Compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al hacerlo, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que quieras compartir

Compartir un único archivo

Elige cómo quieres compartir el archivo:

  1. En un iPhone o iPad, abre la aplicación Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Junto al nombre del archivo, toca Más Más.
  3. Toca Compartir.
Compartir varios archivos
Enviar y compartir formularios de Google

Formularios de Google ofrece opciones para compartir contenido que no tienen otros tipos de archivos.

Paso 2: Elige con quién quieres compartir el archivo y qué permisos quieres otorgar

Usuarios específicos
  1. En "Compartir con personas o grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.
  2. Para elegir qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, en la parte inferior, toca la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  3. Si no quieres enviar un correo a los usuarios, toca en Avanzado y desmarca la casilla Notificar a los usuarios. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
  4. Toca Listo.
Cualquier usuario que tenga un enlace al archivo

Puedes enviar un enlace a tu archivo a otros usuarios para que aquellos que lo tengan puedan usarlo. Cuando compartas un enlace a un archivo, tu nombre aparecerá como propietario del archivo.

  1. Abre el archivo que quieras compartir.
  2. Toca Compartir o el icono Compartir Share.
  3. En "Obtener enlace", a la derecha, toca la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  4. Elige con quién quieres compartir el archivo.
  5. Para decidir qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, selecciona una opción.
  6. Toca Copiar y luego Listo.
  7. Copia y pega el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para compartirlo.
Compartir un archivo o una carpeta de forma pública
  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Toca Compartir o el icono Compartir Share.
  3. En "Obtener enlace", haz clic en Configuración de enlaces .
  4.  Selecciona Enlace público y luego Guardar.
  5. Haz clic en Listo.
  6. Copia y pega el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión en una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos

Compartir un archivo y colaborar con más de 100 personas

Hasta 100 personas pueden ver, editar o comentar un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google al mismo tiempo. Si hay más de 100 personas viendo un archivo, solo pueden editarlo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición.

Para compartir un archivo y colaborar con más de 100 personas, haz lo siguiente:

Publicar el archivo

  • Si necesitas que muchas personas vean un archivo al mismo tiempo, publícalo y crea un enlace para compartirlo. Luego puedes dar permiso para editarlo o comentarlo a quienes lo necesiten. Consulta cómo publicar un archivo.
  • Al publicar un archivo, cualquier persona que navegue por Internet podrá verlo. Ten cuidado al publicar información privada o confidencial. Si tienes una cuenta de trabajo o de centro educativo, tu administrador puede limitar quién puede ver un archivo publicado. Si eres administrador, consulta cómo controlar quién puede publicar documentos en la Web.
  • Para eliminar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
  • Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.

Crear un sitio web de Google Sites

Recoger comentarios con Formularios de Google

  • Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google. Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas. Para que más de 100 personas puedan ver las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para enviárselo a quien quieras que pueda verla. Consulta cómo publicar un archivo.

Solucionar problemas relacionados con documentos compartidos con muchas personas

Si has compartido tu documento con muchas personas y este se bloquea o no se actualiza rápidamente, prueba estos consejos para solucionar problemas:

  • En lugar de permitir que los usuarios comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recoger comentarios. Consulta cómo hacerlo.
  • Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas comentarios ni sugerencias resueltos. Consulta cómo hacer una copia.
  • Elimina información antigua o copia los datos en un documento nuevo.
  • Pide a los lectores que cierren el documento cuando no lo estén usando. 
  • En los documentos publicados, incluye solo la información más importante. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
  • Reduce la cantidad de usuarios con permiso para editar en un documento.
  • Si recoges información de varios documentos, crea uno de solo lectura para compartirlo con muchas personas.

Restringir un archivo al compartirlo

Elegir si los usuarios pueden ver, comentar o editar

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes decidir cómo puede utilizarlo.

  • Lector: el usuario puede ver el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.
  • Comentador: el usuario puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede editar el archivo ni compartirlo con nadie.
  • Editor: el usuario puede hacer cambios, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo con otras personas.
Cambiar los usuarios con los que se comparte un enlace

Al compartir un enlace a un archivo, puedes controlar en qué medida quieres compartirlo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de Gmail.

  • Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.
  • Cualquier usuario con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google. 
  • Restringido: solo los usuarios con los que compartas el archivo podrán acceder a él.

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