Puedes crear una alerta que te avise a ti y a tus colaboradores cuando un gráfico de tu informe de Looker Studio cumpla los criterios que especifiques. La notificación incluye un enlace al informe original.
Función de Looker Studio Pro
Las funciones que se describen en este artículo están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.
Requisitos para usar las alertas
- Para crear una alerta, debes tener al menos el rol Lector en un informe.
- Para crear una alerta de un gráfico, debes tener como mínimo el rol Lector en la fuente de datos subyacente de ese gráfico.
- Solo puedes crear alertas del contenido de Looker Studio Pro. Para actualizar tu contenido, consulta el artículo Actualizar el contenido de Looker Studio a Looker Studio Pro.
Crear alertas
- Accede al informe en el que quieras crear una alerta.
- Asegúrate de que estás en el modo de vista. No puedes añadir alertas si estás en el modo de edición.
- El informe debe ser de Looker Studio Pro. Para actualizar tu contenido, consulta el artículo Actualizar el contenido de Looker Studio a Looker Studio Pro.
- Coloca el cursor sobre el gráfico del que quieras crear una alerta y selecciona el icono Crear y ver alertas, que tiene una campana.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear alerta. - Proporciona los detalles de la alerta:
- Nombre: incluye en este campo el nombre de la alerta.
- Descripción: (opcional) añade una descripción sobre la alerta en este campo.
- Acceso: en este campo debes seleccionar si todos los lectores del informe podrán ver todas las reglas de la alerta o si solo podrá verlas el propietario de la alerta.
- Destinatarios: (opcional) aporta una lista de direcciones de correo en este campo.
- Los destinatarios deben ser miembros de tu organización. No se permiten alias de correo externos.
- La persona que crea la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios.
- Reglas de la alerta: en este campo debes seleccionar el campo sobre el que quieras activar la alerta y, a continuación, tienes que elegir la condición que debe cumplir. Las condiciones disponibles varían en función del tipo de datos del campo.
- Para añadir otra condición con el operador lógico Y, añade un campo y condiciones al campo Reglas de la alerta.
- Las condiciones de alerta no admiten el operador lógico O. Si quieres crear otra condición con el operador lógico O, te recomendamos que crees otra alerta con una condición diferente.
- Hora de inicio: en este campo debes indicar la fecha y la hora a las que quieres que Looker Studio Pro empiece a comprobar las condiciones de la alerta.
- Repetir: en este campo debes seleccionar la frecuencia con que quieres que Looker Studio Pro compruebe si se cumplen las condiciones de la alerta. Si se cumplen las condiciones, Looker Studio Pro enviará la notificación por correo de la alerta.
Para crear frecuencias de alerta personalizadas (como cada martes y jueves o el viernes cada dos semanas), selecciona Personalizada en el campo Repetir.
- Selecciona Guardar.
Recibir notificaciones de alertas
Looker Studio Pro comprueba la condición de la alerta con la frecuencia especificada. Si se cumple la condición de la alerta, Looker Studio Pro envía una notificación por correo desde la dirección looker-studio-noreply@google.com a todos los destinatarios. La notificación incluye los siguientes datos:
- La condición que se ha cumplido.
- La fecha y la hora a las que se ha cumplido la condición.
- El valor del campo que ha activado la condición.
- El enlace al informe de Looker Studio.
- Un enlace para darse de baja de la alerta. Al hacer clic en este enlace y dar la confirmación necesaria, se quita al destinatario de la lista Destinatarios de la alerta.
- Este enlace no se incluye en la notificación que se envía al creador de la alerta.
Las alertas solo se activan con los valores de filtro predeterminados. Si editas los valores de filtro, esos cambios no se aplicarán a la condición de la alerta.
Si el informe cambia de tal forma que la condición de la alerta ya no tiene el mismo significado, Looker Studio Pro desactivará la alerta la próxima vez que se active y enviará una notificación por correo al propietario de la alerta con el motivo de la desactivación. Los siguientes cambios pueden provocar que se desactiven alertas:
- No se ha podido ejecutar la consulta de la condición de la alerta.
- Se ha eliminado un gráfico que tenía una alerta.
- Se ha eliminado un informe que tenía una alerta.
- Se ha eliminado la fuente de datos subyacente de una condición de alerta.
- El propietario de la alerta ya no tiene el rol Lector en el informe.
- El propietario de la alerta ya no tiene el rol Lector en la fuente de datos.
- Un editor del informe ha inhabilitado todas las alertas del informe.
- Se ha eliminado un campo de la condición de la alerta en la fuente de datos subyacente.
- Se ha editado la definición de un campo que se ha usado en una condición de la alerta.
- Se ha añadido o quitado una dimensión de un gráfico que tenía una alerta.
- Se han cambiado los valores de filtro predeterminados de un informe.
Editar alertas
Puedes modificar las alertas que hayas creado. No puedes modificar las alertas que hayan creado otros usuarios. Para modificar una de tus alertas, sigue estos pasos:
- Accede al informe que contiene la alerta que quieres editar. Asegúrate de que estás en el modo de vista. No puedes modificar alertas si estás en el modo de edición.
- Coloca el cursor sobre el gráfico que tiene la alerta y selecciona el icono Crear y ver alertas, que tiene una campana.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear y ver alertas. - A la derecha de la alerta que quieras modificar, haz clic en el botón de Más opciones, que tiene tres puntos
.
- Selecciona Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar alerta.
- Actualiza los detalles de la alerta.
- Haz clic en Guardar.
.Pausar o eliminar alertas
Las alertas están activas de forma predeterminada. Puedes pausar o eliminar una de tus alertas, así como pausar todas las alertas de un informe. No puedes eliminar las alertas que hayan creado otros usuarios.
Pausar o eliminar alertas
Para detener una de tus alertas, puedes pausarla o eliminarla siguiendo estos pasos:
- Accede al informe cuya alerta quieras editar. Asegúrate de que estás en el modo de vista. No puedes modificar alertas si estás en el modo de edición.
- Coloca el cursor sobre el gráfico del que quieras crear una alerta y selecciona el icono Crear y ver alertas, que tiene una campana.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear y ver alertas. - A la derecha de la alerta que quieras editar, selecciona Más
- Si el interruptor está activo, la alerta estará activa, lo que significa que Looker Studio Pro comprueba la condición de la alerta con la frecuencia especificada.
- Para pausar la alerta, haz clic en el interruptor activo. El interruptor pasará a estar inactivo.
- Para reactivar la alerta, haz clic en el interruptor inactivo. El interruptor pasará a estar activo.
- Para eliminar la alerta, selecciona Eliminar
.
.Pausar todas las alertas de un informe
Para detener todas las alertas de un informe, puedes inhabilitar que se creen y visualicen alertas en él. Para ello, sigue estos pasos:
- Accede al informe cuyas alertas quieras inhabilitar.
- Haz clic en Compartir
.
- En el cuadro de diálogo Compartir con personas y grupos, haz clic en el botón de Abrir configuración, que tiene una rueda dentada.
- En el cuadro de diálogo Configuración de acceso a los informes, selecciona Inhabilitar la creación y la visualización de alertas para los lectores.
- Haz clic en el botón de Volver a la lista de elementos compartidos, que tiene una flecha hacia atrás
.
- Haz clic en Hecho.
.Todas las alertas se desactivarán y los usuarios no podrán crear otras ni ver las que ya hay.
Si más adelante habilitas la creación y la visualización de alertas en el informe, Looker Studio Pro no reactivará automáticamente ninguna alerta. Si quieres que Looker Studio Pro compruebe una condición de alerta en el informe, activa la alerta.
Efectos de cancelar tu suscripción a Looker Studio Pro
Si cancelas tu suscripción a Looker Studio Pro, se desactivarán todas las alertas y no podrás reactivarlas sin dicha suscripción. Tampoco podrás crear alertas nuevas ni ver las que ya hay.
Si renuevas tu suscripción a Looker Studio Pro, podrás ver y reactivar las alertas que se hubieran creado.
Limitaciones de las alertas
- No se pueden usar fuentes de datos combinadas.
- No se admiten fuentes de datos que usen el conector de Looker.
- No se admiten totales acumulativos.
- No se pueden utilizar campos calculados.
- Las condiciones de alerta no admiten el operador lógico O. Te recomendamos que, en lugar de eso, crees varias alertas.
- Puedes incluir hasta 50 direcciones de correo en una alerta.
- La persona que haya creado la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios. Los demás destinatarios son opcionales.
- Los destinatarios de las alertas deben ser miembros de tu organización. No se permiten alias de correo electrónico externos ni dominios de confianza.
- La programación de alertas se basa en la zona horaria de tu sistema operativo, y este ajuste no se puede cambiar en Looker Studio.
- Las condiciones de la alerta solo se aplican a los valores de filtro predeterminados.
- No puedes probar las alertas.
- No se pueden restaurar las alertas eliminadas.