Bạn có thể chia sẻ các tệp và thư mục mà mình lưu trữ trong Google Drive với bất kỳ ai.
Khi chia sẻ từ Google Drive, bạn có thể kiểm soát việc mọi người có thể chỉnh sửa, nhận xét tệp hay chỉ được xem tệp. Khi bạn chia sẻ nội dung từ Google Drive, chính sách chương trình Google Drive sẽ được áp dụng.
Bước 1: Tìm tệp bạn muốn chia sẻ
Chia sẻ một tệp duy nhất
Để chọn cách chia sẻ một tệp, hãy làm như sau:
- Trên thiết bị Android, hãy mở ứng dụng Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
- Bên cạnh tên của tệp đó, hãy nhấn vào biểu tượng Thêm
.
- Nhấn vào Chia sẻ.
.- Để chia sẻ nhiều tệp trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android của bạn, hãy thêm tệp vào một thư mục và chia sẻ toàn bộ thư mục.
- Bạn cũng có thể chia sẻ nhiều tệp trên drive.google.com trên máy tính.
Google Biểu mẫu có những tuỳ chọn chia sẻ khác với các loại tệp khác.
Bước 2: Chọn người để chia sẻ và cách họ có thể sử dụng tệp của bạn
Chia sẻ với những người cụ thểQuan trọng: Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể sẽ không chia sẻ được tệp ra bên ngoài tổ chức của mình.
- Trên thiết bị Android, hãy mở ứng dụng Google Drive.
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ
biểu tượng Chia sẻ
.
- Nhập địa chỉ email hoặc Nhóm Google mà bạn muốn chia sẻ.
- Quyết định cách mọi người có thể sử dụng tệp của bạn. Chọn một chế độ:
- Người xem
- Người nhận xét
- Người chỉnh sửa
- Nếu bạn sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học đủ điều kiện, hãy nhấn vào vai trò của người dùng để thêm ngày hết hạn.
- Khi bạn chia sẻ thư mục, mỗi địa chỉ email sẽ nhận được một email.
- Không bắt buộc: Thêm tin nhắn vào email thông báo.
- Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy nhấn vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
- Nhấn vào Gửi.
.
Tìm hiểu thêm về cách người khác xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp.
Chia sẻ với phòng Chat
Bạn có thể chia sẻ tệp hoặc đường liên kết đến tệp qua tin nhắn trò chuyện hoặc qua một không gian trong Google Chat. Tìm hiểu thêm về cách gửi và quản lý tệp trên Drive trong Google Chat.
Cách chia sẻ tệp với phòng Chat trong Google Chat:
- Trên thiết bị Android, hãy mở ứng dụng Google Chat.
- Ở phía dưới cùng, hãy nhấn vào biểu tượng Không gian
.
- Mở phòng Chat mà bạn muốn chia sẻ tệp.
- Ở phía dưới cùng bên trái, hãy nhấn vào biểu tượng Trình đơn thao tác
Drive
.
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
- Nhấn vào Chọn.
- Nhấn vào biểu tượng Gửi
.
.
Drive Cách chia sẻ tệp bằng đường liên kết trong ứng dụng Drive:
- Trên thiết bị di động, hãy mở ứng dụng Drive.
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
- Nhấn vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
ở bên phải.
- Nhấn vào Sao chép đường liên kết.
- Mở ứng dụng Google Chat.
- Ở phía dưới cùng, hãy nhấn vào biểu tượng Không gian
- Chọn phòng Chat mà bạn muốn chia sẻ tệp.
- Trong trường tin nhắn, hãy dán đường liên kết bạn đã sao chép.
- Nhấn vào biểu tượng Gửi
Lưu ý:
- Khi bạn chia sẻ tệp trên Drive với phòng Chat, lời nhắc cấp quyền truy cập sẽ xuất hiện.
- Khi bạn cấp quyền truy cập cho phòng Chat đó, những người tham gia phòng này trong tương lai cũng sẽ có quyền truy cập vào các tệp được chia sẻ trong phòng.
- Khi một người rời khỏi phòng Chat, người này sẽ mất quyền truy cập vào các tệp trên Drive trong phòng đó nếu như người này không có quyền chia sẻ:
- Với tư cách cá nhân
- Với tư cách thành viên của nhóm khác
- Để cấp quyền truy cập vào tệp trên Drive, bạn phải có quyền chỉnh sửa tệp mà bạn muốn chia sẻ.
Bạn có thể quyết định là tất cả mọi người hay chỉ những người có quyền truy cập mới truy cập được vào tệp của bạn. Khi bạn cho phép bất kỳ ai có đường liên kết đều truy cập được, thì bất kỳ ai cũng sẽ có thể mở tệp đó.
- Mở tệp bạn muốn chỉnh sửa.
- Nhấn vào Quản lý quyền truy cập.
- Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấn vào Thay đổi.
- Chọn người có thể truy cập vào tệp.
- Mẹo: Nếu sử dụng Tài khoản Google dành cho cơ quan hoặc trường học, bạn có thể chọn chỉ chia sẻ tệp và thư mục với đối tượng cụ thể, chẳng hạn như phòng ban của bạn.
- Để quyết định vai trò của mọi người đối với tệp của bạn, hãy chọn một chế độ.
- Chọn xem mọi người có thể tìm thấy tệp trong kết quả tìm kiếm hay không.
- Nhấn vào Quay lại.
- Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
- Nhấn vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ
.
- Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấn vào Thay đổi.
- Chọn Bất kỳ ai có đường liên kết.
- Để quyết định vai trò của mọi người đối với tệp của bạn, hãy chọn một chế độ.
- Nhấn vào Sao chép đường liên kết.
- Nhấn vào Quay lại.
- Dán đường liên kết này vào email hay bất cứ nơi nào bạn muốn chia sẻ đường liên kết.
.Những người chưa đăng nhập vào Tài khoản Google sẽ xuất hiện ở dạng biểu tượng con vật ẩn danh trên tệp của bạn. Tìm hiểu thêm về biểu tượng con vật ẩn danh.
Tính năng ngày hết hạn chỉ dành cho các tài khoản công việc hoặc trường học đủ điều kiện.
Hiện tại bạn chưa đăng nhập.
Chia sẻ và cộng tác với nhiều người trên một tệp
Tại một thời điểm, một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày chỉ có thể được mở trên tối đa 100 thẻ hoặc thiết bị để người dùng chỉnh sửa cùng lúc. Nếu có hơn 100 phiên bản tệp đang mở, thì chỉ có chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tệp đó.
Cách chia sẻ một tệp và cộng tác với số lượng lớn người dùng
Xuất bản tệp
- Nếu bạn cần nhiều người xem một tệp cùng một lúc, hãy xuất bản tệp và tạo đường liên kết để chia sẻ với người xem. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tệp. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.
- Tuỳ vào chế độ cài đặt tài khoản của bạn, khi bạn xuất bản một tệp, mọi người trên mạng, mọi người trong tổ chức của bạn hoặc một nhóm người trong tổ chức của bạn có thể xem được tệp đó. Hãy thận trọng khi xuất bản thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm.
- Lưu ý quan trọng: Nếu bạn có tài khoản thông qua cơ quan hoặc trường học, thì quản trị viên có thể giới hạn những người có thể người xem được tệp đã xuất bản. Nếu bạn là quản trị viên, hãy tìm hiểu cách kiểm soát những người có thể xuất bản tài liệu lên mạng.
- Để xóa một tệp khỏi web, bạn phải dừng xuất bản tệp đó. Tìm hiểu cách dừng xuất bản tệp.
- Để ngừng chia sẻ tệp với cộng tác viên, hãy tìm hiểu cách thay đổi quyền chia sẻ.
Tạo trang web bằng Google Sites
- Tạo trang web bằng Google Sites để chia sẻ thông tin với nhiều người. Bạn có thể nhúng tài liệu, bảng tính và bản trình bày trên trang web đó để nhiều người dùng có thể xem được. Tìm hiểu cách nhúng tài liệu trên trang web.
- Nếu bạn dự đoán lưu lượng truy cập cao đến trang web của mình, trước tiên, hãy xuất bản tài liệu trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, sau đó nhúng URL đã xuất bản vào trang web tạo bằng Google Sites. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.
Thu thập ý kiến phản hồi bằng Google Biểu mẫu
- Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Mọi phản hồi sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người xem các phản hồi, hãy xuất bản bảng tính lên mạng và tạo đường liên kết để chia sẻ với người xem. Tìm hiểu cách xuất bản tệp.
Khắc phục sự cố với tài liệu được chia sẻ với nhiều người
Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người, mà tài liệu đó bị lỗi hoặc không cập nhật nội dung nhanh chóng, hãy thử các mẹo khắc phục sau đây:
- Thay vì cho phép mọi người nhận xét trên một tài liệu hoặc bảng tính, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi. Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu.
- Nếu bạn tạo một bản sao của một tài liệu, thì đừng bao gồm các nhận xét và mục đề xuất đã được giải quyết. Tìm hiểu cách tạo bản sao.
- Xoá thông tin cũ hoặc di chuyển dữ liệu vào tài liệu mới.
- Yêu cầu người xem đóng tài liệu khi họ không sử dụng tài liệu đó.
- Chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào tài liệu được xuất bản. Tài liệu ngắn sẽ tải nhanh hơn.
- Giảm số người có quyền chỉnh sửa tài liệu.
- Nếu thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, hãy tạo một tài liệu mới và đặt ở chế độ chỉ có thể xem để chia sẻ với nhiều người.
Giới hạn cách chia sẻ tệp
Chỉ định quyền xem, nhận xét hay chỉnh sửa cho người được chia sẻKhi chia sẻ tệp với người nào đó, bạn có thể quyết định cấp truy cập của họ:
- Người xem: Những người có thể xem nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
- Người nhận xét: Người được chia sẻ có thể đưa ra nhận xét và nội dung đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
- Người chỉnh sửa: Những người có thể thay đổi, chấp nhận hoặc từ chối nội dung đề xuất, đồng thời chia sẻ tệp với người khác.
Bạn có thể cấp quyền truy cập rộng rãi vào tệp. Những lựa chọn này phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hay Gmail.
- Công khai: Bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm trên Google và truy cập vào tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.
- Bất kỳ ai có đường liên kết: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể sử dụng tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.
- Hạn chế: Chỉ những người có quyền truy cập mới có thể mở tệp.