Compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al compartir contenido de Google Drive, se aplican las políticas del programa Google Drive.

En este artículo se tratan los siguientes temas:

• Aspectos básicos sobre compartir
• Compartir contenido con audiencias concretas
• Más información sobre las opciones de uso compartido avanzadas
• Más información sobre la colaboración y el uso compartido públicos
• Gestionar archivos compartidos

Entender los permisos para compartir

Importante: Los roles que se indican a continuación se corresponden con los archivos de Mi unidad.

Nivel de permiso	¿Puede ver?	¿Puede comentar?	¿Puede editar?	¿Puede descargar?	¿Puede compartir?	¿Puede cambiar los permisos?
Lector	Sí	No	No	Sí, de forma predeterminada. El propietario puede controlarlo.	No	No
Comentador	Sí	Sí	No	Sí, de forma predeterminada. El propietario puede controlarlo.	No	No
Editor	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí, pero un editor no puede cambiar el propietario.	No, a menos que el propietario lo permita explícitamente.
Propietario	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí	Sí

Consejos para compartir un archivo con alguien:

• Para que los lectores y comentadores puedan descargar, imprimir y copiar un archivo, sigue estos pasos:
  1. Los propietarios deben acceder a los ajustes avanzados de su dispositivo.
  2. Haz clic en Compartir Configuración .
• Para que los editores puedan cambiar permisos y compartir un archivo, sigue estos pasos:
  1. Los propietarios deben acceder a los ajustes avanzados de su dispositivo.
  2. Haz clic en Compartir Configuración .
• Los editores no pueden cambiar los permisos de los propietarios.
• Para obtener información sobre las unidades compartidas y los permisos, consulta los siguientes recursos:
  • Empezar a utilizar unidades compartidas
  • Cómo funciona el acceso a unidades compartidas

Conceptos básicos sobre el uso compartido

Compartir un único archivo

Nota: Si abres un documento y hay un punto junto a "Compartir ", significa que tienes una solicitud para compartir.

1. En un ordenador, ve a Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
3. Haz clic en Compartir .

Compartir varios archivos

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. Mantén pulsada la tecla Mayús del teclado y selecciona dos o más archivos.
3. En la parte superior izquierda, haz clic en Compartir .

• Consulta cómo añadir archivos a una carpeta
• Consulta cómo compartir una carpeta entera
• Consulta cómo publicar un formulario y compartirlo con los encuestados
• Consulta cómo compartir un formulario con colaboradores

Compartir contenido con audiencias específicas

Importante:

• Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones de Google o Vids solo se pueden editar al mismo tiempo en un máximo de 100 pestañas o dispositivos. Si hay más de 100 instancias de un archivo abiertas, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición podrán editarlo.
• Puedes compartir un solo archivo con hasta 600 direcciones de correo electrónico individuales.

Compartir archivos con personas concretas

Importante: Si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, es posible que no puedas compartir archivos fuera de tu organización.

1. En un ordenador, ve a Google Drive.
2. Selecciona el archivo que quieras compartir Compartir .
3. Introduce la dirección de correo con la que quieras compartir el archivo. Si utilizas una cuenta de trabajo o de centro educativo, puedes compartirla con los destinatarios sugeridos.
   • Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive . Desmarca "Mostrar destinatarios sugeridos en el cuadro de diálogo para compartir".
4. Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
   • Lector
   • Comentador
   • Editor
5. Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, haz clic en Añadir caducidad para incluir una fecha de vencimiento.
6. Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
   • Opcional: añade un mensaje al correo de notificación.
   • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o en Compartir.

Nota: Al actualizar los permisos de un elemento que compartes desde Mi unidad, si la persona con la que lo compartes aún no tiene permisos para acceder a la carpeta que contiene ese elemento, puedes elegir entre estas opciones:

• Actualizar los permisos de la carpeta que contiene ese elemento
• Actualizar solo los permisos del elemento en sí

La mayoría de los usuarios deciden actualizar la carpeta que contiene ese elemento porque facilita el uso compartido y la gestión de carpetas.

Compartir contenido con un espacio de Chat

Para compartir archivos con un espacio de Chat, puedes añadirlos a ese espacio de Chat.

Para añadir un archivo de Drive a un espacio de Chat, sigue estos pasos:

Opción 1:

1. En tu ordenador, accede a Google Chat.
2. Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
3. En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú de integración Drive .
4. Selecciona el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
5. Haz clic en Insertar.

Opción 2:

1. En un ordenador, ve a Google Drive.
2. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
3. Haz clic en Compartir  Copiar enlace .
4. Ve a Google Chat.
5. Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
6. En el campo del mensaje, pega el enlace que has copiado.

Notas:

• Cuando envías un archivo a un espacio de Chat, aparece un mensaje para conceder acceso.
  • Si das acceso a ese espacio de Chat, los usuarios que se unan a él más adelante también podrán acceder a los archivos compartidos.
• Cuando alguien abandona un espacio de Chat, pierde el acceso a los archivos de ese espacio si no tiene permiso para compartir:
  • Como usuario independiente
  • Como miembro de otro grupo
• Para dar acceso al archivo que quieres compartir, debes tener permiso para editarlo.

Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas

Compartir contenido con los participantes de una reunión

Puedes compartir archivos con los participantes de una reunión si eres el propietario o editor de ese contenido:

1. En un ordenador, ve a Google Drive.

2. Selecciona el archivo que quieras compartir.
3. Introduce el nombre de la reunión con la que quieras compartir el archivo.
4. Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
   • Lector
   • Comentador
   • Editor
5. Indica si quieres adjuntar el archivo a la invitación a la reunión.
6. Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
   • Opcional: Añade un mensaje al correo de notificación.
   • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o en Compartir.

Más información sobre las opciones avanzadas para compartir

Añadir una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para las cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos.

No has iniciado sesión.

Iniciar sesión con la cuenta de trabajo o de centro educativo

Compartir un archivo de Vids en formato MP4

En Google Vids, puedes guardar tu vídeo en Google Drive como un archivo MP4 y, luego, compartirlo desde Google Drive. Para compartir un vídeo como un archivo MP4, sigue estos pasos:

1. En un ordenador, ve a Google Vids.
2. Abre el archivo que quieras compartir.
3. Haz clic en Compartir .
4. Junto a "Compartir", haz clic en Acciones rápidas para compartir Exportar a Drive .

Información sobre la disponibilidad de Google Vids

Información sobre la función para compartir y colaborar de forma pública

Permitir el acceso general al archivo

Puedes elegir si el archivo debe estar disponible para todo el mundo o solo para los usuarios con acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
3. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Elige quién puede acceder al archivo.

5. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
   • Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas
6. Haz clic en Hecho.

Compartir un archivo o una carpeta de forma pública

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
3. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Selecciona Cualquier persona con el enlace.
5. Para decidir el rol que tendrán los usuarios, selecciona Lector, Comentador o Editor.
6. Haz clic en Copiar enlace.
7. Haz clic en Hecho.
8. Pega el enlace en un correo o donde quieras compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión con una cuenta de Google, aparecerán en el archivo como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos

Colaborar en un archivo

Puedes enviar un correo directamente desde el cuadro de diálogo Compartir para:

• Informar a los colaboradores sobre las revisiones importantes.
• Comentar una pregunta que puede alargarse demasiado en el hilo de comentarios del documento

Puedes enviar el correo a todos los colaboradores o solo a algunos de ellos, incluidos los editores, comentaristas y lectores.

Para enviar un correo desde el cuadro de diálogo Compartir de un archivo, sigue estos pasos:

1. En un ordenador, ve a Google Drive.
2. Junto al archivo sobre el que quieras enviar un correo, haz clic en Más acciones Compartir Compartir .
   • También puedes acceder al cuadro de diálogo Compartir desde el propio archivo:
     1. Abre el archivo.
     2. Arriba a la derecha, haz clic en Compartir.
3. En el cuadro de diálogo Compartir, junto a "Personas con acceso", haz clic en Enviar correo a los usuarios de este archivo .
4. En la pantalla "Enviar correo electrónico a colaboradores", selecciona los grupos a los que quieras enviar el correo.
5. En el campo "Mensaje", añade el mensaje.
6. Haz clic en Enviar.

Nota: No puedes añadir colaboradores en la pantalla "Enviar correo electrónico a colaboradores".

Publicar el archivo

Importante: Google Vids no cuenta con una opción de publicación. En su lugar, puedes descargar el archivo en formato MP4 en tu ordenador. Consulta cómo crear, ver o descargar archivos.

• Si necesitas que varias personas abran un archivo, publícalo y crea un enlace para compartirlo con quien quieras que tenga acceso. Luego puedes dar permiso para editarlo o comentarlo a quienes lo necesiten. Consulta cómo publicar un archivo.
• Según la configuración de tu cuenta, al publicar un archivo, podrán verlo todos los usuarios de la Web, todos los usuarios de tu organización o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado al publicar información privada o sensible.
  • Importante: Si tienes una cuenta de trabajo o de un centro educativo, tu administrador puede limitar quién puede acceder a un archivo publicado. Si eres administrador, consulta cómo controlar quién puede publicar documentos en la Web.
• Para eliminar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
• Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.

Crear un sitio web de Google Sites

• Crea un sitio web creado con Google Sites para compartir información con muchas personas. Puedes insertar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio web, al que pueden acceder muchos usuarios. Consulta cómo insertar documentos en un sitio web.
• Si esperas que haya mucho tráfico en tu sitio web, publica primero el documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google y, después, inserta la URL publicada en Google Sites. Consulta cómo publicar un archivo.

Recoger comentarios con Formularios de Google

• Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google. Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas. Para que más de 100 personas puedan abrir las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para compartirlo con quien quieras que pueda acceder. Consulta cómo publicar un archivo.

Gestionar archivos compartidos

Solucionar problemas relacionados con documentos compartidos con muchas personas

Si has compartido tu documento con muchas personas y este se bloquea o no se actualiza rápidamente, prueba estos consejos para solucionar problemas:

• En lugar de permitir que los usuarios comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recoger comentarios. Consulta cómo hacerlo.
• Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas comentarios ni sugerencias resueltos. Consulta cómo hacer una copia.
• Elimina información antigua o copia los datos en un documento nuevo.
• Pide a los usuarios con acceso que cierren el documento cuando no lo estén utilizando.
• En los documentos publicados, incluye solo la información más importante. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
• Reduce la cantidad de usuarios con permiso para editar en un documento.
• Si recoges información de varios documentos, crea uno de solo acceso para compartirlo con muchas personas.

Cambiar el acceso general al archivo

Puedes permitir distintos niveles de acceso al archivo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de Gmail.

• Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.
• Cualquier persona con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.

• Restringido: solo las personas con acceso pueden abrir el archivo.

Configuración avanzada para compartir

Mediante las opciones avanzadas para compartir, los propietarios pueden impedir lo siguiente:

• Que los editores cambien permisos o compartan archivos.
• Que los lectores y comentadores descarguen, impriman o copien archivos.

Recursos relacionados

• Publicar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google
• Dejar de compartir o cambiar la forma de compartir un archivo
• Asignar la propiedad de un archivo a otra persona
• Compartir carpetas en Google Drive
• Buscar archivos compartidos contigo