אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.
שלב 1: מאתרים את הקובץ שרוצים לשתף
שיתוף של קובץ אחד
טיפ: אם יש לכם בקשה בהמתנה לשיתוף מסמך פתוח, תוצג נקודה בפינה השמאלית העליונה לצד סמל השיתוף 
- במחשב, פותחים את Google Drive, Docs, Sheets או Slides.
- לוחצים על הקובץ שרוצים לשתף.
- לוחצים על סמל השיתוף
.
- במחשב, נכנסים אל drive.google.com.
- לוחצים על Shift במקלדת בלי לעזוב ובוחרים שני קבצים או יותר.
- בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל השיתוף
אפשרויות השיתוף של טפסים מ-Google Forms שונות מאלו של סוגי קבצים אחרים.
שלב 2: בוחרים עם מי לשתף ומה הם יוכלו לעשות עם הקובץ
שיתוף עם אנשים ספציפיים- במחשב, נכנסים אל Google Drive.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף
שיתוף
.
- מזינים את כתובות האימייל של האנשים שאיתם רוצים לשתף את הקובץ. אם אתם משתמשים בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי, תוכלו לשתף את התיקייה עם נמענים שהמערכת מציעה.
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
. מבטלים את הסימון של האפשרות 'הצגה של הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף'.
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
- מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
- הרשאת צפייה
- הרשאת תגובה
- הרשאת עריכה
- אם משתמשים בחשבון מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומד בדרישות, לוחצים על הוספת תאריך תפוגה כדי להוסיף תאריך תפוגה.
- כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל:
- אופציונלי: אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
- אם לא רוצים לשלוח לאנשים את ההתראה, מבטלים את הסימון של התיבה.
- לוחצים על שליחה או על שיתוף.
שיתוף 
.
. מבטלים את הסימון של האפשרות 'הצגה של הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף'.טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לקובץ ששיתפתם מ'האחסון שלי' ולמשתמש שאיתו משתפים את הקובץ אין הרשאות, אפשר לעדכן את ההרשאות של:
- התיקייה שמכילה את הקובץ
- הקובץ עצמו בלבד
שיתוף עם קבוצה ב-Google
אתם יכולים לשתף קבצים עם קבוצות ב-Google במקום עם אנשים ספציפיים. כאשר:
- מוסיפים חבר לקבוצה: המשתמש הזה מקבל הרשאה לגשת לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
- מסירים חבר מהקבוצה: המשתמש הזה מאבד את הגישה לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
כדי לשתף קובץ עם קבוצה ב-Google:
- יוצרים קבוצה ב-Google.
- מוסיפים חברים לקבוצה.
- משתפים את הקובץ עם הקבוצה.
טיפ: כדי שהקובץ יופיע בתיקייה 'קבצים ששותפו איתי', צריך קודם לפתוח אותו מההזמנה או מהקישור.
שיתוף עם מרחב משותף ב-Chat
כדי לשתף קבצים עם מרחב משותף ב-Chat, אתם יכולים להוסיף את הקובץ שאתם רוצים לשתף למרחב המשותף ב-Chat.
כדי להוסיף קובץ ב-Drive למרחב המשותף ב-Chat:
אפשרות 1:
- במחשב, נכנסים ל-Google Chat.
- בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שאיתו רוצים לשתף את הקובץ.
- בפינה הימנית התחתונה, לוחצים על הסמל של תפריט השילובים
> Drive
.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף עם מרחב משותף ב-Chat.
- לוחצים על הוספה.
אפשרות 2:
- במחשב, נכנסים ל-Google Drive.
- לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ שרוצים לשתף עם מרחב משותף ב-Chat.
- לוחצים על שיתוף
> העתקת הקישור
.
- נכנסים ל-Google Chat.
- בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שאיתו רוצים לשתף את הקובץ.
- בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהועתק.
טיפים:
- כששולחים קובץ למרחב משותף ב-Chat, מופיעה בקשה להענקת גישה.
- אם תעניקו למשתמשים גישה למרחב המשותף, משתמשים שיצטרפו למרחב הזה מאוחר יותר יקבלו גם הם גישה לקבצים המשותפים.
- כשמשתמשים עוזבים מרחב משותף ב-Chat, הם לא יכולים יותר לגשת לקבצים במרחב הזה אם אין להם גישת שיתוף:
- כאנשים פרטיים
- כחברים בקבוצה אחרת
- כדי להעניק גישה לקובץ, צריכה להיות לכם גישת עריכה בקובץ שאתם רוצים לשתף.
איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם
התכונה של תאריך התפוגה זמינה רק בחשבונות מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומדים בדרישות.
אינכם מחוברים לחשבון.
אפשר לבחור אם הקובץ יהיה זמין לכולם או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שיש לו את הקישור, לכולם תהיה גישה לתיקייה.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
- לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף
- בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה
.
- בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.
.- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
- לוחצים על סיום.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
- לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף
- בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה
- בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
- לוחצים על העתקת הקישור.
- לוחצים על סיום.
- מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.
אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים
שיתוף קובץ ועריכה משותפת עם הרבה אנשים
אפשר לערוך קובץ של Google Docs, Sheets או Slides בו-זמנית ב-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים לכל היותר. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יוכלו לערוך אותו.
כדי לשתף קובץ עם כמות משתמשים גדולה מאוד ולערוך אותו בצורה משותפת, אתם יכולים:
פרסום הקובץ
- אם רוצים שכמה אנשים יפתחו את הקובץ, מפרסמים אותו ואז יוצרים קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. איך מפרסמים קובץ?
- בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש.
- חשוב: אם יש לכם חשבון לצורכי עבודה או חשבון בית ספרי, האדמין יכול להגביל את אפשרות הגישה לקובץ שפורסם. אם אתם אדמינים, כאן תוכלו לקרוא איך לקבוע מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
- כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, יש להפסיק את הפרסום שלו. איך מפסיקים פרסום של קובץ?
- אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.
יצירת אתר באמצעות Google Sites
- יצירה של אתר ב-Google Sites מאפשרת לשתף מידע עם הרבה אנשים. אפשר להטמיע מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות באתר, ושלמספר רב של משתמשים תהיה גישה אליהם. איך מטמיעים מסמכים באתר?
- אם צפויה תנועה רבה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. איך מפרסמים קובץ?
קבלת משוב באמצעות Google Forms
- אם אתם צריכים לאסוף מידע רב, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לפתוח את התשובות, צריך לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לגיליון. איך מפרסמים קובץ?
פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים
אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות:
- במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. איך יוצרים טופס ב-Google Forms?
- כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. איך יוצרים עותק?
- חשוב למחוק מידע ישן או להעביר נתונים למסמך חדש.
- כדאי לבקש מהאנשים שיש להם גישה לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו.
- במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע הכי חשוב. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
- עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך.
- אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש שיש אליו רק הרשאת גישה, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים.
הגבלות בשיתוף קבצים
אתם יכולים לבחור אם לאפשר לאנשים לצפות בקבצים, להגיב עליהם או לערוך אותםכשאתם משתפים קובץ עם מישהו, אתם יכולים לבחור את רמת הגישה שלו:
- הרשאת צפייה: המשתמש יכול לגשת לקובץ, אבל לא לבצע בו שינויים או לשתף אותו עם אחרים.
- הרשאת תגובה: המשתמש יכול להוסיף בקובץ תגובות והצעות, אבל אין לו אפשרות לשנות את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים.
- הרשאת עריכה: המשתמש יכול לבצע שינויים, לקבל או לדחות הצעות ולשתף את הקובץ עם אחרים.
אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות הזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון לצורכי עבודה, חשבון בית ספרי או חשבון Gmail.
- גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
- כל מי שקיבל או קיבלה את הקישור הזה: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם.
- גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.