Función de Looker Studio Pro
Las funciones que se describen en este artículo están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.
En esta página se describen prácticas recomendadas, consejos y casos prácticos habituales de los espacios de trabajo en grupo. La información de esta página te ayudará a crear y usar los espacios de trabajo en grupo de forma eficiente y segura, así como a compartir contenido solo cuando sea necesario. En esta página también se incluyen ejemplos de convenciones de nomenclatura y situaciones habituales.
Secciones de este artículo:Crear espacios de trabajo en grupo con un objetivo o un enfoque específicos
Crea y organiza tus espacios de trabajo en grupo teniendo en mente un enfoque o un propósito concretos. Esto te puede servir para lo siguiente:
- Mantener los espacios de trabajo organizados y eficientes.
- Ayudar a los usuarios a acceder de forma más rápida y cómoda a la información que necesitan.
Por ejemplo, puedes implementar la siguiente estructura para que tus espacios de trabajo en grupo estén organizados y sean eficientes:
- Un espacio de trabajo para cada proyecto multifuncional que contenga recursos compartidos
- Espacios de trabajo independientes para cada equipo o área geográfica (por ejemplo, el equipo de marketing en Asia-Pacífico) que contengan los recursos específicos de cada equipo
- Espacios de trabajo independientes para los distintos entornos de creación de informes, como los de desarrollo, staging o producción
Para obtener información más específica, consulta los ejemplos de Casos prácticos habituales de los espacios de trabajo en grupo.
Gestionar miembros mediante Grupos de Google
Grupos de Google puede ayudarte a gestionar más fácilmente los miembros de los espacios de trabajo en grupo, ya que permite que los miembros de los grupos accedan automáticamente a los espacios de trabajo a los que tienen acceso sus grupos. Este enfoque tiene dos ventajas principales:
- Los nuevos miembros tienen el mismo acceso a los informes y a las fuentes de datos que los miembros que ya estaban en el grupo.
- No hace falta que configures manualmente el acceso de cada miembro nuevo.
Compartir contenido de forma selectiva
Sigue los consejos detallados abajo a la hora de compartir el contenido de los espacios de trabajo en grupo.
- Concede a cada usuario únicamente los permisos necesarios.
Cuando añades usuarios o grupos a un espacio de trabajo en grupo, esos usuarios pueden crear, añadir y ver recursos en ese espacio de trabajo. A los usuarios que necesiten añadir y quitar miembros del espacio de trabajo debes asignarles el rol Gestor de contenido o Gestor según sea necesario.
- Comparte recursos concretos para que el acceso sea limitado.
Si alguien necesita acceder solo a un determinado informe o fuente de datos de un espacio de trabajo en grupo, puedes compartir el recurso únicamente con ese usuario en lugar de convertirlo en miembro del espacio de trabajo.
Consulta el artículo Roles y permisos para obtener más información sobre los distintos roles de los espacios de trabajo en grupo de Looker Studio.
Usar convenciones de nomenclatura
Para ayudar a los usuarios a encontrar espacios de trabajo en grupo y para evitar conflictos con los nombres de los espacios de trabajo, define convenciones de nomenclatura que se apliquen a toda la organización. Por ejemplo:
- Tu empresa tiene departamentos de ventas en diferentes regiones y creas un espacio de trabajo en grupo para cada una de ellas. Con el fin de diferenciar los espacios de trabajo, añade la región o una abreviatura de la región a modo de prefijo.
- Puedes indicar un estado añadiendo un prefijo, como [Archivado] a un proyecto que ya no esté activo o [En curso] a un proyecto que esté activo.
- Para distinguir entre los espacios de trabajo en grupo que se comparten externamente y los que se comparten internamente, añade el prefijo [Externo] o [Interno].
- Usa etiquetas para indicar el propósito del espacio de trabajo en grupo. Por ejemplo, utiliza [Preprod] en un espacio de trabajo que contenga recursos de preproducción y [Prod] en otro que incluya recursos de producción. Las etiquetas ayudan a los miembros del equipo a entender la finalidad del espacio de trabajo y qué tipo de recursos contiene.
Casos prácticos habituales de los espacios de trabajo en grupo
En esta sección se incluyen algunos ejemplos de cómo aplicar los principios descritos en este artículo para usar los espacios de trabajo en grupo de forma eficaz y eficiente.
Ejemplo: Colaboración en un equipo funcional
Imagina que quieres que todos los miembros de un equipo de marketing tengan un espacio compartido donde puedan crear y acceder a contenido de marketing, como informes y fuentes de datos. Si quieres crear este espacio de colaboración para el equipo, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en grupo dedicado a los recursos del equipo de marketing.
- Añade a los miembros del equipo de marketing al espacio de trabajo.
- Asigna a los miembros del equipo el rol Colaborador en el espacio de trabajo. Esto les permitirá añadir contenido nuevo y actualizar los recursos que ya haya en el espacio de trabajo en grupo.
- Concede el rol Gestor de contenido tanto a los responsables y supervisores como a otros usuarios que necesiten añadir o quitar miembros del espacio de trabajo en grupo.
Ejemplo: Entornos de producción
En este ejemplo, supongamos que tienes un equipo de datos central que crea contenido para compartirlo con toda la empresa.
Para permitir que el equipo controle cómo se comparte su contenido durante el proceso de desarrollo y cuando esté listo para pasar a producción, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en grupo para el contenido que se está desarrollando y dale un título como "Des" o "Preprod". El contenido de preproducción que ha desarrollado un equipo de datos central se puede almacenar en este espacio de trabajo.
- Una vez que el contenido esté listo para compartirse, los usuarios que tengan el rol Gestor en el espacio de trabajo en grupo podrán mover el contenido a un espacio de trabajo de producción. Este espacio de trabajo puede tener un título como "Prod" o "Específico de producción".
Ejemplo: Proyecto con plazos
Supongamos que estás trabajando en una campaña publicitaria para un cliente concreto y quieres gestionar todo el contenido relacionado con el cliente en un mismo lugar.
Para ello, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en grupo dedicado a la campaña publicitaria del cliente.
- Según sea necesario, añade como miembros del espacio de trabajo a los usuarios que formen parte del equipo de proyecto inmediato y dales el rol Colaborador.
- Asigna el rol Colaborador a los miembros que necesiten contribuir al proyecto, pero no gestionar el acceso de los miembros.
De esta manera, toda la información pertinente estará en un mismo lugar, y solo podrán acceder a ella quienes necesiten consultarla. Puedes asignar el rol Gestor de contenido o el rol Gestor, según sea necesario, a los usuarios que necesiten gestionar el acceso, como el jefe de equipo.
Ejemplo: Plantillas estándar
Imagina que tu empresa ha publicado informes y métricas de diferentes análisis, como informes del servicio de asistencia, informes de campañas de marketing, informes de objetivos y resultados clave de toda la empresa, y actualizaciones de proyectos.
En este caso, tienes la opción de crear plantillas que los usuarios pueden copiar y personalizar para que les resulte más fácil crear sus propios informes personalizados. Para crear un espacio de trabajo en grupo dedicado a plantillas estándar, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en grupo dedicado a las plantillas estándar.
- Mueve los informes clave, los informes publicados o las fuentes de datos a este espacio de trabajo.
- Añade como gestores de contenido a los usuarios clave que se encargan de actualizar y mantener las plantillas.
- Añade un grupo de Google de toda la empresa como lector en los informes. De este modo, todos los miembros de la empresa pueden consultar estos informes sin modificar las plantillas, y también pueden usarlas para personalizar lo que deseen.
Así, todo el mundo tendrá acceso a las plantillas y nadie hará cambios por error.