Importante:
- Account di lavoro o della scuola: se utilizzi un Account Google di lavoro o della scuola, la tua organizzazione potrebbe limitare la condivisione dei file all'esterno.
- Drive condivisi: se condividi file per un team o un'organizzazione, scopri come archiviare e condividere file o cartelle con i Drive condivisi.
- Norme di Drive: per garantire la sicurezza di Drive per tutti, tutti i contenuti condivisi sono soggetti alle norme del programma Google Drive.
Questo articolo tratta i seguenti argomenti:
- Informazioni sui limiti e sulle autorizzazioni di condivisione
- Condividi e gestisci l'accesso
- Collaborazione e risoluzione dei problemi avanzate
Informazioni sui limiti e sulle autorizzazioni di condivisione
Puoi condividere i file e le cartelle archiviati su Google Drive con altre persone e scegliere chi può visualizzare, modificare o aggiungere commenti agli elementi.
Informazioni sui ruoli e sui livelli di accesso
- Visualizzatore: le persone possono visualizzare il file o la cartella e aprire tutti i file all'interno di una cartella condivisa. Non possono apportare modifiche, aggiungere commenti o condividere l'elemento.
- Commentatore: le persone possono aggiungere commenti e suggerimenti ai file. Per le cartelle condivise, i commentatori possono visualizzare e aggiungere commenti all'interno dei singoli file, ma non possono modificare la struttura della cartella o condividere elementi.
- Editor: le persone possono aprire, modificare, eliminare o spostare qualsiasi file all'interno della cartella, nonché aggiungere nuovi file. Per impostazione predefinita, gli editor possono anche modificare le autorizzazioni e condividere elementi con altri utenti.
Nota: se utilizzi i Drive condivisi, scopri di più su come funziona l'accesso ai file nei Drive condivisi.
Prima di condividere file o cartelle, scopri come Google Drive gestisce l'accesso e l'ereditarietà.
Scopri come funziona l'ereditarietà delle cartelle
Quando condividi una cartella, tutti i file e le sottocartelle al suo interno ereditano le stesse autorizzazioni di condivisione.
- Non puoi concedere a un utente un livello di accesso a un file specifico inferiore rispetto a quello di cui dispone per la cartella principale.
- Ad esempio, se un utente è Editor di una cartella, non puoi assegnargli il ruolo di Visualizzatore di un singolo file al suo interno.
- Se provi a ridurre l'accesso di un utente a un singolo file, Google Drive ti chiederà di modificare le autorizzazioni a livello di cartella.
- Se un file specifico richiede autorizzazioni più limitate, hai due opzioni:
- Puoi spostare il file in una cartella nuova o diversa. Se sposti il file in una cartella di tua proprietà, puoi controllare le impostazioni di condivisione.
- Puoi spostare il file in una cartella dedicata con accesso limitato. Scopri come limitare l'accesso alle cartelle.
Suggerimento: crea una scorciatoia al file nella sua posizione originale in modo che gli altri possano comunque trovarlo facilmente.
Limiti di condivisione
- Puoi condividere un singolo file con un massimo di 600 indirizzi email individuali.
- Un file Google può essere modificato attivamente solo su un massimo di 100 schede aperte o dispositivi contemporaneamente. Se questo limite viene superato, solo il proprietario e alcuni utenti con autorizzazioni di modifica possono apportare modifiche.
Condividi e gestisci l'accesso
Condividi con persone o gruppi specifici
- Vai a Drive, Fogli, Presentazioni, Vids o Documenti Google.
- Suggerimento: se vedi un punto accanto a "Condividi +", significa che hai una richiesta di condivisione in attesa.
- Seleziona l'elemento. Per condividere più elementi, tieni premuto Maiusc e selezionali.
- Fai clic su Condividi +.
- Inserisci l'indirizzo email o il gruppo Google. Se utilizzi un account di lavoro o della scuola, potresti visualizzare i destinatari suggeriti. Per disattivare questa opzione, vai a Impostazioni di Drive.
- Seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
- Seleziona Invia notifiche per inviare un avviso via email o deseleziona l'opzione se non vuoi inviare notifiche.
- Fai clic su Invia o Condividi.
Consenti l'accesso generale (condividi con un link)
- Seleziona l'elemento e fai clic su Condividi +.
- Sotto "Accesso generale", fai clic sulla Freccia giù.
- Scegli chi può accedere al link:
- Con limitazioni: solo le persone a cui è stato concesso l'accesso possono aprire il file.
- Chiunque abbia il link: chiunque navighi su internet e abbia il link può aprire il file senza accedere a un Account Google. Chiunque abbia il link può visualizzarlo.
Suggerimenti:
- Se utilizzi un account di lavoro o della scuola, l'amministratore potrebbe limitare la condivisione tramite link esterni.
- Le persone che non hanno effettuato l'accesso a un Account Google verranno visualizzate come animali anonimi. Scopri di più sugli utenti anonimi o sconosciuti in un file.
- La tua organizzazione (solo account di lavoro o della scuola): chiunque nella tua organizzazione può accedere al file, in base ai livelli di condivisione consentiti dall'amministratore.
- Seleziona il ruolo, fai clic su Copia link e poi su Fine.
Interrompi, limita o modifica la condivisione
Trova chi ha accesso
-
Fai clic con il tasto destro del mouse sull'elemento.
- Seleziona Altro
Informazioni sul file
- Nel riquadro dei dettagli a destra, fai clic su Gestisci accesso.
- Fai clic su Gestisci accesso.
Informazioni sul file Interrompi condivisione
- Apri il menu Condividi.
- Trova la persona
- Seleziona Rimuovi accesso.
- Fai clic su Salva.
Limita l'accesso a una cartella
Quando limiti l'accesso a una cartella, solo le persone a cui concedi l'autorizzazione possono aprirla.
- Fai clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e seleziona Condividi
.
- Attiva Limita l'accesso.
- Fai clic su Indietro per aggiungere o rimuovere persone specifiche che devono avere accesso. Scopri di più sull'accesso limitato a file e cartelle su Google Drive.
.Aggiungi una data di scadenza
- Nel menu Condividi, fai clic sulla Freccia giù accanto al nome di una persona.
- Seleziona Aggiungi scadenza.
- Seleziona una data entro un anno.
- Fai clic su Salva.
Suggerimento: questa funzionalità è disponibile per gli account di lavoro e della scuola. Per le cartelle, questa opzione è disponibile solo per i ruoli Visualizzatore.
Impedisci il download o la copia
- Apri il menu Condividi.
- Fai clic su Impostazioni
- Deseleziona Editor, Commentatori e Visualizzatori o tutti nell'opzione Persone che possono scaricare, copiare, stampare e accedere.
Impedisci agli editor di condividere
- Vai a Impostazioni.
- Deseleziona Consenti agli editor di modificare le autorizzazioni e condividere.
- Suggerimento: se il file si trova all'interno di una cartella condivisa, le autorizzazioni della cartella sostituiscono le impostazioni scelte per il file.
Trasferisci proprietà
- Nel menu Condividi, fai clic sulla Freccia giù accanto al nome della persona.
- Seleziona Trasferisci proprietà.
- Fai clic su Sì. Scopri come trasferire la proprietà di un file a un'altra persona
Condividi con gli spazi di Chat o le riunioni
Spazi di Chat
- Vai a Google Chat.
- Seleziona lo spazio.
- Fai clic sul menu Integrazione
- Fai clic su Inserisci.
- In alternativa, copia il link da Drive, vai su Google Chat e incollalo nel campo del messaggio.
- Le persone che partecipano allo spazio in un secondo momento otterranno automaticamente l'accesso ai file e alle cartelle condivisi con lo spazio.
Partecipanti alla riunione
- Apri il file.
- Fai clic su Condividi.
- Inserisci il nome riunione e scegli il ruolo.
- Fai clic su Invia.
Collaborazione e risoluzione dei problemi avanzate
Scopri cosa succede quando elimini o rimuovi file condivisi
Se sei il proprietario del file:
- Viene spostato nel cestino.
- I collaboratori possono comunque visualizzarlo, commentarlo o crearne una copia finché non lo elimini definitivamente.
- Puoi trasferire la proprietà se vuoi che un altro utente diventi il proprietario. Scopri come trasferire la proprietà di un file a un'altra persona.
Se il file non è di tua proprietà:
- Non puoi eliminare i file che non sono di tua proprietà.
- Se rimuovi un file da una cartella condivisa, questo viene spostato nella sezione Il mio Drive del proprietario.
- Solo il proprietario del file potrà annullare lo spostamento.
Scopri di più sugli avvisi per i file esterni
Se utilizzi un account Google Workspace (ad esempio un account Workspace Business, Enterprise o Education), Drive potrebbe mostrare un badge di avviso "Esterno" sui file accessibili a persone esterne alla tua organizzazione.
Potresti visualizzare questo badge sui file che sono:
- Di proprietà di persone esterne all'organizzazione o condivisi con queste persone.
- Condivisi con un gruppo Google esterno.
- Condivisi in uno spazio di Google Chat con membri esterni.
- Pubblicati sul web o resi accessibili pubblicamente.
Questa funzionalità aiuta a identificare i file potenzialmente dannosi e invita alla cautela quando vengono condivise informazioni riservate. Gli amministratori hanno la possibilità di disattivare questa opzione.
Opzioni di condivisione di Moduli Google
I file di Moduli Google hanno opzioni di condivisione diverse rispetto ai file standard.
- Se devi raccogliere molte informazioni, crea un modulo Google.
- Le risposte verranno registrate in un foglio Google.
- Consenti l'accesso in modifica solo alle persone che devono utilizzare le risposte.
- Per consentire a più di 100 persone di aprire le risposte, pubblica il foglio di lavoro sul web e crea un link da condividere con chi può accedervi. Scopri come pubblicare un file.
Condividi un file Vids come MP4
Puoi condividere il video come file MP4. Questo è utile perché Google Vids non ha un'opzione "Pubblica sul web". Per condividere un file Vids:
- Apri il file sul computer.
- Fai clic su Condividi
Invia email ai collaboratori (computer)
Puoi inviare un'email direttamente ai collaboratori da un file. Su un computer:
- Apri il file.
- Fai clic su Altre azioni
Questa funzionalità è utile per informare i collaboratori in merito a revisioni principali o per condividere aggiornamenti.
Risolvi i problemi relativi ai documenti condivisi con molte persone
Se un documento è condiviso con un numero elevato di persone e si arresta in modo anomalo o si aggiorna lentamente, applica questi passaggi per la risoluzione dei problemi:
- Crea un modulo Google per raccogliere feedback invece di consentire agli utenti di commentare direttamente il documento.
- Elimina le informazioni meno recenti o pubblica il documento sul web. I documenti più brevi pubblicati vengono caricati più velocemente.
- Riduci il numero di utenti con accesso in modifica o crea un nuovo documento di solo accesso da condividere con un numero elevato di persone.
- Quando crei una copia di un documento, non includere i suggerimenti e i commenti risolti.
- Chiedi agli utenti di chiudere il documento quando non lo utilizzano attivamente.