שיתוף קבצים מ-Google Drive

אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.

כשמשתפים קובץ מ-Google Drive עם אחרים, אפשר לקבוע אם אותם אנשים יוכלו לערוך את הקובץ, להגיב עליו או רק לצפות בו. כשאתם משתפים תוכן מ-Google Drive, חלים עליכם כללי מדיניות התוכנית של Google Drive.

שלב 1: מאתרים את הקובץ שרוצים לשתף

שיתוף של קובץ אחד

כדאי לדעת: אם יש לכם בקשה בהמתנה לשיתוף מסמך פתוח, תוצג נקודה בפינה השמאלית העליונה לצד סמל השיתוף Share.

  1. במחשב, פותחים את Google Drive‏, Docs‏, Sheets או Slides.
  2. לוחצים על הקובץ שרוצים לשתף.
  3. לוחצים על סמל השיתוף Share.
שיתוף של כמה קבצים
  1. במחשב, נכנסים אל drive.google.com.
  2. לוחצים על Shift במקלדת בלי לעזוב ובוחרים שני קבצים או יותר.
  3. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל השיתוף Share.

איך מוסיפים קבצים לתיקייה ואיך משתפים את התיקייה כולה

שליחה ושיתוף של טפסים מ-Google Forms

אפשרויות השיתוף של טפסים מ-Google Forms שונות מאלו של סוגי קבצים אחרים.

שלב 2: בוחרים עם מי לשתף ומה הם יוכלו לעשות עם הקובץ

שיתוף עם אנשים ספציפיים
חשוב: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום העבודה או מוסד הלימודים, ייתכן שלא תוכלו לשתף קבצים עם אנשים מחוץ לארגון שלכם.
  1. במחשב, נכנסים אל Google Drive.
  2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף ואז שיתוף Add approver .
  3. מזינים את כתובות האימייל של האנשים שאיתם רוצים לשתף את הקובץ. אם אתם משתמשים בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי, תוכלו לשתף את התיקייה עם נמענים שהמערכת מציעה.
    • טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive הגדרות. מבטלים את הסימון של האפשרות 'הצגה של הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף'.
  4. מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
    • הרשאת צפייה
    • הרשאת תגובה
    • הרשאת עריכה
  5. אם משתמשים בחשבון מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומד בדרישות, לוחצים על הוספת תאריך תפוגה כדי להוסיף תאריך תפוגה.
  6. כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל:
    • אופציונלי: אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
    • אם לא רוצים לשלוח לאנשים את ההתראה, מבטלים את הסימון של התיבה.
  7. לוחצים על שליחה או על שיתוף.

טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לקובץ ששיתפתם מ'האחסון שלי' ולמשתמש שאיתו משתפים את הקובץ אין הרשאות, אפשר לעדכן את ההרשאות של:

  • התיקייה שמכילה את הקובץ
  • הקובץ עצמו בלבד
שיתוף עם קבוצה של אנשים ספציפיים

שיתוף עם קבוצה ב-Google

אתם יכולים לשתף קבצים עם קבוצות ב-Google במקום עם אנשים ספציפיים. כאשר:

  • מוסיפים חבר לקבוצה: המשתמש הזה מקבל הרשאה לגשת לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
  • מסירים חבר מהקבוצה: המשתמש הזה מאבד את הגישה לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.

כדי לשתף קובץ עם קבוצה ב-Google:

  1. יוצרים קבוצה ב-Google.
  2. מוסיפים חברים לקבוצה.
  3. משתפים את הקובץ עם הקבוצה.

שימו לב: כדי שהקובץ יופיע בתיקייה 'קבצים ששותפו איתי', צריך קודם לפתוח אותו מההזמנה או מהקישור. 

שיתוף עם מרחב משותף ב-Chat

כדי לשתף קבצים עם מרחב משותף ב-Chat, אתם יכולים להוסיף את הקובץ שאתם רוצים לשתף למרחב המשותף ב-Chat.

כדי להוסיף קובץ ב-Drive למרחב המשותף ב-Chat:

אפשרות 1: 

  1. במחשב, נכנסים ל-Google Chat.
  2. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שאיתו רוצים לשתף את הקובץ.
  3. בפינה הימנית התחתונה, לוחצים על הסמל של תפריט השילובים > Drive .
  4. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף עם מרחב משותף ב-Chat.
  5. לוחצים על הוספה.

אפשרות 2: 

  1. במחשב, נכנסים ל-Google Drive.
  2. לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ שרוצים לשתף עם מרחב משותף ב-Chat.
  3. לוחצים על שיתוף  > העתקת הקישור .
  4. נכנסים ל-Google Chat.
  5. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שאיתו רוצים לשתף את הקובץ. 
  6. בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהועתק.

נקודות שכדאי לזכור:

  • כששולחים קובץ למרחב משותף ב-Chat, מופיעה בקשה להענקת גישה.
    • אם תעניקו למשתמשים גישה למרחב המשותף, משתמשים שיצטרפו למרחב הזה מאוחר יותר יקבלו גם הם גישה לקבצים המשותפים.
  • כשמשתמשים עוזבים מרחב משותף ב-Chat, הם לא יכולים יותר לגשת לקבצים במרחב הזה אם אין להם גישת שיתוף:
    • כאנשים פרטיים
    • כחברים בקבוצה אחרת
  • כדי להעניק גישה לקובץ, צריכה להיות לכם גישת עריכה בקובץ שאתם רוצים לשתף. 

איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם

שיתוף עם משתתפי הפגישה

אם אתם הבעלים של הקובץ או אם יש לכם הרשאות עריכה אליו, תוכלו לשתף אותו עם משתתפי הפגישה:

  1. במחשב, נכנסים ל-Google Drive.

  2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף ולוחצים על סמל השיתוף.
  3. כותבים את שם הפגישה שבה רוצים לשתף את הקובץ.
  4. מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
    • צפייה
    • תגובה
    • עריכה
  5. בוחרים אם הקובץ יצורף להזמנה לפגישה. 
  6. כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל.
    • אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
    • אם לא רוצים לשלוח לאנשים את ההתראה, מבטלים את הסימון של התיבה.
  7. לוחצים על 'שליחה' או על 'שיתוף'.
הוספת תאריך תפוגה הענקת גישה כללית לקובץ

אפשר לבחור אם הקובץ יהיה זמין לכולם או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שיש לו את הקישור, לכולם תהיה גישה לתיקייה.

  1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
  2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף Share.
  3. בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה למטה.
  4. בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.

  1. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
  2. לוחצים על סיום.
שיתוף קובץ באופן ציבורי
  1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
  2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף Share.
  3. בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה למטה.
  4. בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
  5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים, בוחרים באפשרות הרשאת צפייההרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
  6. לוחצים על העתקת הקישור.
  7. לוחצים על סיום.
  8. מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.

אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חייםלמידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים

שיתוף קובץ ועריכה משותפת עם הרבה אנשים

חשוב לדעת:

  • אפשר לערוך קובץ של Google Docs‏, Sheets או Slides בלא יותר מ-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים בו-זמנית. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יכולים לערוך אותו.
  • אפשר לשתף קובץ אחד עם עד 600 כתובות אימייל נפרדות.

כך אפשר לשתף קובץ עם כמות משתמשים גדולה מאוד ולערוך אותו בצורה משותפת:

פרסום הקובץ

  • אם רוצים שמספר רב של אנשים יפתחו את הקובץ, מפרסמים אותו ואז יוצרים קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. למידע נוסף על איך מפרסמים קובץ
  • בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש.
  • כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, צריך להפסיק את הפרסום שלו. מידע נוסף על איך מפסיקים פרסום של קובץ
  • אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.

יצירת אתר באמצעות Google Sites

שיתוף קבצים עם שותפי העריכה של האתר

  • כדי לוודא שהקבצים שמוטמעים באתרים נגישים לכל שותפי העריכה והצופים של האתרים, צריך לשתף איתם את הרשאת הגישה לקבצים ברגע שמפרסמים אתר. אתם יכולים לעדכן את הרשאות השיתוף בזמן ההטמעה של קובץ ובזמן הפרסום או השיתוף של האתר.

קבלת משוב באמצעות Google Forms

  • אם אתם צריכים לאסוף הרבה מידע, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לפתוח את התשובות, צריך לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לגיליון. למידע נוסף על איך מפרסמים קובץ

פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים

אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות:

  • במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. למידע נוסף על איך יוצרים טופס ב-Google Forms
  • כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. למידע נוסף על איך יוצרים עותק
  • מומלץ למחוק מידע ישן או להעביר נתונים למסמך חדש.
  • כדאי לבקש מהאנשים שיש להם גישה לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו.
  • במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע הכי חשוב. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
  • עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך.
  • אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש שיש אליו רק הרשאת גישה, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים.

הגבלה של אופן השיתוף של קובץ

אתם יכולים לבחור אם לאפשר לאנשים לצפות בקבצים, להגיב עליהם או לערוך אותם

כשאתם משתפים קובץ עם מישהו, אתם יכולים לבחור את רמת הגישה שלו:

  • הרשאת צפייה: המשתמש יכול לגשת לקובץ, אבל לא לבצע בו שינויים או לשתף אותו עם אחרים.
  • הרשאת תגובה: המשתמש יכול להוסיף בקובץ תגובות והצעות, אבל אין לו אפשרות לשנות את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים.
  • הרשאת עריכה: המשתמש יכול לבצע שינויים, לקבל או לדחות הצעות ולשתף את הקובץ עם אחרים.
שינוי הגישה הכללית לקובץ

אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות שזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון דרך מקום עבודה, דרך מוסד לימודים או חשבון Gmail.

  • גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
  • אנשים שיש להם את הקישור: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם.
  • גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.

מאמרים שקשורים לנושא

חיפוש
ניקוי החיפוש
סגירת החיפוש
אפליקציות Google
התפריט הראשי