Cómo compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido desde Google Drive, puedes controlar si las personas podrán editar, comentar o solo ver el archivo. Además, si lo haces, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

En este artículo, obtendrás información sobre los siguientes temas:

• Aspectos básicos del uso compartido
• Cómo compartir archivos con públicos específicos
• Más información sobre las opciones avanzadas de uso compartido
• Más información sobre el uso compartido y la colaboración públicos
• Cómo administrar archivos compartidos

Información sobre los permisos de uso compartido

Importante: Los roles que se indican a continuación se aplican a los archivos de Mi unidad.

Nivel de permiso	¿Puede ver el contenido?	¿Puede comentar el contenido?	¿Puede editar el contenido?	¿Puede descargar el contenido?	¿Puede compartir el contenido?	¿Puede cambiar los permisos?
Lector	Sí	No	No	Sí, de forma predeterminada. El propietario puede controlarlo.	No	No
Comentarista	Sí	Sí	No	Sí, de forma predeterminada. El propietario puede controlarlo.	No	No
Editor	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí, pero un editor no puede cambiar el propietario.	No, a menos que el propietario lo permita de forma explícita.
Propietario	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí

Sugerencias para compartir un archivo con alguien:

• Para que los lectores y comentaristas tengan la opción de descargar, imprimir y copiar archivos, sigue estos pasos:
  1. Los propietarios deben acceder a la configuración avanzada de su dispositivo.
  2. Haz clic en Compartir Configuración .
• Para que los editores tengan la opción de cambiar permisos y compartir un archivo, haz lo siguiente:
  1. Los propietarios deben acceder a la configuración avanzada de su dispositivo.
  2. Haz clic en Compartir Configuración .
• Los editores no pueden cambiar los permisos de los propietarios.
• Para obtener información sobre las unidades compartidas y los permisos, consulta estos vínculos:
  • Comienza a usar unidades compartidas
  • Cómo funciona el acceso a los archivos en unidades compartidas

Conceptos básicos del uso compartido

Cómo compartir un solo archivo

Nota: Si abres un documento y hay un punto junto a "Compartir ", significa que tienes una solicitud de uso compartido.

1. En una computadora, ve a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
3. Haz clic en Compartir .

Cómo compartir varios archivos

1. En una computadora, ve a drive.google.com.
2. En tu teclado, mantén presionada la tecla Mayúsculas y selecciona dos o más archivos.
3. En la esquina superior izquierda, haz clic en Compartir .

• Obtén información para agregar archivos a una carpeta
• Obtén información para compartir toda la carpeta
• Obtén información para publicar y compartir tu formulario con las personas que responden
• Obtén información para compartir tu formulario con colaboradores

Cómo compartir archivos con públicos específicos

Importante:

• Invariablemente, los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos. Si se abren más de 100 instancias del archivo, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición pueden modificarlo.
• Puedes compartir un solo archivo con hasta 600 direcciones de correo electrónico individuales.

Cómo compartir archivos con personas específicas

Importante: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o de una institución educativa, es posible que no puedas compartir archivos fuera de la organización.

1. En tu computadora, ve a Google Drive.
2. Selecciona el archivo que quieres compartir Compartir .
3. Ingresa la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa, puedes compartir contenido con los destinatarios sugeridos.
   • Sugerencia: Si quieres desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive . Desmarca la opción “Mostrar los destinatarios sugeridos en el diálogo de uso compartido”.
4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
   • Lector
   • Comentarista
   • Editor
5. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa apta, haz clic en Agregar fecha de vencimiento para agregar una fecha de vencimiento.
6. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje.
   • Opcional: Agrega un mensaje a tu notificación por correo electrónico.
   • Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o Compartir.

Nota: Cuando actualizas los permisos de un elemento que compartes desde Mi unidad, si la persona con la que compartes el contenido aún no tiene permisos para la carpeta que contiene ese elemento, puedes optar por hacer lo siguiente:

• Actualizar los permisos de la carpeta que contiene ese elemento
• Actualizar los permisos únicamente para el elemento en sí

La mayoría de los usuarios opta por actualizar la carpeta que contiene ese elemento para facilitar el uso compartido y la administración de carpetas.

Comparte con un espacio de Chat

Puedes agregar archivos a un espacio de Chat para compartirlos.

Sigue estos pasos para agregar un archivo de Drive a un espacio de Chat:

Opción 1:

1. En tu computadora, ve a Google Chat.
2. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
3. En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú Integración Drive .
4. Selecciona el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
5. Haz clic en Insertar.

Opción 2:

1. En tu computadora, ve a Google Drive.
2. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
3. Haz clic en Compartir  Copiar vínculo .
4. Ve a Google Chat.
5. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
6. En el campo de mensaje, pega el vínculo que copiaste.

Notas:

• Cuando envías un archivo a un espacio de Chat, aparece un mensaje para otorgar acceso.
  • Si otorgas acceso a ese espacio de Chat, las personas que se unan más tarde también tendrán acceso a los archivos compartidos.
• Cuando las personas abandonan un espacio de Chat, pierden acceso a los archivos de ese espacio si no tienen acceso de uso compartido:
  • Como individuo
  • Como miembro de otro grupo
• Para otorgar acceso a los archivos, debes tener acceso de edición al archivo que quieras compartir.

Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.

Cómo compartir con los asistentes de una reunión

Puedes compartir archivos de la siguiente manera con los asistentes de una reunión si eres su propietario o editor:

1. En tu computadora, ve a Google Drive.

2. Selecciona el archivo que quieres compartir.
3. Ingresa el nombre de la reunión en la que quieras compartir el archivo.
4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
   • Lector
   • Comentarista
   • Editor
5. Elige si el archivo se adjuntará a la invitación a la reunión.
6. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje.
   • Opcional: Agrega un mensaje a tu notificación por correo electrónico.
   • Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o Compartir.

Más información sobre las opciones avanzadas de uso compartido

Agrega una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para cuentas aptas de trabajo o de instituciones educativas.

No accediste a tu cuenta.

Cómo acceder a tu cuenta del trabajo o institución educativa

Cómo compartir un archivo de Vids como MP4

En Google Vids, puedes guardar tu video en Google Drive como MP4 y, luego, compartirlo desde Google Drive. Sigue estos pasos para compartir un video como MP4:

1. En tu computadora, ve a Google Vids.
2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
3. Haz clic en Compartir .
4. Junto a “Compartir”, haz clic en Acciones de uso compartido rápido Exportar a Drive .

Obtén más información sobre la disponibilidad de Google Vids.

Más información sobre el uso compartido y la colaboración públicos

Cómo permitir el acceso general al archivo

Puedes elegir si el archivo estará disponible para cualquier persona o si estará restringido solo a quienes tengan acceso. Si permites el acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, la carpeta no tendrá restricciones en cuanto a quiénes pueden acceder.

1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
2. Haz clic en Compartir o Compartir .
3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Elige quiénes pueden acceder al archivo.

5. Para decidir qué rol tendrán las personas en relación con tu archivo, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
   • Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.
6. Haz clic en Listo.

Cómo compartir un archivo o una carpeta de manera pública

1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
2. Haz clic en Compartir o Compartir .
3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Elige Cualquier persona que tenga el vínculo.
5. Para decidir qué rol tendrán las personas, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
6. Haz clic en Copiar vínculo.
7. Haz clic en Listo.
8. Pega el vínculo en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en tu archivo. Obtén más información sobre los animales anónimos.

Colabora en tus archivos

Puedes enviar un correo electrónico directamente desde el diálogo de Uso compartido para hacer lo siguiente:

• Informar a los colaboradores sobre las revisiones importantes
• Analizar una pregunta que es demasiado larga para el hilo de comentarios del documento

Puedes enviar el correo electrónico a todos los colaboradores o solo a un grupo de ellos, incluidos los editores, los comentaristas y los lectores.

Para enviar un correo electrónico desde el diálogo de uso compartido de un archivo, sigue estos pasos:

1. En la computadora, ve a Google Drive.
2. Junto al archivo sobre el que quieres enviar un correo electrónico, haz clic en Más acciones Compartir Compartir .
   • También puedes ir al diálogo de uso compartido en el archivo:
     1. Abre el archivo.
     2. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
3. En el diálogo de uso compartido, junto a “Personas con acceso”, haz clic en Enviar un correo electrónico a las personas de este archivo .
4. En la pantalla “Enviar correo electrónico a los colaboradores”, selecciona los grupos a los que deseas enviar el correo electrónico.
5. En el campo “Mensaje”, agrega tu mensaje.
6. Haz clic en Enviar.

Nota: No puedes agregar colaboradores nuevos en la pantalla “Enviar correo electrónico a los colaboradores”.

Publica el archivo

Importante: Google Vids no tiene una opción para publicar archivos. En su lugar, puedes descargar el archivo en tu computadora como MP4. Aprende a crear, ver o descargar archivos.

• Si necesitas que varias personas abran un archivo, publícalo y crea un vínculo para compartirlo con quienes tengan acceso. Puedes otorgar acceso de edición a las personas que necesiten editar o comentar el archivo. Obtén información para publicar un archivo.
• Según la configuración de tu cuenta, un archivo publicado puede ser visto por todos en la Web, o bien por todos los miembros o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado cuando publiques información privada o sensible.
  • Importante: Si tienes una cuenta de trabajo o de institución educativa, es posible que el administrador limite quiénes pueden acceder a un archivo publicado. Si eres administrador, obtén información para controlar quiénes pueden publicar documentos en la Web.
• Para quitar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Obtén información para dejar de publicar un archivo.
• Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, obtén información a fin de cambiar los permisos de uso compartido.

Crea un Sitio de Google

• Crea un sitio de Google Sites para compartir información con muchas personas. Puedes incorporar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio, a los que pueden acceder grandes cantidades de usuarios. Obtén información para incorporar documentos en un sitio.
• Si piensas que el sitio tendrá mucho tráfico, primero publica el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, y luego incorpora la URL publicada en Google Sites. Obtén información para publicar un archivo.

Recopila comentarios con Formularios de Google

• Si necesitas recopilar mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Otorga acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas abran las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y, luego, crea un vínculo para compartirlo con quienes tengan acceso. Descubre cómo publicar un archivo.

Cómo administrar archivos compartidos

Soluciona problemas en documentos compartidos con muchas personas

Si compartes un documento con muchas personas y notas fallas, o este no se actualiza rápidamente, prueba estas sugerencias para solucionar los problemas:

• En lugar de permitir que las personas comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recopilar comentarios. Aprende a crear un formulario de Google.
• Si quieres crear una copia de un documento, no incluyas sugerencias ni comentarios resueltos. Aprende a crear una copia.
• Borra información anterior o transfiere datos a un nuevo documento.
• Pídeles a las personas que tengan acceso que cierren el documento cuando no lo estén usando.
• Incluye solo la información más importante en un documento publicado. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
• Reduce la cantidad de personas con acceso de edición al documento.
• Si recopilas información de varios documentos, crea uno nuevo de solo acceso para compartirlo con una gran cantidad de personas.

Cómo cambiar el acceso general de tu archivo

Puedes permitir un acceso amplio a tu archivo. Las opciones disponibles dependen de si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, o si usas Gmail.

• Público: Cualquier persona puede buscar tu archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
• Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar tu archivo sin acceder a su Cuenta de Google.

• Restringido: Solo las personas que tengan acceso pueden abrir el archivo.

Configuración avanzada del uso compartido

Con la configuración avanzada del uso compartido, los propietarios pueden impedir las siguientes acciones:

• Que los editores cambien permisos o compartan archivos
• Que los lectores y comentaristas descarguen, impriman o copien archivos

Recursos relacionados

• Cómo publicar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google
• Cómo dejar de compartir archivos o cambiar la forma de compartirlos
• Cómo transferir la propiedad de un archivo
• Cómo compartir carpetas en Google Drive
• Cómo buscar archivos compartidos contigo