Chia sẻ tệp trên Google Drive

Bạn có thể chia sẻ các tệp và thư mục mà mình lưu trữ trong Google Drive với bất kỳ ai.

Khi chia sẻ từ Google Drive, bạn có thể kiểm soát việc mọi người có thể chỉnh sửa, nhận xét tệp hay chỉ được xem tệp. Khi bạn chia sẻ nội dung từ Google Drive, chính sách chương trình Google Drive sẽ được áp dụng.

Bước 1: Tìm tệp bạn muốn chia sẻ

Chia sẻ một tệp duy nhất

Mẹo: Nếu có yêu cầu đang chờ xử lý về việc chia sẻ tài liệu đang mở, thì ở trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy một dấu chấm bên cạnh biểu tượng Chia sẻ .

Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
Nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ .

Chia sẻ nhiều tệp

Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
Trên bàn phím, giữ phím Shift và chọn từ 2 tệp trở lên.
Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ .

Tìm hiểu cách thêm tệp vào thư mục và chia sẻ toàn bộ thư mục

Gửi và chia sẻ biểu mẫu trên Google Biểu mẫu

Google Biểu mẫu có những tuỳ chọn chia sẻ khác với các loại tệp khác.

Bước 2: Chọn người bạn muốn chia sẻ và cách họ có thể sử dụng tệp của bạn

Chia sẻ với những người cụ thể

Quan trọng: Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể không chia sẻ các tệp bên ngoài tổ chức của mình được.

Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
Chọn tệp bạn muốn chia sẻ Chia sẻ .
Nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ. Nếu sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học, thì bạn có thể chia sẻ với những người nhận được đề xuất.
- Mẹo: Để tắt tính năng người nhận được đề xuất, hãy chuyển đến phần Cài đặt của Drive . Bỏ chọn mục "Hiện những người nhận được đề xuất trong hộp thoại chia sẻ".
Quyết định cách mọi người có thể sử dụng tệp của bạn. Chọn một chế độ:
- Người xem
- Người nhận xét
- Người chỉnh sửa
Nếu bạn sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học đủ điều kiện, hãy nhấp vào Thêm ngày hết hạn để thêm một ngày hết hạn.
Khi bạn chia sẻ tệp, mỗi địa chỉ email sẽ nhận được một email.
- Không bắt buộc: Thêm tin nhắn vào email thông báo.
- Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ đánh dấu ô này.
Nhấp vào Gửi hoặc Chia sẻ.

Mẹo: Khi bạn cập nhật quyền cho một tệp mà bạn chia sẻ trong mục Drive của tôi và người được bạn chia sẻ không có các quyền, thì bạn có thể cập nhật quyền cho:

Thư mục chứa tệp đó
Chỉ tệp đó

Chia sẻ với một nhóm người dùng cụ thể

Chia sẻ với một nhóm trên Google Groups

Bạn có thể chia sẻ tệp với nhóm trên Google Groups thay vì những người dùng cụ thể. Khi bạn:

Thêm thành viên vào nhóm: Người đó sẽ có quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.
Xoá thành viên khỏi nhóm: Người đó sẽ mất quyền truy cập vào các tệp và thư mục trong nhóm.

Cách chia sẻ tệp với nhóm trên Google Groups:

Tạo một Google Group.
Thêm thành viên vào nhóm của bạn.
Chia sẻ tệp với nhóm của bạn.

Lưu ý: Để một tệp có thể xuất hiện trong thư mục "Được chia sẻ với tôi", bạn phải mở tệp đó qua lời mời hoặc đường liên kết.

Chia sẻ với phòng Chat

Để chia sẻ tệp với một phòng Chat, bạn có thể thêm tệp mà bạn muốn chia sẻ vào phòng Chat đó.

Cách thêm tệp trên Drive vào phòng Chat:

Cách 1:

Trên máy tính, truy cập vào Google Chat.
Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
Ở dưới cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn tích hợp > Drive .
Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
Nhấp vào Chèn.

Cách 2:

Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ > Sao chép đường liên kết .
Truy cập vào Google Chat.
Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
Trong trường tin nhắn, dán đường liên kết bạn đã sao chép.

Lưu ý:

Khi bạn gửi thư mục vào phòng Chat, lời nhắc cấp quyền truy cập sẽ xuất hiện.
- Nếu bạn cấp quyền truy cập cho phòng Chat đó, những người tham gia phòng Chat sau này cũng truy cập được vào các tệp được chia sẻ.
Khi rời khỏi phòng Chat, những người này sẽ mất quyền truy cập vào các tệp trong phòng Chat đó nếu họ không có quyền chia sẻ:
- Với tư cách cá nhân
- Với tư cách thành viên của một nhóm khác
Để cấp quyền truy cập vào tệp, bạn phải có quyền chỉnh sửa tệp bạn muốn chia sẻ.

Tìm hiểu thêm về cách người khác xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp.

Thêm ngày hết hạn

Tính năng ngày hết hạn chỉ dành cho các tài khoản công việc hoặc trường học đủ điều kiện.

Hiện tại bạn chưa đăng nhập.

Đăng nhập vào tài khoản công việc hoặc trường học của bạn

Cấp quyền truy cập chung vào tệp

Bạn có thể chọn là tất cả mọi người hay chỉ những người có quyền truy cập mới truy cập được vào tệp của bạn. Nếu bạn cho phép bất kỳ ai có đường liên kết sẽ truy cập được, thì thư mục của bạn sẽ không hạn chế người truy cập.

Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
Nhấp vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ .
Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
Chọn người có thể truy cập vào tệp.

Để quyết định vai trò của mọi người đối với tệp của bạn, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
- Tìm hiểu thêm về cách người khác xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp.
Nhấp vào Xong.

Chia sẻ công khai tệp

Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
Nhấp vào Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ .
Trong phần "Quyền truy cập chung", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
Chọn Bất kỳ ai có đường liên kết.
Để quyết định vai trò của mọi người, hãy chọn Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
Nhấp vào Sao chép đường liên kết.
Nhấp vào Xong.
Dán đường liên kết này vào email hay bất cứ nơi nào bạn muốn chia sẻ đường liên kết.

Những người chưa đăng nhập vào Tài khoản Google sẽ xuất hiện ở dạng biểu tượng con vật ẩn danh trên tệp của bạn. Tìm hiểu thêm về biểu tượng con vật ẩn danh.

Chia sẻ một tệp và cộng tác với nhiều người

Tại cùng một thời điểm, một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày chỉ có thể được chỉnh sửa trên tối đa 100 thẻ hoặc thiết bị đang mở. Nếu có hơn 100 phiên bản tệp đang mở, thì chỉ có chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tệp đó.

Cách chia sẻ một tệp và cộng tác với số lượng lớn người dùng

Công bố tệp

Nếu bạn cần nhiều người mở một tệp, hãy đăng công khai tệp đó rồi tạo đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tệp đó. Tìm hiểu cách đăng công khai tệp.
Tuỳ vào chế độ cài đặt tài khoản của bạn, việc công bố tệp sẽ khiến mọi người trên mạng, mọi người trong tổ chức của bạn hoặc một nhóm người trong tổ chức của bạn có thể xem được tệp đó. Hãy thận trọng khi công bố thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm.
- Quan trọng: Nếu bạn có tài khoản thông qua cơ quan hoặc trường học, thì quản trị viên có thể giới hạn những người có thể truy cập vào tệp được đăng công khai. Nếu bạn là quản trị viên, hãy tìm hiểu cách kiểm soát những người có thể đăng công khai tài liệu lên mạng.
Để xoá một tệp khỏi web, bạn phải dừng đăng công khai tệp đó. Tìm hiểu cách dừng đăng công khai tệp.
Để ngừng chia sẻ tệp với cộng tác viên, hãy tìm hiểu cách thay đổi quyền chia sẻ.

Tạo trang web Google Sites

Tạo trang web bằng Google Sites để chia sẻ thông tin với nhiều người. Bạn có thể nhúng tài liệu, bảng tính và bản trình bày trên trang web để nhiều người dùng có thể truy cập. Tìm hiểu cách nhúng tài liệu trên trang web.
Nếu bạn dự đoán lưu lượng truy cập cao đến trang web của mình, trước tiên, hãy công bố tài liệu trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, sau đó nhúng URL đã công bố vào trang web tạo bằng Google Sites. Tìm hiểu cách công bố tệp.

Thu thập ý kiến phản hồi bằng Google Biểu mẫu

Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Câu trả lời sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người mở câu trả lời, hãy đăng công khai bảng tính lên mạng rồi tạo đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Tìm hiểu cách đăng công khai tệp.

Khắc phục sự cố với tài liệu được chia sẻ với nhiều người

Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người, mà tài liệu đó bị lỗi hoặc không cập nhật nhanh, hãy thử các mẹo khắc phục sau đây:

Thay vì cho phép mọi người nhận xét trên một tài liệu hoặc bảng tính, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi. Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu.
Nếu bạn đang tạo một bản sao của một tài liệu, thì đừng bao gồm các nhận xét và mục đề xuất đã giải quyết. Tìm hiểu cách tạo bản sao.
Xoá thông tin cũ hoặc di chuyển dữ liệu vào tài liệu mới.
Yêu cầu những người có quyền truy cập đóng tài liệu khi họ không sử dụng tài liệu đó.
Chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào tài liệu được đăng công khai. Tài liệu ngắn sẽ tải nhanh hơn.
Giảm số người có quyền chỉnh sửa tài liệu.
Nếu bạn thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, hãy tạo một tài liệu mới rồi đặt ở chế độ chỉ có thể truy cập để chia sẻ với nhiều người.

Giới hạn cách tệp được chia sẻ

Chọn cho phép mọi người xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa

Khi chia sẻ tệp với một người nào đó, bạn có thể chọn cấp truy cập của họ:

Người xem: Người dùng có thể truy cập vào tệp, nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
Người nhận xét: Người dùng có thể nhận xét và đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
Người chỉnh sửa: Những người có thể thay đổi, chấp nhận hoặc từ chối nội dung đề xuất, đồng thời chia sẻ tệp với người khác.

Thay đổi quyền truy cập chung cho tệp

Bạn có thể cấp quyền truy cập rộng rãi vào tệp. Những lựa chọn này phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hay Gmail.

Công khai: Bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm trên Google và truy cập vào tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.
Bất kỳ ai có đường liên kết: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể sử dụng tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.

Hạn chế: Chỉ những người có quyền truy cập mới có thể mở tệp.