你可以與任何人共用你儲存在 Google 雲端硬碟中的檔案和資料夾。
本文將說明以下內容:
瞭解共用權限重要事項:下列角色權限適用於「我的雲端硬碟」中的檔案。
權限等級 |
可否檢視 |
可否註解 |
可否編輯 |
可否下載 |
可否共用 |
可否變更權限 |
檢視者 |
是 |
否 |
否 |
預設可以,擁有者可以控制這項權限。 |
否 |
否 |
加註者 |
是 |
是 |
否 |
預設可以,擁有者可以控制這項權限。 |
否 |
否 |
編輯者 |
是 |
是 |
是 |
是 |
可以,但編輯者無法變更擁有者。 |
除非擁有者明確允許,否則無法。 |
擁有者 |
是 |
是 |
是 |
是 |
是 |
是 |
與他人共用檔案時的提示:
- 如要開放檢視者與加註者下載、列印及複製檔案:
- 擁有者必須在裝置上存取進階設定。
- 依序按一下「共用」圖示
「設定」圖示
。
- 如要開放編輯者變更權限或共用檔案:
- 擁有者必須在裝置上存取進階設定。
- 依序按一下「共用」圖示
「設定」圖示
。
- 編輯者無法變更擁有者的權限。
- 如要瞭解共用雲端硬碟及相關權限,請前往:
共用設定基本資訊
共用單一檔案 共用多個檔案- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按住鍵盤上的 Shift 鍵,並選取兩個以上的檔案。
- 按一下左上方的「共用」圖示
。
與特定目標對象共用
重要事項:
- Google 文件、試算表、簡報或 Vids 檔案一律最多只能在 100 個分頁或裝置中開啟供使用者編輯。如果同時有超過 100 個開啟的檔案例項,則只有擁有者和部分具有編輯權限的使用者可以編輯檔案。
- 單一檔案只能與最多 600 組個人電子郵件地址共用。
- 透過電腦前往 Google 雲端硬碟。
- 選取要共用的檔案
按一下「共用」圖示
。
- 輸入共用對象的電子郵件地址。 如果你使用的是公司或學校帳戶,則可以選擇建議的收件者做為共用對象。
- 提示:如要停用建議的收件者功能,請前往雲端硬碟設定
,取消勾選「在共用對話方塊中顯示建議的收件者」。
- 提示:如要停用建議的收件者功能,請前往雲端硬碟設定
- 決定對方可以對你的檔案執行哪些操作。請選取其中一個:
- 檢視者
- 加註者
- 編輯者
- 如果你使用的是符合條件的公司或學校帳戶,請按一下「新增到期日」來新增存取權的到期日。
- 共用檔案時,每個電子郵件地址都會收到電子郵件。
- 選用步驟:新增通知電子郵件訊息。
- 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
- 按一下「傳送」或「共用」。
提示:若要更新你在「我的雲端硬碟」中共用的項目權限,當共用對象尚未擁有該項目所在資料夾的權限時,你可以選擇以下任一做法:
- 更新該項目所在資料夾的權限
- 僅更新該項目本身的權限
大部分使用者會選擇更新該項目所在資料夾的權限,因為這樣比較方便共用項目及管理資料夾。
如要與 Chat 聊天室共用檔案,你可以將要共用的檔案新增至該 Chat 聊天室。
如何將雲端硬碟檔案新增至 Chat 聊天室:
選項 1:
- 透過電腦前往 Google Chat。
- 選取你要與其共用檔案的 Chat 聊天室。
- 依序按一下左下方的「整合選單」圖示
「雲端硬碟」圖示
。
- 選取要與 Chat 聊天室共用的檔案。
- 按一下 [插入]。
選項 2:
- 透過電腦前往 Google 雲端硬碟。
- 在你要與 Chat 聊天室共用的檔案上按一下滑鼠右鍵。
- 依序按一下「分享」圖示
「複製連結」圖示
。
- 前往 Google Chat。
- 選取你要與其共用檔案的 Chat 聊天室。
- 在訊息欄位中貼上你剛才複製的連結。
提示:
- 將檔案連結傳送至 Chat 聊天室後,畫面上會顯示授予存取權的提示訊息。
- 如果將存取權授予該 Chat 聊天室,後來加入該聊天室的使用者也會取得該共用檔案的存取權。
- 使用者離開 Chat 聊天室後,如果沒有以下共用權限,就會失去該 Chat 聊天室擁有的檔案存取權:
- 以個人身分取得的共用權限
- 以其他群組成員身分取得的共用權限
- 如要授予檔案存取權,你必須擁有該檔案的編輯權限。
請參閱這篇文章,進一步瞭解其他使用者如何查看、編輯檔案,或為檔案加上註解。
如果你是檔案擁有者或編輯者,則可以與會議參與者共用檔案:
-
透過電腦前往 Google 雲端硬碟。
- 選取你要共用的檔案。
- 輸入你要與參與者共用檔案的會議名稱。
- 決定檔案共用者的使用權限。請選取其中一個:
- 檢視者
- 加註者
- 編輯者
- 選擇是否要將檔案附加至會議邀請函。
- 共用檔案時,你輸入的每個電子郵件地址都會收到一封通知郵件。
- 選用步驟:輸入要新增至通知電子郵件中的訊息。
- 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
- 按一下「傳送」或「共用」。
瞭解進階共用選項
新增到期日在 Google Vids 中,你可以將影片以 MP4 格式儲存到 Google 雲端硬碟,然後透過 Google 雲端硬碟共用。如要以 MP4 格式共用影片,請按照下列步驟操作:
- 透過電腦前往 Google Vids。
- 開啟您要共用的檔案。
- 按一下「共用」圖示
。
- 依序點選「共用」旁邊的「快速分享動作」圖示
「匯出至雲端硬碟」圖示
。
瞭解 Google Vids 使用資格。
瞭解公開共用與協作功能
允許廣泛存取檔案你可以選擇要開放檔案供所有人存取,或只讓擁有存取權的使用者存取檔案。如果開放檔案供任何知道連結的使用者存取,則資料夾不會限制存取權。
- 選取你要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示
。
- 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭
。
- 選擇有權存取該檔案的使用者。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得檔案的何種存取權。
- 按一下「完成」。
- 選取要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示
。
- 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭
。
- 選擇「知道連結的使用者」。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得何種存取權。
- 按一下「複製連結」。
- 按一下「完成」。
- 將連結貼到電子郵件內,或貼到你要分享連結的任何地方。
未登入 Google 帳戶的使用者會以匿名顯示的動物圖像出現在檔案中。進一步瞭解匿名顯示的動物圖像。
你可以直接透過「共用」對話方塊傳送電子郵件,以便:
- 通知協作者檔案有重大修訂。
- 討論問題,由於問題篇幅太長,不適合在文件的註解討論串中討論。
你可以傳送電子郵件給所有或部分協作者,包括編輯者、加註者和檢視者。
如何透過檔案的「共用」對話方塊傳送電子郵件:
- 在電腦上前往 Google 雲端硬碟。
- 找到要傳送電子郵件的檔案,然後依序點選旁邊的「更多動作」圖示
「共用」圖示
「共用」圖示
。
- 你也可以在檔案中開啟「共用」對話方塊:
- 開啟檔案。
- 按一下右上角的「共用」。
- 你也可以在檔案中開啟「共用」對話方塊:
- 在「共用」對話方塊中,點選「具有存取權的使用者」旁邊的「傳送電子郵件給這個檔案的使用者」圖示
。
- 在「傳送電子郵件給協作者」畫面中,選取要傳送電子郵件的群組。
- 在「訊息」欄位中新增訊息。
- 按一下 [傳送]。
提示:你無法在「傳送電子郵件給協作者」畫面新增協作者。
重要事項:Google Vids 沒有發布檔案的選項,但你可以下載 MP4 檔案到電腦。瞭解如何建立、查看或下載檔案。
- 如要讓多位使用者開啟檔案:只要發布檔案並建立連結,然後將連結提供給具有存取權的使用者即可。您可以將編輯權限授予需要編輯檔案或在檔案中加註的使用者。瞭解如何發布檔案。
- 若發布檔案,則根據您的帳戶設定,網路上任何人、貴機構中任何人,或貴機構中某一群人就能夠查看該檔案。因此發布私人或機密資訊時,請格外謹慎。
- 重要事項:如果你使用的是公司或學校帳戶,系統管理員可以限制有誰能存取發布的檔案。如果您是管理員,請參閱這篇文章,瞭解如何控管哪些人可以在網路上發布文件。
- 如要從網路上移除某個檔案,您必須停止發布該檔案。瞭解如何停止發布檔案。
- 如要停止與協作者共用檔案,請參閱這篇文章,瞭解如何變更共用權限。
- 透過 Google 協作平台建立網站,與多位使用者分享資訊。 你可以在網站上嵌入文件、試算表和簡報,供大量使用者存取。瞭解如何在網站上嵌入文件。
- 如果您預估網站的流量會很高,請先在 Google 文件、試算表或簡報中發布您的文件,然後再將發布的網址嵌入到 Google 協作平台中。瞭解如何發布檔案。
- 如需收集大量資訊,請建立 Google 表單。系統會將回覆記錄在 Google 試算表中。僅將編輯權限授予需要處理回覆內容的使用者。如要讓超過 100 位使用者能夠開啟回覆內容,請將試算表發布到網路上,然後建立連結並提供給有存取權的使用者。瞭解如何發布檔案。
管理共用檔案
修正與眾多使用者共用文件的問題如果你的文件與多人共用,當文件停止運作或無法快速更新時,請嘗試以下疑難排解提示:
- 建立 Google 表單來收集意見回饋,而不是讓使用者在文件或試算表中加註。瞭解如何建立 Google 表單。
- 如果要建立文件副本,請不要包含已解決的註解和建議。瞭解如何建立副本。
- 刪除舊資訊或將資料移至新文件。
- 要求具有存取權的使用者在未使用文件時關閉文件。
- 僅在發布的文件中包含最重要的資訊;較短的文件載入速度會較快。
- 減少擁有文件編輯權限的使用者人數。
- 如果要從多份文件收集資訊,請建立一份僅限存取的新文件來與大量使用者共用。
您可以開放檔案供廣泛存取。由公司/學校管理的 Google 帳戶和一般 Gmail 個人帳戶的共用選項會有所不同。
- 公開:任何人都可以在 Google 上搜尋及存取您的檔案,甚至無需登入他們的 Google 帳戶。
- 知道連結的使用者:使用者不必登入自己的 Google 帳戶,只要取得檔案連結即可使用你的檔案。
- 限制:只有具備存取權的使用者才能開啟檔案。
擁有者透過進階共用設定,便能夠:
- 防止編輯者變更權限或共用檔案。
- 禁止檢視者和加註者下載、列印或複製檔案。