Vereisten
Filteren op e-mailadres werkt door het adres van de ingelogde kijker te vergelijken met een veld in uw gegevensbron dat geldige e-mailadressen bevat. Voor elke rij in uw gegevens controleert het filter of het e-mailadres van de kijker overeenkomt met het adres in die rij.
Bekijk de volgende gegevens:
| Gegevens | |
|---|---|
| alan@example.com | abc |
| mary@example.com | cde |
| alan@example.com | efg |
| mary@example.com | ghi |
Als deze gegevens zijn gefilterd op e-mailadres en alan@example.com het gefilterde rapport bekijkt, ziet hij alleen de gegevens
'abc' en 'efg'. Als mary@example.com hetzelfde rapport bekijkt, ziet ze de gegevens 'efg' en 'ghi'.
Dat is prima als er een een-op-een-relatie is tussen kijkers en de gegevens. Maar wat als u wilt dat ook manager@example.com de gegevens kan zien? Met andere woorden, dat u wilt dat veel mensen dezelfde rijen met gegevens te zien krijgen. (Dat noemen we een veel-op-veel-relatie.)
Filteren op e-mail werkt slechts op één adres per rij, dus u kunt niet zomaar een lijst met adressen in het e-mailveld zetten. Dit werkt bijvoorbeeld niet:
| Gegevens | |
|---|---|
| alan@example.com, manager@example.com, vp@example.com, bigwig@customer.com | abc |
Oplossing: Gegevens mengen
U kunt een veel-op-veel relatie tot stand brengen tussen e-mailadressen en uw gegevens door een tabel met adressen te combineren met uw gegevens, waarbij u een algemeen veld gebruikt als samenvoegingssleutel.
Voorbeeld: Een fruitkraam
U beheert een groente- en fruitbedrijf en wilt uw verkoopmedewerkers laten zien wat hun prestaties zijn op de verschillende fruitkramen. Meerdere verkoopmedewerkers kunnen op meerdere kramen werken. Als u de gegevens wilt filteren zodat uw verkoopmedewerkers alleen hun eigen gegevens zien, kunt u het volgende doen:
Stap 1: Maak een tabel met toegangscontrolelijsten
In deze stap maakt u een toegangscontrolelijst met de e-mailadressen van de geautoriseerde verkoopmedewerkers, gekoppeld aan een gegevensveld (de naam van een fruitkraam) dat kan worden gebruikt als samenvoegingssleutel in de menging.
| E-mailadres van verkoopmedewerker | Samenvoegingssleutel |
|---|---|
| salesrep1@example.com | Fruitkraam A |
| salesrep2@example.com | Fruitkraam A |
| salesrep1@example.com | Fruitkraam B |
|
salesrep2@example.com |
Fruitkraam C |
Toegangscontrolelijst
Houd er rekening mee dat salesrep1 gegevens kan bekijken voor Fruitkraam A en Fruitkraam B, terwijl salesrep2 gegevens kan bekijken voor Fruitkraam A en Fruitkraam C.
Stap 2: Maak de gegevenstabel
De gegevenstabel houdt bij hoeveel elk vertegenwoordiger bij elke fruitkraam heeft verkocht.
| Fruitkraam | Fruit | Verkoop |
|---|---|---|
| Fruitkraam A | Appel | 50 |
| Fruitkraam A | Banaan | 26 |
| Fruitkraam A | Sinaasappel | 20 |
| Fruitkraam A | Peer | 93 |
| Fruitkraam B | Appel | 98 |
| Fruitkraam B | Banaan | 86 |
| Fruitkraam B | Sinaasappel | 7 |
| Fruitkraam B | Peer | 85 |
| Fruitkraam C | Appel | 21 |
| Fruitkraam C | Banaan | 61 |
| Fruitkraam C | Sinaasappel | 3 |
| Fruitkraam C | Peer | 78 |
Gegevenstabel
Stap 3: Pas het e-mailfilter toe op de toegangscontrolelijst
Bewerk de gegevensbron voor de toegangscontrolelijst en kies het veld 'E-mailadres van verkoopmedewerker' als filter.
Stap 4: Voeg de toegangscontrolelijst samen met de gegevenstabel
Als u de toegangscontrolelijst mengt met de gegevenstabel en er geen e-mailfilter is toegepast, worden alle records voor beide verkoopmedewerkers weergegeven. Maar mét een toegepast e-mailfilter worden de gegevens, als de toegangscontrolelijst wordt gemengd met de verkoopgegevenstabel, gefilterd op basis van de verkoopmedewerker die het rapport bekijkt. Elke medewerker ziet het volgende als hij het rapport bekijkt:
|
Verkoopmedewerker 1 ziet dit:
|
Verkoopmedewerker 2 ziet dit:
|