您可以在 Outlook 和 Gmail 的新郵件視窗中使用控制項，也可以在收件匣的郵件上按一下滑鼠右鍵，查看相關選項。Gmail 會自動將您正在處理的郵件儲存至「草稿」。
本頁面提供下列資源說明：
注意：這些操作說明主要適用於網頁版服務。 取得行動裝置專用的改用 Google 產品操作說明。
開啟電子郵件
- 在 Outlook 中：在電腦上開啟 Outlook。
- 使用 Gmail 時： 使用瀏覽器前往 gmail.com。
操作說明
開啟 Gmail
開啟 Gmail 的方法...
- 任何網路瀏覽器：前往 mail.google.com。
- 大多數的 Google 頁面：點選右上方的「應用程式啟動器」圖示
，然後選擇 [Gmail]。
- Android 裝置：請安裝並開啟 Android 應用程式。
- iOS 裝置：請安裝並開啟 iOS 應用程式。
提示：為 Gmail 建立瀏覽器書籤
- 在 Chrome 瀏覽器中，前往您會再次造訪的網站。舉例來說：
- mail.google.com Gmail 網站
- calendar.google.com Google 日曆網站
- 按一下網址列右側的「星號」圖示
「新增書籤」圖示
。
- 選擇下列任一選項：
- 如要退出，請按一下「關閉」圖示
。
- 如要重新命名書籤，或是將書籤放入其他資料夾，請執行相應操作，然後點選 [完成]。
- 如要退出，請按一下「關閉」圖示
「新增書籤」圖示 提示：在桌面上新增 Gmail 捷徑
- 前往桌面並按一下滑鼠右鍵。
- 依序選擇 [新增]
[捷徑]。
- 在位置欄位中輸入網址，例如：
- Gmail 為 https://mail.google.com
- Google 日曆為 https://calendar.google.com
- (選用) 為捷徑命名。
撰寫電子郵件並設定郵件格式
電子郵件草稿
- 在 Outlook 中：依序按一下「首頁」
「新增電子郵件」，然後按一下「儲存」。
- 在 Gmail 中：按一下 [撰寫]。 系統會自動儲存草稿。如要尋找草稿，請前往名為「草稿」的標籤。
「新增電子郵件」，然後按一下「儲存」。
操作說明
在 Gmail 彈出式視窗中撰寫郵件
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
。
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。
在 Gmail 新視窗中撰寫郵件
- 按一下左側的 [撰寫]。
- (選用) 使用右上角的按鈕調整視窗大小：
- 全螢幕
- 退出全螢幕
- 在新視窗中開啟：Shift +
- 新增主旨和收件者 (收件者、副本或密件副本)。
取得書寫建議
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下右上角的「設定」圖示
- 在「一般設定」分頁中，向下捲動到「智慧撰寫」。
- 選取「開啟書寫建議或「關閉書寫建議」。
附註：「智慧撰寫」功能目前支援英文、西班牙文、法文、義大利文和葡萄牙文。「智慧撰寫」功能的設計目的並非提供答案，而且可能無法提供適當的正確資訊。
取得撰寫提示
- 在 Outlook 中：使用文法和拼字檢查工具。
- 在 Gmail 中：取得文法、拼字和個人化撰寫建議。
操作說明
開啟或關閉文法和拼字工具
- 在電腦上開啟 Google Gmail。
- 依序按一下「設定」圖示
- 點選頂端的 [一般設定]。
- 開啟或關閉下列工具：
- 文法修訂建議
- 拼字建議
- 自動更正
開啟或關閉撰寫建議
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下右上角的「設定」圖示
- 在「一般設定」分頁中，向下捲動到「智慧撰寫」。
- 選取「開啟書寫建議或「關閉書寫建議」。
附註：「智慧撰寫」功能目前支援英文、西班牙文、法文、義大利文和葡萄牙文。「智慧撰寫」功能的設計目的並非提供答案，而且可能無法提供適當的正確資訊。
設定電子郵件格式
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中套用格式。
- 在 Gmail 中：在郵件視窗中套用常用的文字格式。如需進階格式設定選項或表格，請透過 Google 文件編輯及傳送電子郵件。
操作說明
設定電子郵件的格式
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 按一下 [撰寫]。
- 按一下郵件底部的「格式選項」圖示
。
變更預設文字樣式
您可以建立文字樣式並套用到您撰寫的所有新郵件。
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 向下捲動至「預設文字樣式」部分。
- 方塊中的文字樣式變更為您要套用到電子郵件的文字樣式。
- 按一下網頁底部的「儲存變更」。
Google 文件中的電子郵件草稿
設定電子郵件簽名
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中，依序按一下「郵件」
- 在 Gmail 中：在郵件視窗中按一下「插入簽名」圖示
。
操作說明
建立簽名
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 在「一般設定」分頁中，捲動至「簽名」，然後點選 [建立新標籤]。
- 為您的簽名命名，然後按一下 [建立]。
這個名稱指的是簽名範本的名稱，不是您的實際簽名。 - 在右側的文字方塊中輸入您的簽名文字。
- 您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、連結和圖片。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
讓標誌和簽名並排顯示
- 在電腦上開啟 Google 文件。
- 依序按一下「插入」
- 在左側儲存格中插入您的標誌。
- 在右側儲存格中輸入您的簽名。
- 在表格中按一下滑鼠右鍵，然後選取「表格屬性」。
- 按一下「顏色」，然後將表格框線變更為白色。
- 依序點選「編輯」
- 依序點選「編輯」
- 開啟 Gmail 並前往您建立的簽名。
- 按一下滑鼠右鍵，貼上標誌和簽名。
- 捲動到畫面底部，然後按一下「儲存變更」。
將您傳送的電子郵件標示為重要
- 在 Outlook 中：選取重要性較高的郵件標記。傳送到 Gmail 帳戶的郵件不會顯示這些重要郵件標記。
- 在 Gmail 中：在主旨欄位中標明郵件的重要性。
操作說明
- 開啟 Gmail。
- 按一下 [撰寫]。
- 新增收件者。
- 在「主旨」欄位中新增描述元，例如：
- [緊急]
- [請於 12 月 1 日前回覆]
- [需要核准]
注意：您可以在描述元前方貼上紅色驚嘆號，將您傳送的電子郵件標示為重要郵件。
- 撰寫郵件內容，然後按一下「傳送」。
將電子郵件轉寄或附加到其他郵件中
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中插入 Outlook 項目，或拖曳檔案。
- 在 Gmail 中：以附件形式轉寄或進行拖曳。
操作說明
以附件形式轉寄單一電子郵件
- 在電腦上前往 Gmail。
- 選取所需的電子郵件。
- 依序按一下「更多」
- 在「收件者」欄位中新增收件者。您也可以在「副本」和「密件副本」欄位中新增收件者。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下底部的 [傳送]。
附註：在郵件上按一下滑鼠右鍵，或將檔案拖曳到郵件內文中，也能夠以附件形式轉寄電子郵件。
以附件形式轉寄多封電子郵件
- 開啟 Gmail。
- 按一下 [撰寫]。
- 找出您要附加的郵件，勾選旁邊的方塊，然後將這些郵件拖曳至新郵件的視窗。
- 在新郵件中輸入收件者、主旨和郵件內文。
- 按一下 [傳送]。
在回覆電子郵件中附加電子郵件
- 在電腦上前往 Gmail。
- 開啟電子郵件
- 按一下電子郵件右上方的「彈出通訊視窗」圖示
。
- 在收件匣中選取您要附加的電子郵件。
- 將電子郵件拖曳到郵件中。
- 按一下底部的 [傳送]。
。選擇傳送選項
立即傳送
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中按一下「傳送」。然後依序點選「傳送/接收」
- 在 Gmail 中：在郵件視窗中，按一下「傳送」。
操作說明
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。
稍後傳送
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中，依序選取「選項」
- 在 Gmail 中：在郵件視窗中，按一下「傳送」旁邊的向下箭頭，然後點選「排程傳送」。
操作說明
- 在電腦上前往 Gmail
。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
- 輸入電子郵件內容。
- 在左下方的 [傳送] 旁邊，點選向下箭頭
。
- 按一下 [排定傳送時間]。
。
。附註：你最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。
傳送電子郵件給群組
- 在 Outlook 中：使用聯絡人名單或郵件合併功能。
- 在 Gmail 中：使用聯絡人清單、群組或郵件合併功能。
操作說明
如何透過 Gmail 傳送電子郵件給聯絡人或聯絡人群組
- 在 Gmail 中，按一下 [撰寫]。
- 在 [收件者] 欄位中，開始輸入使用者或聯絡人群組的電子郵件地址。系統會在您輸入的同時顯示相符的地址清單。
- 按一下您要使用的地址。如果是聯絡人群組，系統會將所有群組成員新增到 [收件者] 清單中。如果您不想將郵件傳送給聯絡人群組的所有成員，請按一下個別聯絡人姓名旁邊的「移除」圖示
注意：您必須向群組郵寄清單地址傳送一次郵件，系統才會在自動完成清單中顯示群組郵寄清單。
使用郵件合併功能傳送個人化電子郵件
- 透過電腦開啟 Gmail。
- 按一下左上方的「撰寫郵件」。
- 你也可以開啟現有草稿。
- 在「收件者」行中加入收件者。
- 按一下「收件者」行右側的「使用郵件合併功能」圖示
。
- 開啟「郵件合併」。
- 在郵件中輸入 @。
- 選取合併標記：
- @名字
- @姓氏
- @全名
- @電子郵件地址
- 如要插入合併標記，請按下 Enter 鍵。
提高郵件安全性
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中，依序選取「選項」
- 在 Gmail 中：在郵件視窗中開啟機密模式。
操作說明
重要事項：如果您透過公司或學校帳戶使用 Gmail，請與管理員聯絡，確認您是否能夠使用機密模式。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下「撰寫」圖示
- 按一下視窗右下方的「開啟機密模式」圖示
。
提示：如果您已經在電子郵件中開啟機密模式，請按一下電子郵件底部的「編輯」。 - 設定到期日和密碼。提醒您，這些設定適用於郵件內文和任何附件。
- 如果您選擇「不使用簡訊密碼」：使用 Gmail 應用程式的收件者將可直接開啟郵件，未使用 Gmail 的收件者則會收到內含密碼的電子郵件。
- 如果您選擇「使用簡訊密碼」：系統會透過簡訊將密碼傳送給收件者。請確定您輸入的是收件者的電話號碼，而不是您自己的電話號碼。
- 按一下 [儲存]。
在其他人開啟您的電子郵件時接收通知
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中，依序按一下「選項」
- 在 Gmail 中：在郵件視窗底部，要求讀取回條。
取消傳送
- 在 Outlook 中：在郵件視窗中，依序前往「檔案」
- Gmail：在「已傳送的郵件」通知中，在取消時限內按一下「取消傳送」。
操作說明
使用「取消傳送」功能撤回電子郵件
- 畫面左下方會顯示「郵件已送出」訊息，以及「取消傳送」和「檢視郵件」這兩個選項。
- 按一下「取消傳送」。
選擇已傳送郵件可回收的時限
- 在電腦上前往 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 將「取消傳送」旁的「取消傳送期限」設為 5、10、20 或 30 秒。
- 按一下底部的「儲存變更」。
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