Requisitos previos
Para filtrar por dirección de correo electrónico, se compara la dirección del usuario que ha iniciado sesión con un campo de su fuente de datos que contenga direcciones de correo electrónico válidas. Para cada fila de los datos, el filtro comprueba si el correo electrónico del usuario coincide con la dirección de esa fila.
Tomemos los siguientes datos:
| Correo electrónico | Datos |
|---|---|
| alberto@example.com | abc |
| maria@example.com | cde |
| alberto@example.com | efg |
| maria@example.com | ghi |
Si estos datos se filtraran por dirección de correo electrónico y alberto@example.com viera el informe filtrado, solo vería los datos
"abc" y "efg". Si maria@example.com consultara el mismo informe, vería los datos "efg" y "ghi".
Mientras los datos se correspondan con los usuarios en una relación de 1:1, no hay problema; pero, ¿qué pasa si también queremos que el usuario jefe@example.com vea los datos? Es decir, queremos que muchas personas vean las mismas filas de datos, lo cual se conoce como relación de muchos a muchos.
El filtro por correo electrónico solo funciona con una dirección por fila, por lo que no es posible filtrar incluyendo una lista de direcciones en el campo de correo electrónico. Por ejemplo, lo siguiente no funcionará:
| Correo electrónico | Datos |
|---|---|
| alberto@example.com, jefe@example.com, vicepresidente@example.com, mandamas@cliente.com | abc |
Solución: utilizar la combinación de datos
Puedes crear una relación de muchos a muchos entre las direcciones de correo y tus datos si combinas una tabla de direcciones con tus datos utilizando cualquier campo común como clave de combinación.
Ejemplo: un puesto de fruta
Supongamos que gestionas una empresa productora y quieres mostrarle a cada uno de tus representantes de ventas su rendimiento en los distintos puestos de fruta a los que da servicio. Varios representantes pueden dar servicio a varios puestos. Para filtrar los datos y que cada representante vea solamente los suyos, puede hacer lo siguiente:
Paso 1: Crear una tabla como lista de control de acceso
En este paso, deberás crear como lista de control de acceso (LCA) una tabla que contenga las direcciones de correo de los representantes de ventas autorizados, en paralelo con un campo de datos (el nombre de un puesto de fruta) que se pueda usar como clave de combinación a la hora de combinar los datos.
| Correo del representante de ventas | Clave de combinación |
|---|---|
| repventas1@example.com | Puesto de fruta A |
| repventas2@example.com | Puesto de fruta A |
| repventas1@example.com | Puesto de fruta B |
|
repventas2@example.com |
Puesto de fruta C |
Tabla de lista de control de acceso (LCA)
Observe que el representante de ventas 1 puede ver los datos de los puestos de fruta A y B, mientras que el representante de ventas 2 puede ver los datos de los puestos de fruta A y C.
Paso 2: Crear la tabla de datos
En la tabla de datos se hace un seguimiento de las ventas que ha conseguido cada representante en cada puesto de fruta.
| Puesto de fruta | Fruta | Ventas |
|---|---|---|
| Puesto de fruta A | Manzana | 50 |
| Puesto de fruta A | Plátano | 26 |
| Puesto de fruta A | Naranja | 20 |
| Puesto de fruta A | Pera | 93 |
| Puesto de fruta B | Manzana | 98 |
| Puesto de fruta B | Plátano | 86 |
| Puesto de fruta B | Naranja | 7 |
| Puesto de fruta B | Pera | 85 |
| Puesto de fruta C | Manzana | 21 |
| Puesto de fruta C | Plátano | 61 |
| Puesto de fruta C | Naranja | 3 |
| Puesto de fruta C | Pera | 78 |
Tabla de datos
Paso 3: Aplicar el filtro de correo a la tabla de LCA
Edita la fuente de datos de la tabla de LCA y selecciona como filtro el campo Correo electrónico del representante de ventas.
Paso 4: Combinar la tabla de LCA con la tabla de datos
Si combinas la tabla de LCA con la tabla de datos sin aplicar ningún filtro de correo, verás todos los registros de ambos representantes de ventas. Sin embargo, si se aplica el filtro de correo, al combinar la tabla de LCA con la tabla de datos de ventas, los datos se filtrarán según el representante de ventas que esté viendo el informe. Esto es lo que vería cada representante al consultar el informe:
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El representante de ventas 1 ve esto:
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El representante de ventas 2 ve esto:
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