Chia sẻ tệp trong Google Drive

Bạn có thể chia sẻ các tệp và thư mục mà mình lưu trữ trong Google Drive với bất kỳ ai.

Khi chia sẻ từ Google Drive, bạn có thể kiểm soát việc mọi người có thể chỉnh sửa, nhận xét tệp hay chỉ được xem tệp. Khi bạn chia sẻ nội dung từ Google Drive, chính sách chương trình Google Drive sẽ được áp dụng.

Bước 1: Tìm tệp bạn muốn chia sẻ

Chia sẻ một tệp duy nhất

Để chọn cách chia sẻ một tệp, hãy làm như sau:

  1. Trên thiết bị Android, hãy mở ứng dụng Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
  2. Bên cạnh tên của tệp đó, hãy nhấn vào biểu tượng Thêm Thêm.
  3. Nhấn vào Chia sẻ.
Chia sẻ nhiều tệp
Gửi và chia sẻ Google Biểu mẫu

Bước 2: Chọn người bạn muốn chia sẻ và cách họ có thể sử dụng tệp của bạn

Chia sẻ với những người cụ thể
Quan trọng: Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể không chia sẻ được tệp ra bên ngoài tổ chức của mình.
  1. Trên thiết bị Android, hãy mở ứng dụng Google Drive.
  2. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ sau đó  Chia sẻ Thêm người phê duyệt .
  3. Nhập địa chỉ email hoặc nhóm trên Google Groups mà bạn muốn chia sẻ.
  4. Quyết định cách mọi người có thể sử dụng tệp của bạn. Chọn một chế độ:
    • Người xem
    • Người nhận xét
    • Người chỉnh sửa
  5. Nếu bạn sử dụng một tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học đủ điều kiện, hãy nhấn vào vai trò của người dùng để thêm ngày hết hạn
  6. Khi bạn chia sẻ thư mục, mỗi địa chỉ email sẽ nhận được một email.
    • Không bắt buộc: Thêm tin nhắn vào email thông báo.
    • Nếu bạn không muốn thông báo cho người dùng, hãy nhấn vào biểu tượng Tuỳ chọn khác Xem thêm sau đó Không thông báo cho những người này.
  7. Nhấn vào Gửi.

Tìm hiểu thêm về cách người khác xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp.

Mẹo: Khi bạn cập nhật quyền cho một tệp mà bạn chia sẻ trong mục Drive của tôi và người được bạn chia sẻ không có các quyền, thì bạn có thể cập nhật quyền cho:

  • Thư mục chứa tệp đó
  • Chỉ tệp đó
Chia sẻ với một nhóm người dùng cụ thể

Chia sẻ với phòng Chat

Bạn có thể chia sẻ tệp hoặc đường liên kết đến tệp qua tin nhắn trò chuyện hoặc qua một không gian trong Google Chat. Tìm hiểu thêm về cách gửi và quản lý tệp trên Drive trong Google Chat.

Cách chia sẻ tệp với phòng Chat trong Google Chat:

  1. Trên thiết bị Android, hãy mở ứng dụng Google Chat.
  2. Ở phía dưới cùng, hãy nhấn vào biểu tượng Không gian .
  3. Mở phòng Chat mà bạn muốn chia sẻ tệp.
  4. Ở phía dưới cùng bên trái, hãy nhấn vào biểu tượng Trình đơn thao tác and then Drive .
  5. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
  6. Nhấn vào Chọn.
  7. Nhấn vào biểu tượng Gửi .

Cách chia sẻ tệp bằng đường liên kết trong ứng dụng Drive:

  1. Trên thiết bị di động, hãy mở ứng dụng Drive.
  2. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
  3. Nhấn vào biểu tượng Tuỳ chọn khác ở bên phải.
  4. Nhấn vào Sao chép đường liên kết.
  5. Mở ứng dụng Google Chat.
  6. Ở phía dưới cùng, hãy nhấn vào biểu tượng Không gian .
  7. Chọn phòng Chat mà bạn muốn chia sẻ tệp.
  8. Trong trường tin nhắn, hãy dán đường liên kết bạn đã sao chép.
  9. Nhấn vào biểu tượng Gửi .

Lưu ý:

  • Khi bạn chia sẻ tệp trên Drive với phòng Chat, lời nhắc cấp quyền truy cập sẽ xuất hiện.
    • Khi bạn cấp quyền truy cập cho phòng Chat đó, những người tham gia phòng này trong tương lai cũng sẽ có quyền truy cập vào các tệp được chia sẻ trong phòng.
  • Khi một người rời khỏi phòng Chat, người này sẽ mất quyền truy cập vào các tệp trên Drive trong phòng đó nếu như người này không có quyền chia sẻ:
    • Với tư cách cá nhân
    • Với tư cách thành viên của nhóm khác
  • Để cấp quyền truy cập vào tệp trên Drive, bạn phải có quyền chỉnh sửa tệp mà bạn muốn chia sẻ.
Cấp quyền truy cập chung vào tệp

Bạn có thể quyết định là tất cả mọi người hay chỉ những người có quyền truy cập mới truy cập được vào tệp của bạn. Khi bạn cho phép bất kỳ ai có đường liên kết đều truy cập được, thì bất kỳ ai cũng sẽ có thể mở tệp đó.

  1. Mở tệp bạn muốn chỉnh sửa.
  2. Nhấn vào Quản lý quyền truy cập.
  3. Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấn vào Thay đổi.
  4. Chọn người có thể truy cập vào tệp.
    • Mẹo: Nếu sử dụng Tài khoản Google dành cho cơ quan hoặc trường học, bạn có thể chọn chỉ chia sẻ tệp và thư mục với đối tượng cụ thể, chẳng hạn như phòng ban của bạn.
  5. Để quyết định vai trò của mọi người đối với tệp của bạn, hãy chọn một chế độ.
  6. Chọn xem mọi người có thể tìm thấy tệp trong kết quả tìm kiếm hay không.
  7. Nhấn vào Quay lại.
Chia sẻ công khai tệp hoặc thư mục
  1. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
  2. Nhấn vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ Chia sẻ.
  3. Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấn vào Thay đổi.
  4. Chọn Bất kỳ ai có đường liên kết.
  5. Để quyết định vai trò của mọi người đối với tệp của bạn, hãy chọn một chế độ.
  6. Nhấn vào Sao chép đường liên kết.
  7. Nhấn vào Quay lại.
  8. Dán đường liên kết này vào email hay bất cứ nơi nào bạn muốn chia sẻ đường liên kết.

Những người chưa đăng nhập vào Tài khoản Google sẽ xuất hiện ở dạng biểu tượng con vật ẩn danh trên tệp của bạnTìm hiểu thêm về biểu tượng con vật ẩn danh.

Thêm ngày hết hạn

Chia sẻ một tệp và cộng tác với nhiều người

Quan trọng:

  • Tại cùng một thời điểm, một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày chỉ có thể được chỉnh sửa trên tối đa 100 thẻ hoặc thiết bị đang mở. Nếu có hơn 100 phiên bản tệp đang mở, thì chỉ có chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tệp đó.
  • Bạn chỉ có thể chia sẻ một tệp với tối đa 600 địa chỉ email riêng lẻ.

Cách chia sẻ một tệp và cộng tác trên tệp đó với số lượng lớn người dùng:

Xuất bản tệp

  • Nếu bạn cần nhiều người mở một tệp, hãy xuất bản tệp đó rồi tạo đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tệp. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.
  • Tuỳ vào chế độ cài đặt tài khoản của bạn, khi bạn xuất bản một tệp, mọi người trên mạng, mọi người trong tổ chức của bạn hoặc một nhóm người trong tổ chức của bạn sẽ có thể xem được tệp đó. Hãy thận trọng khi xuất bản thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm.
  • Để xóa một tệp khỏi web, bạn phải dừng xuất bản tệp đó. Tìm hiểu cách dừng xuất bản tệp.
  • Để ngừng chia sẻ tệp với cộng tác viên, hãy tìm hiểu cách thay đổi quyền chia sẻ.

Tạo trang web bằng Google Sites

Chia sẻ tệp với cộng tác viên trên trang web

  • Để đảm bảo tất cả cộng tác viên và người xem của trang web đều có thể truy cập vào các tệp được nhúng trong trang web, bạn phải chia sẻ cho họ quyền truy cập vào tệp khi xuất bản trang web. Bạn có thể cập nhật quyền chia sẻ khi nhúng tệp, xuất bản hoặc chia sẻ một trang web.

Thu thập ý kiến phản hồi bằng Google Biểu mẫu

  • Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Mọi phản hồi sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người mở câu trả lời, hãy xuất bản bảng tính lên mạng rồi tạo đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.

Khắc phục sự cố với tài liệu được chia sẻ với nhiều người

Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người nhưng bị lỗi hoặc không cập nhật nội dung nhanh chóng, hãy thử các mẹo khắc phục sau đây:

  • Thay vì cho phép mọi người nhận xét trên một tài liệu hoặc bảng tính, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi. Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu.
  • Nếu bạn tạo một bản sao của một tài liệu, thì đừng bao gồm các nhận xét và mục đề xuất đã được giải quyết. Tìm hiểu cách tạo bản sao.
  • Xoá thông tin cũ hoặc di chuyển dữ liệu vào tài liệu mới.
  • Yêu cầu những người có quyền truy cập đóng tài liệu khi không sử dụng.
  • Chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào tài liệu được xuất bản. Tài liệu ngắn sẽ tải nhanh hơn.
  • Giảm số người có quyền chỉnh sửa tài liệu.
  • Nếu bạn thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, hãy tạo một tài liệu mới rồi đặt ở chế độ chỉ có thể truy cập để chia sẻ với nhiều người.

Giới hạn cách tệp được chia sẻ

Chỉ định quyền xem, nhận xét hay chỉnh sửa cho người được chia sẻ

Khi chia sẻ tệp với một người nào đó, bạn có thể chọn cấp truy cập của họ:

  • Người xem: Người dùng có thể truy cập vào tệp, nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
  • Người nhận xét: Người dùng có thể nhận xét và đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
  • Người chỉnh sửa: Những người có thể thay đổi, chấp nhận hoặc từ chối nội dung đề xuất, đồng thời chia sẻ tệp với người khác.
Thay đổi quyền truy cập chung cho tệp

Bạn có thể cấp quyền truy cập rộng rãi vào tệp. Những lựa chọn này phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hay Gmail.

  • Công khai: Bất kỳ ai cũng có thể tìm tệp của bạn trên Google và truy cập vào tệp mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.
  • Bất kỳ ai có đường liên kết: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể sử dụng tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.
  • Hạn chế: Chỉ những người có quyền truy cập mới có thể mở tệp.

Bài viết liên quan

Tìm kiếm
Xóa nội dung tìm kiếm
Đóng tìm kiếm
Các ứng dụng của Google
Trình đơn chính