مهم: اگر از Chat در حساب محل کار یا تحصیل استفاده می‌کنید، فقط می‌توانید فضایی با سطوح دسترسی مختلف ایجاد کنید.
می‌توانید فضاهای اختصاصی ایجاد کنید تا سازمانتان راحت‌تر به موضوعاتی که برایتان اهمیت دارد بپردازد و آگاهی و امکان هم‌رسانی را بهبود بخشد. دو نوع فضا وجود دارد: محدودشدهو یافتنی.
- در فضای محدودشده لازم است کاربر یا گروهی در سازمان مربوطه به آن فضا دعوت شود یا ازسوی یکی از اعضای فعلی فضا به آن اضافه شود.
- کاربر می‌تواند علاوه‌بر روش‌های فهرست‌شده در بالا ازطریق پیوند هم‌رسانی‌شده به فضای یافتنی بپیوندد.
پیش‌از ایجاد فضای یافتنی
مهم: کاربرانی که اجازه‌های لازم را دارند می‌توانند فضاهای یافتنی را جستجو کنند و به آن‌ها بپیوندند.
توصیه می‌کنیم هنگام آماده شدن برای ساختن فضای یافتنی کارهای زیر را انجام دهید:
- به این فکر کنید که چند نفر در فضای شما وارد می‌شوند.
- سطح دسترسی مناسب را برای فضا انتخاب کنید. می‌توانید آن را فضای بسته («محدودشده») که مناسب برای تیم‌ها، پروژه‌ها، و گروه‌ها است درنظر بگیرید یا فضای باز برای کل سازمان («یافتنی») که برای گفتگوهای موضوع‌محور و همکاری مناسب است.
- شرح واضحی از هدف از ایجاد فضا آماده کنید.
- مدیرهای فضا می‌توانند نام و شرح فضا را ویرایش کنند و کاربران را به فضا اضافه کنند یا از آن بردارند.
درباره مدیرهای فضا بیشتر بدانید.
ایجاد فضای یافتنی
اگر از حساب کاری یا تحصیلی Google استفاده می‌کنید، هنگام ایجاد فضا می‌توانید تنظیم کنید چه افرادی به آن دسترسی داشته باشند.
نکته‌ها:
- قبل‌از ایجاد فضای یافتنی جدید، مطمئن شوید کسی قبلاً فضای مرتبطی که بتوانید به آن بپیوندید ایجاد نکرده باشد.
- «مدیر فضا» می‌تواند ازطریق منو تنظیمات فضا، فضاهای انحصاری را یافتنی کند یا برعکس. درباره نقش «مدیر فضا» بیشتر بدانید.
واجدشرایط بودن
شرایط لازم برای استفاده از فضاهای یافتنیفضاهای یافتنی در این ویرایش‌های Google Workspace موجود است:
- Frontline
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Essentials
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Fundamentals
- Education Standard
- Education Plus
- Teaching and Learning Upgrade
- غیرانتفاعی
- G Suite Basic
- G Suite Business
- Essentials (با دامنه تأییدشده)
- حساب Gmail را باز کنید؛
- در سمت راست، روی «فضاها»
«فضای جدید» کلیک کنید؛
- روی ایجاد فضا کلیک کنید؛
- نامی برای فضا وارد کنید؛
- اختیاری: همچنین می‌توانید شرح و چهره‌نمایی برای فضا اضافه کنید. برای افزودن چهره‌نمای فضا، روی «انتخاب اموجی»
کلیک کنید و سپس اموجی مدنظرتان را انتخاب کنید. اگر اموجی انتخاب نکنید، درعوض از چهره‌نمای حرفی پیش‌فرض استفاده خواهد شد؛
- اختیاری: همچنین می‌توانید شرح و چهره‌نمایی برای فضا اضافه کنید. برای افزودن چهره‌نمای فضا، روی «انتخاب اموجی»
- نام یا ایمیل افرادی را که می‌خواهید اضافه کنید یا گروه‌های Google را که می‌خواهید دعوت کنید وارد کنید، یا از فهرست مخاطبین پیشنهادی انتخاب کنید؛
- توجه: روبات‌ها بعداز ایجاد شدن فضا می‌توانند به آن اضافه شوند. درباره افزودن روبات به فضای موجود بیشتر بدانید؛
- مخاطب هدفی برای سازمانتان انتخاب کنید، که می‌تواند «محدودشده» یا «کل سازمان» باشد. اگر در Google حساب محل کار یا تحصیل دارید، ممکن است گزینه‌های بیشتری برای مخاطبان هدف ببینید که سرپرستتان ایجاد کرده است. اگر سؤالی درباره گزینه‌های مخاطب دردسترس دارید، با سرپرستتان تماس بگیرید؛
- محدودشده— فقط کاربرانی که مستقیماً اضافه و دعوت شده‌اند به فضا دسترسی دارند؛ برای اینکه دیگران بتوانند فضا را پیدا کنند، «کل سازمان» را انتخاب کنید؛
- کل سازمان— همه اعضای سازمان به فضا دسترسی دارند و اگر پیوند فضا را داشته باشند می‌توانند به آن بپیوندند؛
- نکته: اگر «کل سازمان» را انتخاب کنید، نمی‌توانید به افراد خارج از سازمان اجازه دهید به فضا بپیوندند؛
- روی ایجاد کردن کلیک کنید؛
نکته: اگر سرپرستتان مخاطب هدفی را که برای فضایتان انتخاب کرده‌اید حذف کند، « مخاطب حذف‌شده» در سابقه فضایی مانند نمونه زیر نمایش داده می‌شود و دسترسی فضا به‌طور پیش‌فرض به محدودشده تغییر خواهد کرد.
«مدیران فضا» همچنان می‌توانند کاربران را برای دسترسی به فضا اضافه یا دعوت کنند.
با نحوه افزودن یا برداشتن افراد و روبات‌ها از فضا یا مکالمه گروهی آشنا شوید.
افزودن اعضای جدید به فضای یافتنی
ازطریق یکی از این روش‌ها می‌توانید اعضای جدید به فضا اضافه کنید:
- کپی کردن پیوند فضا و هم‌رسانی آن با دیگران.
- افزودن مستقیم افراد یا دعوت کردن از آن‌ها.
- حساب Gmail را باز کنید؛
- در سمت راست، فضای مدنظرتان را انتخاب کنید؛
- در بالا، روی نام فضا
- پیوند را با هر فردی که می‌خواهید دعوت کنید یا به فضا ارجاع دهید هم‌رسانی کنید.
- حساب Gmail را باز کنید؛
- در سمت راست، فضای مدنظرتان را انتخاب کنید؛
- در بالا، روی نام فضا
- روی افزودن کلیک کنید؛
- برای دعوت کردن اعضای مدنظرتان، نام، ایمیل، «گروه‌های Google» را وارد کنید یا مخاطبین پیشنهادی را از فهرست انتخاب کنید؛
- روی افزودن کلیک کنید؛