Chia sẻ tệp trên Google Drive

Quan trọng: Các vai trò dưới đây áp dụng cho các tệp trong phần Drive của tôi.

Mẹo khi chia sẻ tệp với người khác:

• Cách để cho phép người xem và người nhận xét tải tệp xuống, in và sao chép một tệp:
  1. Chủ sở hữu phải truy cập vào chế độ cài đặt nâng cao trên thiết bị của họ.
  2. Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ Cài đặt .
• Cách để cho phép người chỉnh sửa thay đổi quyền và chia sẻ một tệp:
  1. Chủ sở hữu phải truy cập vào chế độ cài đặt nâng cao trên thiết bị của họ.
  2. Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ Cài đặt .
• Người chỉnh sửa không thể thay đổi quyền cho chủ sở hữu.
• Để xem thông tin về Bộ nhớ dùng chung và quyền, hãy truy cập vào:
  • Bắt đầu sử dụng bộ nhớ dùng chung
  • Cách hoạt động của quyền truy cập vào tệp trong bộ nhớ dùng chung

Lưu ý: Nếu bạn mở một tài liệu và thấy có dấu chấm bên cạnh biểu tượng "Chia sẻ ", thì tức là bạn có một yêu cầu chia sẻ.

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com.
2. Trên bàn phím, giữ phím Shift và chọn từ 2 tệp trở lên.
3. Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ .

• Tìm hiểu cách thêm tệp vào thư mục
• Tìm hiểu cách chia sẻ toàn bộ thư mục
• Tìm hiểu cách xuất bản và chia sẻ biểu mẫu với người trả lời
• Tìm hiểu cách chia sẻ biểu mẫu với các cộng tác viên

Để chia sẻ tệp với phòng Chat, bạn có thể thêm tệp mà bạn muốn chia sẻ vào phòng Chat đó.

Cách thêm tệp trên Drive vào phòng Chat:

Cách 1:

1. Trên máy tính, truy cập vào Google Chat.
2. Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
3. Ở dưới cùng bên trái, hãy nhấp vào trình đơn Tích hợp Drive .
4. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
5. Nhấp vào Chèn.

Cách 2:

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
2. Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ với phòng Chat.
3. Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ  Sao chép đường liên kết .
4. Truy cập vào Google Chat.
5. Chọn phòng Chat bạn muốn chia sẻ tệp.
6. Trong trường tin nhắn, dán đường liên kết bạn đã sao chép.

Mẹo:

• Khi bạn gửi tệp vào phòng Chat, thông báo cấp quyền truy cập sẽ xuất hiện.
  • Nếu bạn cấp quyền truy cập cho phòng Chat đó, những người tham gia phòng Chat sau này cũng truy cập được vào các tệp được chia sẻ.
• Khi rời khỏi phòng Chat, những người này sẽ mất quyền truy cập vào các tệp trong phòng Chat đó nếu họ không có quyền chia sẻ:
  • Với tư cách cá nhân
  • Với tư cách thành viên của nhóm khác
• Để cấp quyền truy cập vào tệp, bạn phải có quyền chỉnh sửa tệp bạn muốn chia sẻ.

Tìm hiểu thêm về cách người khác xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp.

Bạn có thể chia sẻ tệp với người tham dự cuộc họp nếu bạn là chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa tệp:

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.

2. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
3. Nhập tên cuộc họp bạn muốn chia sẻ.
4. Quyết định cách mọi người có thể sử dụng tệp của bạn. Chọn một chế độ:
   • Người xem
   • Người nhận xét
   • Người chỉnh sửa
5. Chọn xem có đính kèm tệp vào lời mời tham gia cuộc họp hay không.
6. Khi bạn chia sẻ tệp, mỗi địa chỉ email sẽ nhận được một email.
   • Không bắt buộc: Thêm tin nhắn vào email thông báo.
   • Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ đánh dấu ô này.
7. Nhấp vào Gửi hoặc Chia sẻ.

Trong Google Vids, bạn có thể lưu video dưới dạng một tệp MP4 vào Google Drive, sau đó chia sẻ từ Google Drive. Cách chia sẻ một video dưới dạng tệp MP4:

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Vids.
2. Mở tệp mà bạn muốn chia sẻ.
3. Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ .
4. Bên cạnh phần "Chia sẻ", hãy nhấp vào biểu tượng Thao tác chia sẻ nhanh Xuất sang Drive .

Bạn có thể gửi một email trực tiếp trong hộp thoại Chia sẻ để:

• Thông báo cho cộng tác viên về những nội dung sửa đổi lớn.
• Thảo luận một câu hỏi quá dài nên không thể đưa vào chuỗi nhận xét của tài liệu.

Bạn có thể gửi email đến tất cả cộng tác viên hoặc chỉ một nhóm cộng tác viên, bao gồm cả Người chỉnh sửa, Người nhận xét và Người xem.

Cách gửi một email qua hộp thoại Chia sẻ của một tệp:

1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive.
2. Bên cạnh tệp mà bạn muốn gửi một email, hãy nhấp vào biểu tượng Thao tác khác Chia sẻ Chia sẻ .
   • Bạn cũng có thể chuyển đến hộp thoại Chia sẻ ngay trong tệp:
     1. Mở tệp.
     2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Chia sẻ.
3. Trong hộp thoại Chia sẻ, bên cạnh phần "Người có quyền truy cập", hãy nhấp vào biểu tượng Gửi email cho những người có quyền truy cập vào tệp này .
4. Trong màn hình "Gửi email cho cộng tác viên", hãy chọn các nhóm mà bạn muốn gửi email đến.
5. Trong trường "Thông báo", hãy thêm thông báo của bạn.
6. Nhấp vào Gửi.

Lưu ý: Bạn không thể thêm cộng tác viên mới trong màn hình "Gửi email cho cộng tác viên".

Quan trọng: Google Vids không có lựa chọn xuất bản. Thay vào đó, bạn có thể tải tệp xuống máy tính dưới dạng một tệp MP4. Tìm hiểu cách tạo, xem hoặc tải tệp xuống.

• Nếu bạn muốn nhiều người có thể mở cùng một tệp: hãy xuất bản tệp đó rồi tạo một đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tệp. Tìm hiểu cách công bố tệp.
• Tuỳ vào chế độ cài đặt tài khoản của bạn, việc công bố tệp sẽ khiến mọi người trên mạng, mọi người trong tổ chức của bạn hoặc một nhóm người trong tổ chức của bạn có thể xem được tệp đó. Hãy thận trọng khi công bố thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm.
  • Quan trọng: Nếu bạn có một tài khoản thông qua cơ quan hoặc trường học, thì quản trị viên có thể giới hạn những người có thể truy cập vào một tệp được đăng công khai. Nếu bạn là quản trị viên, hãy tìm hiểu cách kiểm soát ai là người có thể công bố tài liệu lên mạng.
• Để xoá một tệp khỏi web, bạn phải dừng đăng công khai tệp đó. Tìm hiểu cách dừng đăng công khai tệp.
• Để ngừng chia sẻ tệp với cộng tác viên, hãy tìm hiểu cách thay đổi quyền chia sẻ.

• Tạo trang web bằng Google Sites để chia sẻ thông tin với nhiều người. Bạn có thể nhúng tài liệu, bảng tính và bản trình bày trên trang web để nhiều người dùng có thể truy cập. Tìm hiểu cách nhúng tài liệu trên trang web.
• Nếu bạn dự đoán lưu lượng truy cập cao đến trang web của mình, trước tiên, hãy công bố tài liệu trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, sau đó nhúng URL đã công bố vào trang web tạo bằng Google Sites. Tìm hiểu cách công bố tệp.

• Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Câu trả lời sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người mở câu trả lời, hãy xuất bản bảng tính lên web rồi tạo một đường liên kết để chia sẻ với những người có quyền truy cập. Tìm hiểu cách công bố một tệp.

Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người, mà tài liệu đó bị lỗi hoặc không cập nhật nhanh, hãy thử các mẹo khắc phục sự cố sau đây:

• Thay vì cho phép mọi người nhận xét trên một tài liệu hoặc bảng tính, hãy tạo một tệp Google Biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi. Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu.
• Nếu bạn đang tạo một bản sao của một tài liệu, thì đừng bao gồm các nhận xét và mục đề xuất đã giải quyết. Tìm hiểu cách tạo bản sao.
• Xoá thông tin cũ hoặc di chuyển dữ liệu vào một tài liệu mới.
• Yêu cầu những người có quyền truy cập đóng tài liệu khi họ không sử dụng tài liệu đó.
• Chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào tài liệu được xuất bản. Tài liệu ngắn sẽ tải nhanh hơn.
• Giảm số người có quyền chỉnh sửa tài liệu.
• Nếu thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, hãy tạo một tài liệu mới rồi đặt ở chế độ chỉ có thể truy cập để chia sẻ với nhiều người.

Bạn có thể cấp quyền truy cập rộng rãi vào tệp. Những lựa chọn này phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hay Gmail.

• Công khai: Bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm trên Google và truy cập vào tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.
• Bất kỳ ai có đường liên kết: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể sử dụng tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ.

• Hạn chế: Chỉ những người có quyền truy cập mới có thể mở tệp.

Thông qua các chế độ cài đặt cách chia sẻ nâng cao, chủ sở hữu có thể ngăn:

• Người chỉnh sửa thay đổi quyền hoặc chia sẻ tệp.
• Người xem và người nhận xét tải xuống, in hoặc sao chép tệp.