Làm việc với các tệp Microsoft Office

Có hai cách để làm việc với tệp Office trong Google Drive:

• Bạn có thể tải các tệp Office lên và làm việc trên các tệp đó bằng Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày trên web.
• Bạn có thể làm việc trên các tệp Office bằng tính năng hiện diện theo thời gian thực khi dùng ứng dụng Drive cho máy tính. Đối với những người dùng Windows có tài khoản công việc hoặc trường học, bạn cũng có thể gửi và lưu tệp bằng Microsoft Outlook.

Làm việc với các tệp Microsoft Office trong Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trên web

Với Office, bạn có thể:

• Mở, chỉnh sửa và lưu tệp Office trong Google Drive
• Chuyển đổi tệp Office thành tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày
• Nhận xét trên các tệp Office trong bản xem trước trên Google Drive
• Chỉnh sửa tệp Office trong Drive bằng tiện ích Chế độ tương thích với Office của Chrome

 

Mở, chỉnh sửa và lưu dưới dạng tệp Office trong Google Drive

Khi tải tệp Office lên Google Drive, bạn có thể chỉnh sửa, nhận xét và cộng tác ngay trên tệp Office khi sử dụng Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.

Mọi điểm thay đổi đều được lưu tự động vào tệp ở định dạng Office gốc. Hãy tìm hiểu cách sử dụng tính năng Chỉnh sửa tệp Office.

Chuyển đổi tệp Office thành tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày

Nếu muốn sử dụng Tiện ích bổ sung, Apps Script, dải ô được bảo vệ hoặc chế độ dịch, bạn có thể chuyển đổi tệp Office thành tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.

Khi chuyển đổi, bạn sẽ tạo một bản sao của tệp Office. Tìm hiểu cách chuyển đổi tệp Office.

Nhận xét trên các tệp Office trong bản xem trước trên Google Drive

Bạn có thể để lại nhận xét và đọc chúng trên tệp Office, .pdf, hình ảnh và các tệp khác trong bản xem trước trên Google Drive mà không làm thay đổi tệp gốc. Hãy tìm hiểu cách nhận xét trên các tệp này trong Google Drive.

Sử dụng tệp Office cùng với tiện ích của Chrome

Lưu ý quan trọng: Để tránh các vấn đề về khả năng tương thích, nếu bạn mở một tệp bằng chế độ Chỉnh sửa tệp Office, hãy tắt tiện ích này của Chrome.

Bạn có thể dùng tiện ích Chế độ tương thích với Office của trình duyệt Chrome để mở và chỉnh sửa các tệp Office. Hãy tìm hiểu cách chỉnh sửa bằng Chế độ tương thích với Office.

Dùng tệp Microsoft Office bằng ứng dụng Drive cho máy tính

Khi dùng ứng dụng Drive cho máy tính bằng Office, bạn có thể:

• Làm việc trên Office và đồng bộ hoá tệp với Google Drive
• Làm việc trong các tệp Office với những người khác theo thời gian thực
• Gửi và lưu tệp bằng Microsoft Outlook

Làm việc trong Office và đồng bộ hoá tệp với Google Drive

Quan trọng: Các điểm thay đổi bạn thực hiện trên tệp trong Office sẽ được đồng bộ hoá lên Google Drive.

Bạn có thể tìm và mở các tệp trong Google Drive trên máy tính bằng ứng dụng Google Drive cho máy tính. Sau khi di chuyển các tệp Office vào Drive, bạn có thể tiếp tục làm việc trên các tệp này trong Office và lưu các thay đổi vào Google Drive.

1. Trên máy tính, cài đặt ứng dụng Google Drive cho máy tính.
2. Thêm tệp Office vào thư mục Google Drive của bạn.
3. Nhấp đúp vào tệp Office của bạn.
4. Chỉnh sửa tệp đó.

Làm việc trên các tệp Office với người khác theo thời gian thực

Khi bạn dùng ứng dụng Drive cho máy tính bằng Microsoft Office 2010 trở lên, tính năng hiện diện theo thời gian thực cho các tệp Office giúp nhiều người chỉnh sửa cùng một tệp mà không gặp vấn đề về phiên bản.

Khi bạn lưu trữ một tệp Office trong ứng dụng Drive cho máy tính và chia sẻ tệp đó với những người bật tính năng hiện diện theo thời gian thực, bạn sẽ nhận được thông báo khi có người chỉnh sửa tệp.

1. Trên máy tính, hãy mở ứng dụng Drive cho máy tính.
2. Mở một tệp được chia sẻ trong Word, Excel hoặc PowerPoint.
3. Trạng thái theo thời gian thực xuất hiện ở phía dưới cùng bên phải.
   • Lưu ý: Khi sử dụng các phím tắt này, bạn có thể xem trạng thái:
     • Windows: Ctrl + Shift + Alt + g
     • macOS: ⌘ + Shift + ⌥ + g
   • Dựa trên trạng thái, bạn sẽ thấy một trong các mục sau:
     • Có thể chỉnh sửa một cách an toàn: Bạn có thể chỉnh sửa tệp.
     • Chờ rồi chỉnh sửa: Bạn chưa thể chỉnh sửa tệp.
       • Để được thông báo khi bạn có thể chỉnh sửa, hãy chọn mục Thông báo cho tôi khi có thể chỉnh sửa an toàn.
       • Để tìm hiểu thêm về những người chỉnh sửa hoặc xem tệp, hãy nhấp vào một người trong danh sách.
     • Đã tạo phiên bản mới: Một người nào đó đã tạo một phiên bản mới. Để tải phiên bản mới, hãy nhấp vào Tải phiên bản mới nhất.
       • Để so sánh phiên bản của bạn và phiên bản mới nhất, hãy nhấp vào mục Xem trước.
       • Phiên bản mới được tạo khi có nhiều người chỉnh sửa tệp Office cùng một lúc. Bạn phải thống nhất các điểm thay đổi đó.

Bật tính năng hiện diện theo thời gian thực bằng MacOS

Nếu sử dụng ứng dụng Drive cho máy tính trên macOS, bạn phải thay đổi các quyền hệ thống của mình để cộng tác với những người chỉnh sửa khác theo thời gian thực:

1. Trên máy Mac, hãy nhấp vào mục System Preferences (Tuỳ chọn hệ thống) Security & Privacy (Bảo mật và quyền riêng tư) Privacy (Quyền riêng tư) Accessibility (Hỗ trợ tiếp cận).
2. Hãy nhấp vào Khoá ở dưới cùng bên trái.
3. Đánh dấu hộp bên cạnh ứng dụng "Drive cho máy tính".

Tắt tính năng hiện diện theo thời gian thực

Tính năng hiện diện theo thời gian thực được tự động bật và cảnh báo bạn khi có người chỉnh sửa trong tệp Word, Excel hoặc PowerPoint trong ứng dụng Drive cho máy tính. Tìm hiểu cách làm việc trong tệp Office với những người khác theo thời gian thực. Cách tắt tính năng hiện diện theo thời gian thực:

1. Trên máy tính, hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn của Drive cho máy tính .
2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt Lựa chọn ưu tiên Cài đặt nâng cao .
3. Bỏ chọn hộp "Tính năng Hiện diện theo thời gian thực trên Microsoft Office".
4. Nhấp vào Lưu.

Gửi và lưu tệp bằng Microsoft Outlook

Nếu sử dụng Outlook trên Windows bằng tài khoản công việc hoặc trường học, thì bạn có thể gửi và lưu tệp đính kèm bằng ứng dụng Drive cho máy tính.

Gửi tệp trên Drive

1. Trên máy tính, ở đầu ứng dụng Outlook, nhấp vào Email mới.
2. Nhấp vào phần Chèn tệp bằng cách sử dụng Drive.
3. Chọn một phương án:
   • Để gửi dưới dạng đường liên kết, nhấp vào Chèn dưới dạng đường liên kết Drive.
   • Để đính kèm tệp, hãy nhấp vào phần Chèn dưới dạng tệp đính kèm.
4. Chọn tệp bạn muốn gửi hoặc đính kèm.
5. Nhấp vào mục Chọn.

Gửi tệp đính kèm nằm trên máy tính

1. Trên máy tính, ở đầu ứng dụng Outlook, nhấp vào Email mới.
2. Nhấp vào Đính kèm tệp.
3. Chọn tệp bạn muốn gửi.
4. Nhấp vào OK.
5. Để lưu tệp, hãy làm theo lời nhắc.

Mẹo: Nếu tệp của bạn quá lớn để gửi qua email, hãy gửi đường liên kết đến tệp trong Google Drive.

Yêu cầu đối với Microsoft Outlook

Ứng dụng Drive cho máy tính hỗ trợ:

• Microsoft Outlook phiên bản 2010 trở lên
• Chỉ Microsoft Outlook trên Windows

Thông tin có liên quan

• Tìm hiểu cách dùng ứng dụng Drive cho máy tính bằng Microsoft Outlook
• Tìm hiểu cách dùng ứng dụng Drive cho máy tính bằng MacOS
• Xem ai đang chỉnh sửa tệp Microsoft Office