Puedes compartir los archivos y carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
- Aspectos básicos sobre compartir
- Compartir contenido con audiencias concretas
- Más información sobre las opciones de uso compartido avanzadas
- Más información sobre la colaboración y el uso compartido públicos
- Gestionar archivos compartidos
Importante: Los roles que se indican a continuación se corresponden con los archivos de Mi unidad.
|
Nivel de permiso |
¿Puede ver? |
¿Puede comentar? |
¿Puede editar? |
¿Puede descargar? |
¿Puede compartir? |
¿Puede cambiar los permisos? |
|
Lector |
Sí |
No |
No |
Sí, de forma predeterminada. El propietario puede controlarlo. |
No |
No |
|
Comentador |
Sí |
Sí |
No |
Sí, de forma predeterminada. El propietario puede controlarlo. |
No |
No |
|
Editor |
Sí |
Sí |
Sí |
Sí |
Sí, pero un editor no puede cambiar el propietario. |
No, a menos que el propietario lo permita explícitamente. |
|
Propietario |
Sí |
Sí |
Sí |
Sí |
Sí |
Sí |
Consejos para compartir un archivo con alguien:
- Para que los lectores y comentadores puedan descargar, imprimir y copiar un archivo, sigue estos pasos:
- Los propietarios deben acceder a los ajustes avanzados de su dispositivo.
- Haz clic en Compartir
Configuración
.
- Para que los editores puedan cambiar permisos y compartir un archivo, sigue estos pasos:
- Los propietarios deben acceder a los ajustes avanzados de su dispositivo.
- Haz clic en Compartir
- Los editores no pueden cambiar los permisos de los propietarios.
- Para obtener información sobre las unidades compartidas y los permisos, consulta los siguientes recursos:
Configuración 
.Conceptos básicos sobre el uso compartido
Compartir un único archivoElige cómo quieres compartir el archivo:
- En un dispositivo Android, abre la aplicación Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Junto al nombre del archivo, toca Más
.
- Toca Compartir.
.- Para compartir varios archivos desde un teléfono o tablet Android, añádelos a una carpeta y compártela.
- También puedes compartir varios archivos desde drive.google.com en tu ordenador.
- Consulta cómo publicar un formulario y compartirlo con los encuestados.
- Consulta cómo compartir un formulario con colaboradores.
Compartir contenido con audiencias específicas
Importante:
- Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones de Google o Vids solo se pueden editar al mismo tiempo en un máximo de 100 pestañas o dispositivos. Si hay más de 100 instancias de un archivo abiertas, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición podrán editarlo.
- Puedes compartir un solo archivo con hasta 600 direcciones de correo electrónico individuales.
- En un dispositivo Android, abre la aplicación Google Drive.
- Selecciona el archivo que quieras compartir
Compartir
.
- Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir la carpeta.
- Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
- Lector
- Comentador
- Editor
- Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, toca el rol del usuario para incluir una fecha de vencimiento.
- Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
- Opcional: Añade un mensaje al correo de notificación.
- Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla situada junto a "Notificar a los usuarios".
- Toca Enviar
.
.Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas
Nota: Al actualizar los permisos de un elemento que compartes desde Mi unidad, si la persona con la que lo compartes aún no tiene permisos para acceder a la carpeta que contiene ese elemento, puedes elegir entre estas opciones:
- Actualizar los permisos de la carpeta que contiene ese elemento
- Actualizar solo los permisos del elemento en sí
La mayoría de los usuarios deciden actualizar la carpeta que contiene ese elemento porque facilita el uso compartido y la gestión de carpetas.
Compartir contenido con un espacio de Chat
Puedes compartir un archivo o un enlace a un archivo con un mensaje de chat o un espacio en Google Chat. Más información sobre enviar y gestionar archivos de Drive en Google Chat
Para compartir un archivo con un espacio de Chat en Google Chat, sigue estos pasos:
- En un dispositivo Android, abre la aplicación Google Chat.
- En la parte inferior, toca Espacios
.
- Abre el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
- En la esquina inferior izquierda, toca el menú de acciones
Drive
.
- Selecciona el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
- Toca Seleccionar.
- Toca Enviar
.
.
Drive Para compartir un archivo mediante un enlace de la aplicación Drive, sigue estos pasos:
- En tu dispositivo móvil, abre la aplicación Drive.
- Selecciona el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
- A la derecha, toca Más opciones
.
- Toca Copiar enlace.
- Abre la aplicación Google Chat.
- En la parte inferior, toca Espacios
- Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
- En el campo del mensaje, pega el enlace que has copiado.
- Toca Enviar
Notas:
- Cuando compartes un archivo de Drive con un espacio de Chat, aparece un mensaje para dar acceso.
- Si das acceso a ese espacio de Chat, los usuarios que se unan a él más tarde también podrán acceder a los archivos compartidos en ese espacio.
- Cuando alguien abandona un espacio de Chat, pierde el acceso a los archivos de Drive de ese espacio si al compartirlos no se le había concedido acceso:
- Como usuario independiente
- Como miembro de otro grupo
- Para dar acceso a un archivo de Drive, debes tener permiso para editarlo.
Puedes decidir si tu archivo estará disponible para todos los usuarios o solo para quienes tengan acceso. Si permites el acceso a cualquier persona con el enlace, todas podrán abrir el archivo.
- Abre el archivo que quieras editar.
- Toca Gestionar acceso.
- En "Acceso general", toca Cambiar.
- Elige quién puede acceder al archivo.
- Nota: Si utilizas una cuenta de Google del trabajo o de un centro educativo, puedes compartir los archivos y las carpetas con una audiencia concreta, como tu departamento.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona una opción.
- Selecciona si los usuarios podrán encontrar el archivo en los resultados de búsqueda.
- Toca Atrás.
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Toca Compartir o el icono de Compartir
.
- En "Acceso general", toca Cambiar.
- Selecciona Cualquier persona con el enlace.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona una opción.
- Toca Copiar enlace.
- Toca Atrás.
- Pega el enlace en un correo o donde quieras compartirlo.
.Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión con una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos
La función de fecha de vencimiento solo está disponible para las cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos.
No has iniciado sesión.
Iniciar sesión con la cuenta de trabajo o de centro educativo
Más información sobre las opciones avanzadas para compartir
Añadir una fecha de vencimientoLa función de fecha de vencimiento solo está disponible para las cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos.
No has iniciado sesión.
Iniciar sesión con la cuenta de trabajo o de centro educativo
En Google Vids, puedes guardar tu vídeo en Google Drive como un archivo MP4 y, luego, compartirlo desde Google Drive. Para compartir un vídeo como un archivo MP4, sigue estos pasos:
- En un ordenador, ve a Google Vids.
- Abre el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir
- Junto a "Compartir", haz clic en Acciones rápidas para compartir
.
Información sobre la función para compartir y colaborar de forma pública
Permitir el acceso general al archivoPuedes elegir si el archivo debe estar disponible para todo el mundo o solo para los usuarios con acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
- En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo
.
- Elige quién puede acceder al archivo.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Haz clic en Hecho.
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
- En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo
- Selecciona Cualquier persona con el enlace.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Haz clic en Copiar enlace.
- Haz clic en Hecho.
- Pega el enlace en un correo o donde quieras compartirlo.
Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión con una cuenta de Google, aparecerán en el archivo como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos
Puedes enviar un correo directamente desde el cuadro de diálogo Compartir para:
- Informar a los colaboradores sobre las revisiones importantes.
- Comentar una pregunta que puede alargarse demasiado en el hilo de comentarios del documento
Puedes enviar el correo a todos los colaboradores o solo a algunos de ellos, incluidos los editores, comentaristas y lectores.
Para enviar un correo desde el cuadro de diálogo Compartir de un archivo, sigue estos pasos:
- En un ordenador, ve a Google Drive.
- Junto al archivo sobre el que quieras enviar un correo, haz clic en Más acciones
- También puedes acceder al cuadro de diálogo Compartir desde el propio archivo:
- Abre el archivo.
- Arriba a la derecha, haz clic en Compartir.
- También puedes acceder al cuadro de diálogo Compartir desde el propio archivo:
- En el cuadro de diálogo Compartir, junto a "Personas con acceso", haz clic en Enviar correo a los usuarios de este archivo
.
- En la pantalla "Enviar correo electrónico a colaboradores", selecciona los grupos a los que quieras enviar el correo.
- En el campo "Mensaje", añade el mensaje.
- Haz clic en Enviar.
Nota: No puedes añadir colaboradores en la pantalla "Enviar correo electrónico a colaboradores".
Importante: Google Vids no cuenta con una opción de publicación. En su lugar, puedes descargar el archivo en formato MP4 en tu ordenador. Consulta cómo crear, ver o descargar archivos.
- Si necesitas que varias personas abran un archivo, publícalo y crea un enlace para compartirlo con quien quieras que tenga acceso. Luego puedes dar permiso para editarlo o comentarlo a quienes lo necesiten. Consulta cómo publicar un archivo.
- Según la configuración de tu cuenta, al publicar un archivo, podrán verlo todos los usuarios de la Web, todos los usuarios de tu organización o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado al publicar información privada o sensible.
- Importante: Si tienes una cuenta de trabajo o de un centro educativo, tu administrador puede limitar quién puede acceder a un archivo publicado. Si eres administrador, consulta cómo controlar quién puede publicar documentos en la Web.
- Para eliminar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
- Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.
- Crea un sitio web creado con Google Sites para compartir información con muchas personas. Puedes insertar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio web, al que pueden acceder muchos usuarios. Consulta cómo insertar documentos en un sitio web.
- Si esperas que haya mucho tráfico en tu sitio web, publica primero el documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google y, después, inserta la URL publicada en Google Sites. Consulta cómo publicar un archivo.
- Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google. Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas. Para que más de 100 personas puedan abrir las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para compartirlo con quien quieras que pueda acceder. Consulta cómo publicar un archivo.
Gestionar archivos compartidos
Solucionar problemas relacionados con documentos compartidos con muchas personasSi has compartido tu documento con muchas personas y este se bloquea o no se actualiza rápidamente, prueba estos consejos para solucionar problemas:
- En lugar de permitir que los usuarios comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recoger comentarios. Consulta cómo hacerlo.
- Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas comentarios ni sugerencias resueltos. Consulta cómo hacer una copia.
- Elimina información antigua o copia los datos en un documento nuevo.
- Pide a los usuarios con acceso que cierren el documento cuando no lo estén utilizando.
- En los documentos publicados, incluye solo la información más importante. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
- Reduce la cantidad de usuarios con permiso para editar en un documento.
- Si recoges información de varios documentos, crea uno de solo acceso para compartirlo con muchas personas.
Puedes permitir distintos niveles de acceso al archivo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de Gmail.
- Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.
- Cualquier persona con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.
- Restringido: solo las personas con acceso pueden abrir el archivo.
Mediante las opciones avanzadas para compartir, los propietarios pueden impedir lo siguiente:
- Que los editores cambien permisos o compartan archivos.
- Que los lectores y comentadores descarguen, impriman o copien archivos.