Bạn có thể sử dụng tính năng hợp nhất thư trong Gmail để gửi chiến dịch tiếp thị qua email, bản tin và thông báo được cá nhân hoá đến nhiều đối tượng.
Quan trọng: Tính năng hợp nhất thư thay thế chế độ gửi cho nhiều người trong Gmail. Khi soạn thư, bên cạnh dòng "Đến:", hãy nhấp vào biểu tượng Sử dụng tính năng hợp nhất thư .
Tìm hiểu cách hoạt động của tính năng hợp nhất thư
Tính năng hợp nhất thư trong Gmail
- Tính năng hợp nhất thư cho phép bạn cá nhân hoá thư bằng các thẻ hợp nhất như @tên và @họ. Khi bạn gửi thư, mỗi người nhận sẽ nhận được một bản sao duy nhất của email, trong đó thông tin của bạn sẽ thay thế các thẻ hợp nhất.
- Người nhận không xem được bạn đã gửi thư cho ai. Để dễ dàng quản lý các cuộc trò chuyện, bạn sẽ nhận được thư trả lời của người nhận trong các chuỗi thư riêng biệt.
- Nếu có rất nhiều người nhận, bạn có thể liên kết bảng tính chứa thông tin liên hệ của họ. Bạn có thể sử dụng bất kỳ cột nào trong bảng tính làm thẻ hợp nhất trong thư. Thẻ hợp nhất có thông tin chi tiết tuỳ chỉnh cho từng người nhận để cá nhân hoá thư của bạn.
Kiểm tra xem bạn có đủ điều kiện để sử dụng tính năng hợp nhất thư hay không
Để sử dụng tính năng hợp nhất thư, hãy đăng nhập vào tài khoản có gói Google Workspace đủ điều kiện:
- Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Plus
Thêm trực tiếp người nhận vào thư của bạn
- Trên máy tính, hãy mở Gmail.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Soạn thư.
- Bạn cũng có thể mở một thư nháp hiện có.
- Trong trường "Đến:", hãy thêm người nhận.
- Ở bên phải dòng "Đến:", hãy nhấp vào biểu tượng Sử dụng tính năng hợp nhất thư
.
- Bật tính năng Hợp nhất thư.
- Trong thư, hãy nhập @.
- Chọn một thẻ hợp nhất:
- @tên
- @họ
- @họvàtên
- Để chèn thẻ hợp nhất, hãy nhấn Enter.
Lưu ý:
- Để đảm bảo thư sử dụng đúng tên người nhận, hãy kiểm tra tên của người nhận trong Danh bạ Google.
- Để thêm nhiều người nhận, hãy tạo một nhãn trong Danh bạ Google và nhóm những người nhận này lại. Khi bạn thêm nhãn vào dòng "Đến:" trong Gmail, những người nhận được nhóm sẽ tự động được điền sẵn. Tìm hiểu cách sắp xếp danh bạ bằng nhãn.
- Nếu người nhận không có trong Danh bạ Google, thì tính năng hợp nhất thư sẽ điền sẵn tên và họ dựa trên nội dung bạn nhập vào dòng "Đến:".
- Ví dụ: nếu bạn nhập "Lisa Rodriguez <lisa@vidu.com>" làm người nhận, Gmail sẽ sử dụng "Lisa" làm @tên còn "Rodriguez" là @họ.
Thêm người nhận từ bảng tính vào thư của bạn
Quan trọng: Thông tin liên hệ phải nằm trong thẻ đầu tiên của bảng tính và chỉ được chứa văn bản.
- Trên máy tính, hãy mở Gmail.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Soạn thư.
- Bạn cũng có thể mở một thư nháp hiện có.
- Ở bên phải dòng "Đến:", hãy nhấp vào biểu tượng Sử dụng tính năng hợp nhất thư
- Bật tính năng Hợp nhất thư.
- Nhấp vào Thêm từ một bảng tính.
- Chọn bảng tính.
- Nhấp vào Chèn.
- Trong cửa sổ này, hãy chọn các cột có thông tin người nhận trong bảng tính:
- Tên
- Họ (không bắt buộc)
- Nhấp vào Hoàn tất.
- Bảng tính của bạn sẽ được thêm vào dòng "Đến:" trong thư.
- Trong thư, hãy nhập @.
- Chọn một thẻ hợp nhất.
- Thẻ hợp nhất được xác định thông qua các tiêu đề của cột trong bảng tính của bạn.
- Để chèn thẻ hợp nhất, hãy nhấn Enter.
Mẹo: Khi sử dụng bảng tính để lấy thông tin người nhận, bạn hãy kiểm tra các ký tự văn bản dùng trong tiêu đề của cột và địa chỉ email.
- Nếu tên cột có các ký tự đặc biệt không phải là chữ cái hoặc số, bạn có thể xác định thẻ hợp nhất tương ứng trong Gmail bằng vị trí của thẻ. Ví dụ: cột đầu tiên sẽ được gọi là "@A".
- Những địa chỉ email có ký tự đặc biệt sẽ bị coi là không hợp lệ.
Tìm hiểu về các giá trị mặc định cho thẻ hợp nhất
Nếu có người nhận thiếu thông tin để điền thẻ hợp nhất, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Ví dụ: Bạn sẽ gặp lỗi nếu tìm cách gửi email cho "Sam <sam@vidu.com>" và chỉ sử dụng một trong hai thẻ hợp nhất @tên hoặc @họ. Lỗi này xảy ra là do Gmail không thể chắc chắn liệu "Sam" là tên hay họ của người này.
Trong trường hợp này, bạn có thể:
- Nhập giá trị mặc định vào thông báo lỗi.
- Ví dụ: Đối với người nhận chưa có tên, bạn có thể dùng "Chào bạn" thay vì "Xin chào @tên".
- Quay lại bản nháp và:
- Thêm giá trị còn thiếu vào dòng "Đến:", trong Danh bạ Google hoặc trong bảng tính mà bạn đã liên kết.
- Xoá bất kỳ người nhận nào thiếu thông tin khỏi dòng "Đến:" hoặc bảng tính bạn đã liên kết.
Tìm thư bạn đã gửi
Để tìm thư bạn đã gửi, hãy mở thư mục "Đã gửi" trong Gmail. Trong thư, bạn sẽ thấy một biểu ngữ "Được gửi cùng tính năng hợp nhất thư".
Tìm hiểu các hạn mức gửi thư- Tài khoản Gmail tiêu chuẩn có hạn mức gửi hằng ngày là 500 thư đi.
- Tài khoản công việc, trường học và Workspace Individual có hạn mức gửi hằng ngày là 2.000 thư đi.
- Thêm tối đa 1.500 người nhận vào dòng "Đến" cho mỗi thư
- Gửi cho tối đa 1.500 người nhận mỗi ngày
- Khi bật tính năng hợp nhất thư, bạn có thể gửi một thư đến 1.000 người nhận và một thư khác tới 500 người nhận.
Giới hạn 1.500 người nhận hằng ngày đối với tính năng hợp nhất thư đảm bảo rằng bạn vẫn có thể gửi tối đa 500 thư thông thường mỗi ngày và không vượt quá hạn mức 2.000 người nhận/ngày cho tài khoản công việc, trường học và Workspace Individual.
Không có giới hạn về số lượng người nhận riêng biệt mà bạn có thể liên hệ mỗi tháng bằng tính năng hợp nhất thư.
Bạn chỉ có thể thêm một người nhận trong trường "Cc" hoặc "Bcc" trong mỗi thư sử dụng tính năng hợp nhất thư. Những người nhận mà bạn thêm vào trường "Cc" hoặc "Bcc" đều nhận được bản sao của mọi email gửi đi.
- Ví dụ: Nếu bạn gửi thư cho 500 người nhận và thêm "hotro@congty.com" vào trường "Bcc" thì "hotro@congty.com" sẽ nhận được 500 bản sao của thư này. Với thư này, 1.000 thư sẽ được tính vào hạn mức gửi hằng ngày của bạn vì người nhận trong trường "Cc" hoặc "Bcc" cũng được tính vào hạn mức gửi hằng ngày.
Quan trọng: Nếu đã thêm người nhận bằng bảng tính, bạn không thể thêm người nhận vào trường "Cc" hoặc "Bcc" trong thư của mình.
Khi bạn bật tính năng hợp nhất thư, một đường liên kết huỷ đăng ký duy nhất sẽ tự động được thêm vào cuối mỗi email. Người nhận có thể sử dụng đường liên kết này để huỷ đăng ký hoặc đăng ký nhận lại email của bạn.
Bạn sẽ nhận được thông báo qua email bất cứ khi nào có một người nhận huỷ đăng ký hoặc đăng ký lại email của bạn. Bạn không thể xem danh sách tất cả người nhận đã huỷ đăng ký.
Trong hộp xác nhận xuất hiện sau khi gửi thư, bạn sẽ thấy tổng số người nhận đã huỷ đăng ký và sẽ không nhận được email.
Quan trọng: Những người nhận đã huỷ đăng ký vẫn nhận được thư bạn gửi mà không cần bật tính năng hợp nhất thư hoặc khi sử dụng tính năng hợp nhất thư từ các tài khoản khác trong cùng miền. Ví dụ: Nếu đã huỷ đăng ký nhận email từ "hotro@congty.com", họ vẫn có thể nhận được email từ "tiepthi@congty.com".
Nếu bạn sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học:
- Chúng tôi sẽ không xoá dữ liệu liên quan đến việc huỷ đăng ký khi tài khoản người dùng bị xoá.
- Người nhận không thể huỷ đăng ký nhận thư từ người gửi trong tổ chức của họ.
Khi gửi thư hàng loạt, bạn cần làm theo các phương pháp hay nhất thể hiện sự tôn trọng với hộp thư đến của người nhận. Tuân thủ quy định địa phương và các chính sách của Gmail.
Để thực hiện chiến dịch tiếp thị qua email hiệu quả, các thư bạn gửi phải kết nối bạn và người nhận theo cách có ý nghĩa. Tìm hiểu thêm về các phương pháp hay nhất khi gửi email hàng loạt.
Không thể sử dụng tính năng hợp nhất thư với các loại thư sau:
- Trả lời
- Chuyển tiếp
- Gửi theo lịch biểu
- Chế độ bảo mật
Nếu bạn thêm tệp đính kèm, tệp đính kèm này sẽ có trong bản sao thư của mỗi người nhận. Trong trường hợp này, bạn có thể phải dùng một lượng lớn dung lượng lưu trữ.
- Ví dụ: Nếu bạn gửi thư cho 500 người nhận với tệp đính kèm có dung lượng 10 MB, bạn sẽ sử dụng khoảng 5 GB bộ nhớ.
Mẹo: Để tiết kiệm dung lượng lưu trữ, hãy tải tệp này lên Google Drive thay vì đính kèm tệp, rồi liên kết với tệp đó trong thư của bạn. Tìm hiểu cách chia sẻ tệp từ Google Drive.
Bạn không thể sử dụng thẻ hợp nhất trong:
- Dòng tiêu đề
- Văn bản siêu liên kết