a la persona a la que quieres enviar el mensaje.
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".
    En esta lista puede aparecer cualquier persona de tu organización, incluidas las que no tengan Chat.

Iniciar conversaciones en grupo

  1. Inicia sesión en Chat o en Gmail.
  2. En Chat, haz clic en el nombre de un grupo, escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".
  3. Si el nombre del grupo no aparece en Chat, sigue estos pasos:
    • En Chat, haz clic en Buscar personas, salas y bots y luego Iniciar una conversación de grupo.
    • En Gmail, en Chat, haz clic en Iniciar un chat "" y luego Iniciar una conversación de grupo.
  4. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico. Aparecerán sugerencias a medida que vas escribiendo. 
  5. Haz clic en Mensaje o en Listo "".
  6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar "".
    En esta lista puede aparecer cualquier persona de tu organización, incluidas las que no tengan Chat.
Nota: Si desactivas Chat en Gmail, la lista de conversaciones y las notificaciones emergentes no aparecerán en Gmail, pero podrás seguir utilizando Chat en la Web (chat.google.com).

6.3. Notificaciones de ausencia

" "

Outlook: 
Fuera de la oficina

Gmail:
Respuesta automática

Establecer una respuesta de fuera de la oficina en la versión 2016

Outlook 2016
 

Configurar una respuesta automática en la versión 2013

Outlook 2013
 

Respuestas de fuera de la oficina en la versión 2010

Outlook 2010

  1. Abre Gmail
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "" y luego Ver todos los ajustes.
  3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
  4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Configurar una respuesta automática

6.4. Notificaciones de escritorio

" "

Outlook:
Notificaciones de escritorio

Gmail:
Notificaciones de escritorio

Recibir notificaciones de escritorio en la versión 2016

Outlook 2016
 

Notificaciones de escritorio en la versión 2013

Outlook 2013
 

Permitir notificaciones de escritorio en la versión 2010

Outlook 2010

Puedes recibir notificaciones de escritorio si has iniciado sesión en Gmail y lo tienes abierto en el navegador.
  1. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración "" y luego Configuración.
  2. Desplázate hasta la sección Notificaciones de escritorio.
  3. Haz clic en Haz clic aquí si quieres habilitar las notificaciones de escritorio para [tu organización].
  4. Selecciona Habilitar notificaciones de correo nuevo o Habilitar notificaciones de correo importantes.
  5. Haz clic en el botón Guardar cambios, situado en la parte inferior de la página.

Las notificaciones aparecen en el escritorio

6.5. Delegación de correo

" "

Outlook:
Delegar acceso

Gmail:
Delegación de correo

Acceso delegado en la versión 2016

Outlook 2016
 

Acceso delegado en la versión 2013

Outlook 2013
 

Acceso delegado en la versión 2010

Outlook 2010

Si utilizas Gmail en la cuenta de tu trabajo o centro educativo, puedes añadir hasta 25 delegados (por ejemplo, a tus asistentes).
  1. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración "" y luego Configuración.
  2. Haz clic en Cuentas e importación.
  3. En la sección Conceder acceso a tu cuenta, haz clic en Añadir otra cuenta.


    Nota:
    Es posible que la delegación de correos electrónicos esté restringida en tu organización. Si esta opción no aparece, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

  4. Escribe la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieras añadir y haz clic en Siguiente paso.
  5. Haz clic en Enviar correo para conceder el acceso.
La persona que hayas añadido recibirá un correo para que confirme la delegación. Una vez confirmada, puede tardar hasta 24 horas en aparecer en tu cuenta como persona delegada.

Delegar el acceso al correo electrónico a los contactos

6.6. Buzón de correo compartido

" "

Outlook:
Buzón de correo compartido

Gmail:
Buzón de correo compartido

Compartir un buzón de correo en la versión 2016

Outlook 2016, 2013 y 2010
 

 

Si tu equipo necesita un buzón de correo compartido para, por ejemplo, gestionar el correo del servicio de asistencia técnica o de atención al cliente, puedes utilizar un grupo de Google como bandeja de entrada colaborativa.

Por ejemplo, puedes crear un grupo con la dirección asistencia@tu-dominio.com, añadir a tu personal de asistencia como miembros y permitir que personas ajenas a la organización envíen mensajes al grupo. De este modo, el personal de asistencia recibirá los mensajes de los clientes y podrá realizar cualquiera de estas tareas desde la vista Temas del grupo:

  • Asignar la responsabilidad de un tema a un miembro del grupo.
  • Marcar un tema como resuelto.
  • Editar las etiquetas asociadas a un tema.
  • Filtrar temas por etiqueta, estado de resolución o persona asignada.

Más información sobre cómo configurar una bandeja de entrada colaborativa

Utilizar direcciones de correo de grupo para, por ejemplo, enviar mensajes a los miembros de un foro de preguntas

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