Obtener aprobaciones de archivos en Google Drive

You can get approvals on your content in Google Drive. When your material is ready for review, you can lock the file and ask the recipient to approve the already drafted content. 

Solicitar una aprobación

Cuando el documento esté listo para revisarse, abre el panel de aprobación para iniciar una nueva solicitud. 

Desde la lista de archivos de Google Drive

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en el archivo Y luego haz clic en Aprobaciones.
  3. En la barra lateral de la derecha, haz clic en Nueva solicitud
  4. En la ventana que aparece, especifica los detalles de la solicitud de aprobación: 
    • Dirección de correo del responsable de aprobación. 
    • (Opcional) Fecha de vencimiento.
    • (Opcional) Mensaje.
    • Opcional: haz clic en Permitir a los responsables de aprobación editar este archivo para dar permiso para editar el archivo. 
    • Nota: Los responsables de aprobación que no tengan permiso para editar no podrán desbloquear el archivo para dejar comentarios, hacer cambios o ver las modificaciones hechas durante la aprobación. 
  5. Haz clic en Enviar solicitud

Desde la vista previa de Google Drive

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz doble clic en el archivo para abrir la vista previa de Drive. Esta vista se abrirá si los archivos no se han creado con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google ni con Microsoft Office. 
  3. Para abrir la barra lateral, arriba a la derecha, haz clic en Menú 3 dot menu icon Y luego Aprobaciones.
  4. Haz clic en Nueva solicitud.
  5. En la ventana que aparece, especifica los detalles de la solicitud de aprobación: 
    • Dirección de correo del responsable de aprobación. 
    • (Opcional) Fecha de vencimiento. 
    • (Opcional) Haz clic en Permitir a los responsables de aprobación editar este archivo para dar permiso para editar el archivo. 
      1. Nota: Los responsables de aprobación que no tengan permiso para editar no podrán desbloquear el archivo para dejar comentarios, hacer cambios o ver las modificaciones hechas durante la aprobación. 
  6. Haz clic en Enviar solicitud

Desde Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz doble clic en el archivo para abrirlo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  3. Para abrir la barra lateral, en la parte superior, haz clic en Archivo Y luego Aprobaciones.
  4. En la barra lateral, haz clic en Nueva solicitud.
  5. En la ventana que aparece, indica los detalles de la solicitud de aprobación:
    • Dirección de correo del responsable de aprobación.
    • (Opcional) Fecha de vencimiento.
    • (Opcional) Mensaje.
  6. (Opcional) Haz clic en Permitir a los responsables de aprobación editar este archivo para dar permiso para editar el archivo.
    • Nota: Los responsables de aprobación que no tengan permiso para editar no podrán desbloquear el archivo para dejar comentarios, hacer cambios o ver las modificaciones hechas durante la aprobación.
  7. (Opcional) Puedes bloquear el archivo antes de enviar la solicitud. Si un archivo está bloqueado, nadie podrá modificarlo ni comentarlo, ni siquiera los usuarios que tengan permiso para editar.
  8. Haz clic en Enviar solicitud.

Editar y restablecer aprobaciones

De forma predeterminada, los archivos que están en proceso de aprobación permanecen desbloqueados. Es decir, todos los usuarios que tengan permiso para editar podrán hacer cambios, comentarios o sugerencias en el archivo. 

Importante: Cuando se hace un cambio, todos los revisores tienen que aprobarlo para asegurar que se revisa el contenido correcto.

Bloquear un documento 

Los usuarios pueden bloquear un documento para asegurarse de que ningún revisor lo modifique mientras esté en proceso de aprobación. No es posible hacer cambios, comentarios ni sugerencias en los documentos bloqueados.

Desbloquear un archivo para editarlo 

Una vez que se haya aprobado y bloqueado un archivo, cualquier persona que tenga permiso para editarlo podrá desbloquearlo y modificarlo. 

Importante: Si se desbloquea un archivo durante una aprobación, las aprobaciones ya registradas se borrarán y los responsables de aprobación anteriores tendrán que volver a aprobar el documento. Una vez que se hayan completado las aprobaciones, se podrá desbloquear el archivo sin que se borre ninguna aprobación. Si se hacen cambios después de que se haya completado el proceso de aprobación, las aprobaciones completadas se asociarán con la versión anterior del archivo. Consulta cómo ver las aprobaciones de versiones anteriores de un archivo

Desbloquear un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz doble clic en el archivo.
  3. En la parte superior del documento, haz clic en Bloqueado  Y luego Desbloquear archivo.

Desbloquear otros tipos de archivo en Google Drive

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en el archivo Y luego Desbloquear.

Aprobar o rechazar archivos

En Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, se mostrará un aviso en la parte superior del archivo cuando esté en un proceso de aprobación. 

  • Para aprobar el archivo, haz clic en Aprobar. Si quieres, también puedes añadir una nota. 
  • Para rechazar el archivo, haz clic en Rechazar. Si quieres, también puedes añadir una nota.
  • Para abrir la barra lateral y consultar los detalles de la aprobación, haz clic en Ver detalles.

Abrir la barra lateral de aprobación

Puedes consultar detalles de la aprobación de un documento en el proceso de aprobación que se muestra en la barra lateral. 

Desde la lista de archivos de Google Drive

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en el archivo Y luego Aprobaciones.
  3. En la barra lateral de la derecha, en la tarjeta de aprobación que aparece, haz clic en Abrir.  

Desde la vista previa de Google Drive

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz doble clic en el archivo para abrir la vista previa de Drive. Esta vista se abrirá si los archivos no se han creado con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google ni con Microsoft Office. 
  3.  Para abrir la barra lateral, arriba a la derecha, haz clic en Menú 3 dot menu icon Y luego Aprobaciones.
  4. En la tarjeta de aprobación que aparece, haz clic en Abrir.   

Desde Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz doble clic en el archivo para abrirlo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  3. Para abrir la barra lateral, sigue estos pasos:
    • En la parte superior, haz clic en Archivo Y luego Aprobaciones.
    • En el aviso, haz clic en Ver detalles.

Revisar los cambios hechos durante la aprobación

En Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, se pueden revisar los cambios hechos en el contenido durante una aprobación.

  1. Abre la barra lateral de aprobación.
  2. En la barra lateral de la derecha, selecciona una opción del menú desplegable.

    • Desde el inicio de la aprobación
    • Desde la última vez que lo aprobaste
    • Desde la última vez que lo consultaste
    Notas:
    • Tienes que consultar los cambios desde la barra lateral de aprobación para que aparezca la opción "Desde la última vez que lo consulté" en el menú desplegable.
    • El archivo debe estar aprobado y sin haberse modificado, o no aparecerá la opción "Desde la última vez que lo consultaste" en el menú desplegable.
  3. Haz clic en Ver.

Editar la solicitud

Después de presentar una solicitud de aprobación, puedes modificarla o cancelarla.

  1. En el archivo, abre la barra lateral de aprobación
  2. Desde la barra lateral, puedes hacer lo siguiente:
    • Cambiar los responsables de aprobación: junto al responsable de aprobación actual, haz clic en Más Más y luego Cambiar responsable de aprobación.
    • Añadir responsables de aprobación: arriba a la derecha, haz clic en Añadir responsables de aprobación Add approver .
    • Cambiar la fecha de entrega: en la parte superior, haz clic en la fecha de entrega  e introduce una nueva. 

Cancelar una solicitud de aprobación

Si ya no quieres que alguien apruebe tu solicitud, puedes cancelarla.

  1. En el archivo, abre la barra lateral de aprobación
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Más Más y luego Cancelar solicitud.

Buscar archivos que necesitan aprobación

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Arriba, en el cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  3. Junto a Aprobaciones, selecciona A la espera de mi aprobación o Solicitados por mí.
  4. Haz clic en Buscar.

Ver aprobaciones anteriores de un archivo

Importante: Solo puedes ver las aprobaciones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Abre el archivo cuyas aprobaciones quieras ver.
  3. Si hay versiones aprobadas disponibles, en la parte superior, haz clic en Ver versiones aprobadas.
  4. A la derecha, en el historial de versiones, haz clic en Ver detalle de la aprobación.
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